Каждый расчетчик зарплаты в программах 1С:ERP 2 и 1С:ЗУП 3.1 рано или поздно сталкивается с загадочной ситуацией: при формировании расчетного листка сотрудника за текущий месяц внезапно выводится строка «в т.ч. излишне удержанный НДФЛ». При этом реальной переплаты по налогу у сотрудника нет, а в регламентированных отчетах вроде 6-НДФЛ или Справке о доходах (бывшая 2-НДФЛ) данная сумма никак не фигурирует. Ситуация усложняется, когда учет в базе только начинается (например, с нового года), а программа упорно ссылается на «фантомные» долги за прошлые месяцы.
В этой статье мы подробно разберем, по какому алгоритму система вычисляет эту сумму, почему возникают подобные технические сбои и как пошагово локализовать и исправить проблему в вашей информационной базе.
Для начала давайте разберемся в механике работы программы. Строка «излишне удержанный НДФЛ» в расчетном листке не берется напрямую из регистров учета налога (таких как РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ). На самом деле эта сумма рассчитывается программно «от обратного» математическим путем.
Программа сопоставляет конечные остатки по двум ключевым регистрам накопления:
В нормальной ситуации конечные остатки по обоим регистрам должны быть строго равны. Однако, если в базе возникает расхождение и остаток по регистру Зарплата к выплате превышает остаток по регистру Взаиморасчеты с сотрудниками, система расценивает этот разрыв как излишне удержанный налог. Чтобы математически свести сальдо в печатной форме расчетного листка, 1С выводит разницу регистров именно в эту строку.
Если говорить простыми словами, формула выглядит следующим образом:
Излишне удержанный НДФЛ = Конечный остаток по регистру \"Зарплата к выплате\" - Конечный остаток по регистру \"Взаиморасчеты с сотрудниками\"
Выделим несколько типичных ситуаций, когда регистры «разъезжаются» и провоцируют появление некорректного НДФЛ в расчетном листке:
Перенос данных. Если сумма выплаченной зарплаты в ведомостях не совпала с суммой, указанной в качестве остатка взаиморасчетов в переносе данных, регистры рассинхронизируются.Проанализируем ситуацию на примере и выясним конкретную причину расхождения. Для этого выполним последовательно следующие шаги:
Прежде всего нам необходимо подтвердить гипотезу о расхождении регистров. Перейдем в раздел Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Универсальный отчет.
Настроим два отчета по регистрам накопления за интересующий период (с отбором по нашему сотруднику):
Взаиморасчеты с сотрудниками (тип данных: Остатки и обороты).Зарплата к выплате (тип данных: Остатки и обороты).Сравним конечные остатки на конец спорного месяца. Сумма разницы между ними с точностью до копейки должна совпасть с суммой «излишне удержанного НДФЛ» в расчетном листке. Если разница обнаружена, мы на верном пути.
Чтобы понять, не было ли автоматических корректировок выплаты, воспользуемся функциями технического специалиста (меню «Все функции» или «Функции для технического специалиста»):
Начисления и удержания по сотрудникам.НДФЛ к зачету, возврату или Зачтено излишне удержанного НДФЛ.Если в данном регистре есть записи, обратите внимание на документы-основания. Это поможет понять, какой именно документ (например, Начисление зарплаты и взносов) создал корректировочную запись.
Если учет в базе ведется с недавнего времени, высока вероятность ошибки переноса данных. Проверим документы типа Перенос данных с кодами регистров зарплаты (обычно это коды ЗП, ВЗ, РН_ЗарплатаКВыплате, РН_ВзаиморасчетыССотрудниками):
В зависимости от того, реальный ли это НДФЛ к зачету или техническая ошибка, выберем один из способов исправления.
Если расхождение носит чисто технический характер (как в случае ошибки ввода остатков), нам нужно вручную выровнять регистры. Изменять документы прошлых закрытых периодов крайне нежелательно. Лучшим решением будет использование технического документа Перенос данных.
Создадим новый документ Перенос данных текущей датой:
Взаиморасчеты с сотрудниками и Зарплата к выплате.Зарплата к выплате на величину ошибки, сделаем запись вида Расход по этому регистру на сумму разницы.Пример структуры записей корректировки в документе Перенос данных:
// Регистр: Зарплата к выплате
Вид движения: Расход
Сотрудник: Иванов Иван Иванович
Сумма: 450.00
Период взаиморасчетов: Декабрь 2018
// Регистр: Взаиморасчеты с сотрудниками
// (Заполняется только в случае, если требуется скорректировать и этот регистр)
После проведения документа Перенос данных сформируем расчетный листок заново — фантомная сумма должна исчезнуть.
Если вы выяснили, что НДФЛ действительно был излишне удержан (например, из-за предоставления вычетов задним числом), то у нас есть два законных пути:
Зачтено излишне удержанного НДФЛ.Возврат НДФЛ. После его проведения и последующей выплаты по ведомости регистры выровняются, и сумма уйдет из расчетного листка.Используя приведенную методику анализа регистров, вы всегда сможете быстро определить природу любого «лишнего» НДФЛ в расчетных листках сотрудников и оперативно устранить расхождения в базах 1С:ERP и 1С:ЗУП.