Каждый практикующий специалист по кадрам или расчетчик заработной платы в программе "1С:Зарплата и управление персоналом" (ред. 3.1) рано или поздно сталкивается с настойчивыми требованиями отдела кадров изменить ту или иную формулировку в печатных формах документов. Особенно часто этот вопрос встает при оформлении увольнения сотрудников.
Типичная ситуация: после очередного обновления программы строка с основанием расторжения трудового договора в печатной форме приказа по форме № Т-8 стала выводиться в строго регламентированном виде: ", Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, Пункт 3 Часть 1 Статья 77 Трудового кодекса Российской Федерации". Кадровая служба начинает требовать изменить этот текст на более привычный для них вариант: "Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, статья 77 часть первая пункт 3 Трудового кодекса Российской Федерации".
В этой статье мы подробно разберем, почему программа выводит текст именно в таком формате, как решить эту задачу штатными средствами современных релизов 1С:ЗУП 3.1 без программирования, и какие альтернативные варианты существуют, если вы работаете в кастомизированной или устаревшей конфигурации.
Прежде чем переходить к настройкам, давайте проанализируем ситуацию и поймем, почему разработчики 1С сделали эту формулировку именно такой. Дело в том, что формулировка основания увольнения напрямую связана с ведением электронных трудовых книжек (ЭТК). При отправке сведений о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1) (ранее СЗВ-ТД) или при выдаче сотруднику формы СТД-Р, программа должна передавать строго определенные коды и текстовые описания причин увольнения в соответствии с классификатором Социального фонда России (СФР).
Если вы произвольно измените наименование в справочнике, который напрямую выгружается в отчетность, фонд просто отклонит ваш отчет из-за несоответствия установленному формату (XSD-схеме). Именно поэтому напрямую редактировать системные элементы справочника Основания увольнения крайне не рекомендуется.
Разработчики фирмы 1С предусмотрели этот конфликт интересов между требованиями государственного классификатора и локальными стандартами оформления документов в компаниях. В современных версиях программы реализован удобный механизм, который разделяет наименования для регламентированной отчетности и для печатных бумажных форм.
Разберем по шагам, как настроить программу под требования вашего отдела кадров:
Увольнение, нажав на кнопку выбора или лупу рядом с полем Основание увольнения на вкладке Условия увольнения.Наименование — это то, как элемент будет отображаться внутри программы в списках и при выборе пользователем.Текст для приказа — это именно то поле, которое отвечает за вывод информации в печатную форму приказа об увольнении Т-8 и в личную карточку Т-2.Текст для приказа введем желаемую формулировку, которую требует отдел кадров: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, статья 77 часть первая пункт 3 Трудового кодекса Российской Федерации».Посмотрим, как это работает на практике. Теперь при формировании печатной формы приказа Т-8 программа обратится к полю Текст для приказа и выведет вашу отредактированную красивую формулировку. При этом в электронном документе ЕФС-1 и форме СТД-Р программа автоматически продолжит использовать строго регламентированный государственный стандарт из классификатора. Никаких ошибок при выгрузке и отправке отчетов в СФР не возникнет!
Рассмотрим подробнее ситуацию, когда вы работаете в устаревшем релизе программы, где флажок Нестандартное наименование и текст еще недоступен, либо если требования отдела кадров требуют более сложных визуальных изменений формы приказа. В этом случае правильным решением будет использование механизма внешних печатных форм.
Этот способ хорош тем, что мы не вносим изменения в саму конфигурацию, сохраняя ее типовой для последующих обновлений. Программист 1С может разработать внешнюю печатную форму приказа Т-8, в которой логика формирования строки увольнения будет полностью кастомизирована.
Для подключения внешней печатной формы в программу выполним следующие действия:
Добавить из файла, согласимся с предупреждением безопасности и укажем путь к файлу внешней печатной формы (файл с расширением .epf).Увольнение) и настроим права доступа для пользователей.После этого в документе Увольнение при нажатии на кнопку "Печать" появится новый пункт с вашей кастомной формой приказа Т-8, где формулировка основания будет выводиться именно так, как нужно вашей кадровой службе.
Если изменить формулировку нужно срочно для одного конкретного сотрудника, а времени на настройки или привлечение программиста нет, воспользуемся стандартной возможностью редактирования табличных документов в 1С:
Увольнение и сформируем печатную форму приказа Т-8.Важный нюанс: этот способ является временным "костылем". При повторном открытии или переформировании печатной формы все внесенные вручную изменения будут стерты, поэтому для постоянной работы кадровой службы этот вариант использовать не рекомендуется.