← На главную

При ведении учета в программе «1С:Зарплата и управление персоналом», редакция 3.1, пользователи часто сталкиваются с методической проблемой при отражении работы сотрудников, которые трудятся в нескольких подразделениях или совмещают должности. Типичный сценарий: кадровик или расчетчик пытается вручную добавить сотрудника в документ Табель по дополнительному подразделению, но программа блокирует проведение документа и выдает ошибку о том, что табель по данному человеку за текущий месяц уже введен.

В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта ошибка, рассмотрим разницу между внутренним совместительством и совмещением должностей с точки зрения программы, а также изучим три практических способа корректного оформления таких операций без лишних трудозатрат.

Выясняем причину: почему программа выдает ошибку?

Для начала проанализируем внутреннюю архитектуру программы 1С:ЗУП 3.1. Программа разделяет два важнейших справочника:

1. Физические лица — это реальный человек с его персональными данными (паспорт, СНИЛС, ИНН, банковские реквизиты). Физическое лицо в системе всегда уникально (один человек — один элемент справочника).
2. Сотрудники — это рабочие места или трудовые договоры. У одного физического лица может быть несколько карточек в справочнике Сотрудники (например, основное место работы и внутреннее совместительство).

Документ Табель делает записи в регистрах учета рабочего времени именно в разрезе элементов справочника Сотрудники, а не физических лиц. Контроль уникальности в программе устроен так, что по одной карточке сотрудника за один месяц может быть проведен строго один документ Табель. Если вы пытаетесь выбрать одного и того же сотрудника в два разных документа Табель (например, по основному подразделению и по подразделению, где он подрабатывает), система выдаст ошибку дублирования. Чтобы этого избежать, необходимо правильно выбрать методологический сценарий оформления работы.

---

Способ 1. Оформление внутреннего совместительства (с раздельным учетом времени)

Этот способ применяется, когда сотрудник выполняет дополнительную работу в свободное от основной работы время. При этом оформляется отдельный трудовой договор (например, на 0.5 ставки), и для этого времени требуется вести отдельный учет в табеле.

Разберем процесс по шагам:

1. Перейдем в справочник Сотрудники (раздел Кадры) и создадим новую карточку сотрудника.
2. При вводе ФИО программа обнаружит совпадение в базе данных и покажет предупреждение, что похожий человек уже существует. В появившемся окне обязательно выберем вариант «Да, это тот, кто мне нужен». Это свяжет новую карточку сотрудника со старым физическим лицом. Данный шаг критически важен: благодаря этому НДФЛ и страховые взносы будут рассчитываться нарастающим итогом по совокупному доходу физлица, а отчетность (ЕФС-1, РСВ, Персонифицированные сведения) заполнится без ошибок.
3. Создадим документ Прием на работу. В поле Вид занятости обязательно выберем значение Внутреннее совместительство. Укажем второе подразделение, должность, ставку (например, 0.5) и график работы совместителя.

Результат: В системе появится два разных сотрудника для одного человека (например, Иванов И.И. и Иванов И.И. (вн. совм.)). Теперь вы сможете без конфликтов добавлять их в разные документы Табель по соответствующим подразделениям.

---

Способ 2. Использование встроенного механизма «Подработки» (быстрый и автоматизированный вариант)

Если подработка носит временный характер и вы не хотите загромождать справочник Сотрудники дублирующимися записями, в 1С:ЗУП 3.1 предусмотрен специальный инструмент. Он позволяет автоматически создавать «виртуальных» сотрудников для учета времени и расчета зарплаты.

Рассмотрим подробнее, как его настроить и использовать:

1. Сначала включим эту возможность. Перейдем в меню Настройка — Расчет зарплаты и установим флажок Используются подработки.
2. Перейдем в раздел Кадры (или Зарплата) и откроем журнал документов Подработки. Создадим новый документ Назначение подработки.
3. В документе выберем основного сотрудника, укажем подразделение и должность, на которых он будет временно подрабатывать, определим срок подработки, график работы и условия оплаты.

Как это работает в системе: Программа самостоятельно создаст скрытого служебного сотрудника. В табеле учета рабочего времени и в документе Начисление зарплаты и взносов этот сотрудник появится отдельной строкой с пометкой (подработка). Вы сможете заполнять по нему табель отдельно от основного рабочего времени без возникновения системных ошибок проведения документов.

---

Способ 3. Оформление «Совмещения должностей» (без выделения дополнительного времени в табеле)

Очень часто под термином «совместительство» пользователи подразумевают обычное расширение зоны обслуживания или выполнение обязанностей временно отсутствующего коллеги. Если сотрудник выполняет эту дополнительную работу в течение своего основного рабочего дня (то есть, например, в те же самые 8 часов), то вести отдельный учет времени в табеле для другой должности не требуется. Для этого используется механизм доплаты.

Выполним следующие шаги для настройки:

1. Активируем настройку. Перейдем в Настройка — Расчет зарплаты — ссылка Настройка состава начислений и удержаний. На вкладке Прочие начисления установим флажок Совмещение должностей, доплата за исполнение обязанностей. Применим настройки.
2. В разделе Кадры (или Зарплата) откроем журнал документов Изменение оплаты сотрудников и создадим документ Совмещение должностей.
3. В документе укажем сотрудника, период совмещения и выберем вид совмещения:
   • Исполнение обязанностей сотрудника (с выбором замещаемого коллеги);
   • Совмещение должностей (направлений) (с выбором вакантной должности из штатного расписания);
   • Расширение зон обслуживания.
4. Программа предложит рассчитать доплату автоматически (например, процентом от ФОТ замещаемого сотрудника, разницей в окладах или фиксированной суммой).

Результат: Сотрудник табелируется только один раз по своему основному месту работы. Вносить его в табель другого подразделения не нужно. Программа при ежемесячном начислении зарплаты сама рассчитает и основную оплату, и доплату за совмещение на основании единого табеля.

---

Полезный совет: как полностью уйти от ручного создания документов «Табель»

Многие пользователи 1С:ЗУП 3.1 продолжают ежемесячно вручную создавать документы Табель по всем подразделениям, как это делалось в старых версиях программ. Это избыточная операция, которая и провоцирует большинство конфликтов проведения документов.

Проанализируем альтернативный подход — метод отклонений, заложенный в методологию 1С:ЗУП 3.1:

• Если у сотрудников заполнены графики работы, а все отклонения от нормы (отпуска, больничные листы, командировки, прогулы) своевременно регистрируются соответствующими кадровыми документами, то документ Табель создавать вообще не требуется. Программа рассчитает зарплату автоматически на основании планового графика и зафиксированных отклонений.
• Если вам необходимо распечатать унифицированную форму Т-13 для архива или по запросу проверяющих органов, воспользуйтесь отчетом. Перейдите в раздел Зарплата — Отчеты по зарплате — Табель учета рабочего времени (Т-13). Этот отчет собирает данные напрямую из регистров на основе графиков и документов отклонений. Он корректно сгруппирует информацию по подразделениям, совместителям и подработкам, не требуя записи и проведения физических документов в базе данных.