← На главную

Возврат товаров от розничного покупателя — одна из самых частых операций в торговле. Если возврат происходит «день в день» (до закрытия кассовой смены), процедура предельно проста и выполняется непосредственно через Рабочее место кассира (РМК). Однако, когда покупатель приносит товар на следующий день или позже, оформление возврата усложняется. Смена уже закрыта, выручка инкассирована, а некорректные действия в программе могут привести к хаосу в отчетах и расхождениям при вечерней выемке наличных.

В данной статье мы подробно разберем, как устроена методология кассового учета возвратов прошлых смен в семействе программ 1С (на примере 1С:Розница, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP Управление предприятием и 1С:Комплексная автоматизация), почему возникает иллюзия «задвоения» возврата и как правильно проводить эту операцию, чтобы остатки в кассе и отчеты сошлись до копейки.

Законодательный контекст: требования 54-ФЗ

Согласно требованиям Федерального закона № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники», при возврате денежных средств покупателю кассир обязан выдать фискальный чек с признаком расчета «Возврат прихода». Закон не делает различий между возвратом «день в день» и возвратом в последующие дни — чек должен быть пробит на ККТ (контрольно-кассовой технике) в любом случае. Тем не менее, с точки зрения бухгалтерского и управленческого учета, эти операции регистрируются по-разному:

• Возврат в течение смены (день в день): уменьшает текущую розничную выручку. В конце смены формируется Отчет о розничных продажах, где сумма продаж уменьшена на сумму возвратов.
• Возврат прошлых смен (после закрытия смены): не должен уменьшать текущую выручку от продаж, так как сама продажа была отражена в предыдущие периоды. Деньги выдаются из кассы, оформляется возврат от покупателя, но текущие продажи за сегодня не должны искусственно занижаться в отчете о продажах за сегодня.

Почему в отчетах «двоится» возврат и ломается выемка?

Рассмотрим классическую ошибку, с которой сталкиваются пользователи. Программа автоматически создает два документа: Возврат товаров от клиента и Расходный кассовый ордер (РКО). Кассир заходит в РКО, нажимает кнопку «Пробить чек», и кассовый аппарат выдает чек возврата. После этого в отчетах выручка падает до нуля или удваивается в минус. Пользователь замечает странные цифры на вкладке Прочая выручка (или Прочие оплаты) в Отчете о розничных продажах и вручную очищает эту вкладку. В итоге программа блокирует вечернюю выемку денег из-за «недостатка наличных» в ККТ.

Выясним причину этой проблемы. Все дело в разграничении виртуальных касс в системе 1С и физической памяти фискального накопителя:

1. Касса ККМ и Касса организации: В программе 1С денежные средства хранятся в разных виртуальных «ящиках». Касса ККМ — это денежный ящик конкретного физического аппарата. Касса организации — это основной денежный счет предприятия.
2. Пробитие чека из РКО: Документ РКО делает движения по кассе организации. Но когда мы физически пробиваем чек на ККТ, фискальный регистратор уменьшает остаток наличных непосредственно в самом аппарате (в кассе ККМ) на сумму возврата.
3. Назначение вкладки «Прочая выручка»: Чтобы виртуальный остаток в кассе ККМ в 1С сошелся с физическим остатком внутри ККТ, система автоматически делает корректировку в текущем Отчете о розничных продажах. Она переносит сумму возврата на вкладку Прочая выручка (или Прочие оплаты) со знаком минус. Это техническая запись, связывающая кассу ККМ и кассу организации.

Важнейшее правило: вкладку Прочая выручка (или Прочие оплаты) в Отчете о розничных продажах категорически запрещено очищать вручную! Если вы удалите эти строки, программа посчитает, что в денежном ящике лежит больше денег, чем зафиксировано фискальным накопителем ККТ. При попытке сделать выемку в конце смены система выдаст ошибку «Недостаточно наличных средств в ККТ».

Пошаговый алгоритм: как правильно оформить возврат прошлых смен

Рассмотрим по шагам правильную последовательность действий в программах 1С:

1. Создание документа возврата:

   Перейдите в раздел продаж и создайте документ Возврат товаров от клиента (или Возврат товаров от розничного покупателя). В качестве документа-основания выберите вчерашний (или более старый) чек либо отчет о розничных продажах. Этот документ вернет товар на склад и зафиксирует долг перед покупателем.

2. Создание платежного документа:

   На основании документа возврата создайте Расходный кассовый ордер (при выплате наличными) или Эквайринговую операцию (при возврате на карту). В РКО должен быть установлен вид операции «Возврат оплаты клиенту».

3. Фискализация (пробитие чека):

   Откройте созданный документ РКО и нажмите кнопку «Пробить чек». На ККТ распечатается чек с признаком «Возврат прихода». В самом документе Возврат товаров от клиента чек пробивать не нужно! Пробитие должно выполняться строго один раз и именно из платежного документа.

4. Закрытие смены и автоматическая корректировка:

   При закрытии смены программа сформирует Отчет о розничных продажах. В нем автоматически заполнится вкладка коррекции денежных средств (та самая Прочая выручка). Оставьте эти данные нетронутыми. Программа сама сбалансирует остатки, и вы сможете без проблем сделать полную выемку наличных.

Особенности возврата на платежную карту (эквайринг)

Если покупатель возвращает товар, который ранее был оплачен банковской картой, выдавать наличные из кассы запрещено законом. В этом случае мы действуем по аналогичной схеме, но вместо РКО используем документ Эквайринговая операция с видом «Возврат оплаты клиенту». Чек на возврат прихода также пробивается из этого документа.

Автоматизация процесса в современных версиях (1С:Розница 3.0 / 1С:УНФ)

Проанализируем, как эта схема реализована в современных конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8.3. Разработчики учли сложности ручного ведения этой цепочки и автоматизировали процесс через современное Рабочее место кассира (РМК):

• Кассир в интерфейсе РМК нажимает кнопку «Возврат» и находит нужный чек по номеру, дате или штрихкоду за любой предыдущий день.
• Программа автоматически распознает, что смена, в которой была продажа, уже закрыта.
• При нажатии кнопки «Выполнить возврат» система в фоновом режиме самостоятельно генерирует всю необходимую цепочку: документ возврата товара и соответствующий РКО (или эквайринговую операцию).
• Кассиру остается лишь подтвердить операцию, после чего ККТ автоматически печатает корректный чек. Все регистры касс заполняются без ошибок, исключая человеческий фактор.

Следуя этим правилам и понимая внутреннюю архитектуру регистров 1С, вы навсегда избавитесь от расхождений в кассе и ошибок при закрытии смены!