← На главную

При ведении кадрового учета в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом" (ред. 3.0 и 3.1) пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда необходимо оформить одного и того же человека на две разные должности в одной организации, при этом у сотрудника нет основного места работы в этой компании. То есть, он должен быть принят как внешний совместитель по обоим договорам.

Однако при попытке провести второй документ "Прием на работу" программа выдает ошибку:

"Нельзя оформить сотрудника на внешнее совместительство, так как он уже работает в нашей организации как внешний совместитель".

Разберем детально, почему возникает это ограничение, является ли это ошибкой программы и как правильно отразить такую ситуацию в учете.

Суть проблемы: конфликт терминологии и архитектуры

В этой ситуации сталкиваются юридическое понимание совместительства и техническая реализация учета в платформе 1С.

С точки зрения Трудового кодекса РФ (ст. 60.1):

• Внутреннее совместительство — работа у того же работодателя, где сотрудник работает по основному месту.
• Внешнее совместительство — работа у другого работодателя.

Следовательно, если у сотрудника нет основного места работы в вашей организации, кадровики логично полагают, что все его трудовые договоры с вами являются "внешним совместительством".

Однако с точки зрения архитектуры 1С:ЗУП 3.x:

Система устроена так, что для одного Физического лица в рамках одной Организации должен быть определен один "главный" элемент справочника "Сотрудники", к которому привязываются налоги, вычеты и отчетность по НДФЛ. Для упрощения работы в таких условиях полезно установить расширение для быстрого перехода к физическому лицу из карточки сотрудника.

Логика программы следующая:

1. Первый договор (не важно, Основное место или Внешнее совместительство) становится "корневым" для данного физлица в этой организации.
2. Любой последующий трудовой договор с этим же физлицом в этой же организации технически рассматривается системой как "дополнение" к первому. В терминологии 1С это реализуется через механизм Внутреннего совместительства.

Техническое обоснование ограничения

Данное поведение не является ошибкой ("багом"), это сознательное архитектурное решение разработчиков. Проверка осуществляется на уровне программного кода.

Как было выяснено при анализе конфигурации, проверка выполняется, например, в модуле формы или объекте документа приёма. Механизм проверки обращается к общим модулям для контроля занятости. В ранних релизах 3.0 это можно было найти в процедуре:

СотрудникиФормыРасширенный.СообщениеОКонфликтахВидовЗанятостиСотрудников

Система проверяет наличие действующих трудовых договоров по данному физлицу. Если находится действующий договор с видом занятости "Внешнее совместительство", программа блокирует создание еще одного такого же вида занятости, чтобы избежать дублирования записей в регистрах учета НДФЛ и среднего заработка, которые могли бы привести к некорректному расчету налогов и взносов.

Как правильно оформить сотрудника в 1С

Чтобы обойти это ограничение и корректно принять сотрудника на вторую должность, выполним следующие действия:

1. Создайте нового сотрудника. Не используйте элемент справочника, который уже принят на первую должность. Создайте новый элемент справочника "Сотрудники".
2. Выберите существующее Физическое лицо. При создании программа спросит: "Найдено похожее физлицо". Обязательно подтвердите, что это тот же человек. Это свяжет двух сотрудников с одной записью физлица.
3. Укажите вид занятости "Внутреннее совместительство". Несмотря на возражения кадровой службы, в программе 1С второй договор должен быть проведен именно с этим статусом.

Важно: Это условность программы. Для пенсионного фонда (отчеты ЕФС-1, бывш. СЗВ-ТД) и налоговой ключевым фактором является то, что это работа по совместительству (код вида договора). В электронной трудовой книжке нет жесткого разделения на "внутреннее" и "внешнее" в том смысле, как это видит 1С. Там фиксируется факт приема по совместительству.

Аргументация для кадровой службы

Часто бухгалтеры сталкиваются с сопротивлением кадровиков, которые требуют "сделать как положено по закону", то есть два внешних совместительства.

Используйте следующие аргументы:

• Программа 1С использует термин "Внутреннее совместительство" как технический признак того, что это второй договор внутри одной базы данных.
• Если попытаться "обмануть" систему (например, через групповое изменение реквизитов насильно поставить "Внешнее совместительство"), вы получите ошибки в учете НДФЛ: доходы могут не суммироваться для применения вычетов, или вычеты могут примениться дважды, что приведет к штрафам от налоговой.
• В печатных формах трудовых договоров вы можете вручную скорректировать формулировку, если это принципиально, но в учетной системе статус должен оставаться "Внутреннее совместительство".

Альтернативный вариант: Договор ГПХ

Если характер работы позволяет, проанализируем еще один вариант. Вторую работу можно оформить не как трудовой договор, а как договор гражданско-правового характера (ДГПХ).

В этом случае:

• Ограничение на вид занятости не действует.
• Выплат по договорам ГПХ может быть сколько угодно.
• Это снимает вопрос о штатном расписании и табельных номерах.

Однако этот вариант подходит только если отношения действительно не являются трудовыми, иначе есть риск переквалификации договора при проверке.

Резюме

Невозможность принять дважды "внешнего совместителя" — это штатное поведение ЗУП 3.1. Для корректного учета следуем алгоритму:

1. Первый прием — Внешнее совместительство.
2. Второй и последующие приемы (того же физлица в ту же организацию) — Внутреннее совместительство.

Это обеспечивает правильный расчет налогов, взносов и формирование отчетности, при этом юридически корректно отражает факт наличия нескольких трудовых договоров.