← На главную
При подготовке управленческой отчетности и списании затрат на себестоимость цехов или отделов бухгалтеру требуется видеть начисленные страховые взносы в разрезе подразделений компании. Однако стандартные отчеты по налогам и взносам в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 по умолчанию группируют данные только по физическим лицам и тарифам. Разберем, с чем связано такое поведение системы и какими способами можно получить нужную аналитику.
Выясним причину архитектурных особенностей программы
Проанализируем, почему типовые зарплатные отчеты не выводят подразделение по умолчанию. В соответствии с Налоговым кодексом РФ страховые взносы рассчитываются в целом по физическому лицу нарастающим итогом с начала календарного года. Это необходимо для контроля предельной величины базы исчисления взносов. В налоговом учете объект привязан к человеку, а не к его рабочему месту.
В то же время для целей управленческого и бухгалтерского учета взносы распределяются по подразделениям расчетным путем пропорционально начисленным базам доходов. В регистрах накопления измерение Подразделение присутствует, поэтому мы можем извлечь эти сведения штатными инструментами программы.
Способ 1. Настройка типового отчета «Анализ взносов в фонды»
Поле подразделения заложено в схему компоновки типового отчета, но скрыто в пользовательском интерфейсе. Выведем его через расширенные настройки:
- Перейдем в раздел Налоги и взносы, откроем пункт Отчеты по налогам и взносам и выберем отчет Анализ взносов в фонды.
- Нажмем кнопку Настройки, в нижней части переключим вид в положение Расширенный.
- По кнопке Еще перейдем в пункт Настройки для технического специалиста (в ряде версий интерфейса команда называется Изменить вариант отчета).
- В дереве структуры отчета найдем группировку строк. Нажмем Добавить и выберем поле
Подразделение. Переместим его на нужный уровень иерархии (например, выше физических лиц или внутри организации).
- Нажмем Завершить редактирование и сформируем отчет.
- Чтобы расчетчикам не приходилось настраивать форму повторно, нажмем Еще — Сохранить вариант отчета, укажем понятное наименование (например, «Анализ взносов по подразделениям») и предоставим доступ всем пользователям.
Способ 2. Использование отчета «Сведения для отражения зарплаты в бухучете»
Если цель формирования данных — распределение затрат по цехам или выгрузка проводок во внешние системы (например, в бухгалтерскую базу или 1С:УПП), оптимально использовать механизм отражения зарплаты:
- Убедимся, что за расчетный период создан, рассчитан и проведен документ Отражение зарплаты в бухучете (раздел Зарплата). Именно в нем взносы окончательно распределяются по способам отражения, статьям затрат и подразделениям.
- Перейдем в раздел Зарплата — Отчеты по зарплате и откроем отчет Сведения для отражения зарплаты в бухучете.
- В настройках отчета добавим группировку по полю
Подразделение и выведем числовые колонки с начисленными страховыми взносами.
Обратите внимание: данный отчет формируется строго по проведенному документу отражения. До момента его заполнения за текущий месяц отчет не покажет актуальных сумм.
Способ 3. Формирование «Универсального отчета» по регистру накопления
При необходимости получить быстрый срез данных напрямую из регистров воспользуемся инструментом Универсальный отчет (раздел Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки). Разберем правильный источник данных:
- В поле выбора типа объекта укажем Регистр накопления.
- В поле имени объекта выберем
Страховые взносы по физическим лицам (обратите внимание: регистр Начисления удержания по сотрудникам для этой цели не подходит, так как в нем отражаются только начисления, удержания и НДФЛ).
- В типе таблицы выберем Обороты.
- Нажмем Настройки, перейдем на вкладку Структура и добавим группировки:
Организация, затем Подразделение, затем Физическое лицо.
- На вкладке Поля и сортировки отметим нужные ресурсы: суммы взносов на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование, а также взносы от несчастных случаев и по дополнительным тарифам за вредность.
- Установим период отчета и нажмем Сформировать.
Особенности и тонкости распределения взносов по подразделениям
При анализе полученных сумм важно учитывать особенности алгоритмов расчета программы:
- Подразделение начисления базы: если сотрудник в течение одного расчетного месяца переводился между подразделениями, работал по внутреннему совместительству или выполнял работы по сдельным нарядам в нескольких цехах, взносы распределятся пропорционально суммам начисленных доходов каждого рабочего места, а не привяжутся к текущему кадровому подразделению на конец месяца.
- Погрешности округления: при расчете долей взносов (особенно в ситуациях превышения предельной величины базы) возможно появление разницы в 1–2 копейки между суммами подразделений. Это нормальное математическое следствие распределения целого налога на доли расчетных баз.