← На главную

В процессе работы торгового предприятия часто возникает необходимость выдать товар сотруднику не для продажи, а для выполнения служебных обязанностей: демонстрации образцов клиентам, участия в выставках или проведения фотосессий для каталогов. Основная сложность заключается в том, чтобы организовать учет так, чтобы товар перестал числиться на основном складе, но за ним сохранялась привязка к конкретному материально-ответственному лицу (МОЛ).

В этой статье мы подробно разберем несколько сценариев решения этой задачи в программе 1С:Управление торговлей (редакции 11.4 и 11.5), проанализируем их преимущества и выявим возможные подводные камни.

Вариант 1. Схема комиссионной торговли (Передача на комиссию)

Один из самых популярных «лайфхаков» среди опытных пользователей — использование механизма комиссионной торговли. В этом случае сотрудник заводится в системе не только как физическое лицо, но и как Контрагент.

Рассмотрим пошагово, как это реализовать:

1. Создаем контрагента с именем сотрудника.
2. Заключаем с ним договор с типом «Передача на комиссию».
3. Оформляем документ Передача товаров комиссионеру.

Почему это удобно:

• Товар списывается с остатков основного склада, что позволяет видеть актуальный остаток доступных для продажи позиций.
• В любой момент можно сформировать отчет Остатки товаров, переданных на комиссию и увидеть, что именно числится за конкретным человеком.
• Нет необходимости плодить десятки виртуальных складов.

Важные нюансы: При обмене данными с «1С:Бухгалтерией» (БП) такие документы могут создать лишние проводки. Чтобы этого избежать, проанализируем ситуацию с синхронизацией. Как советуют эксперты, достаточно отредактировать Правила регистрации объектов в настройках синхронизации, чтобы документы передачи по определенным договорам (или определенным контрагентам) не выгружались в бухгалтерскую базу. Это позволит вести чистый управленческий учет в УТ, не затрагивая регламентированный учет в БП.

Вариант 2. Внутреннее потребление и передача в эксплуатацию

Методически этот способ является наиболее верным в рамках логики систем 1С последних версий. Если товар выдается сотруднику на длительный срок или как образец, мы можем использовать механизм передачи в эксплуатацию. Для ускорения оформления таких операций пригодится расширение для заполнения документов внутреннего потребления по остаткам на складах.

Разберем алгоритм действий:

1. Используем документ Внутреннее потребление товаров.
2. Выбираем тип операции «Передача в эксплуатацию».
3. В табличной части указываем товары, а в шапке или строках — Физическое лицо (нашего сотрудника).

В этом случае система перемещает товар из регистра «Товары на складах» в регистр «Товары в эксплуатации». Проанализируем преимущества: мы видим остатки за сотрудником в разрезе физических лиц, а не контрагентов. При возврате товара оформляется документ Прочее оприходование товаров с операцией «Возврат из эксплуатации». Это восстанавливает товар на складе. Для визуального контроля текущих запасов можно использовать расширение для отображения остатков номенклатуры в документах внутреннего потребления.

Вариант 3. Использование заказов на внутреннее потребление

Если автору задачи важно видеть комментарии (для чего взят товар: выставка, показ и т.д.), рекомендуем использовать цепочку документов, начинающуюся с Заказа на внутреннее потребление.

Посмотрим на пример заполнения:

• В поле «Назначение» или в поле «Комментарий» сотрудник (или ответственный менеджер) подробно расписывает цель получения образцов.
• Документ позволяет зарезервировать товар. Пока товар физически не ушел со склада, он уже будет «занят» под конкретную задачу.
• На основании заказа создается документ Внутреннее потребление, который завершает процесс передачи.

Вариант 4. Виртуальные склады (Склады-сотрудники)

Хотя автор вопроса просил исключить перемещение на выделенный склад, разберем, почему коллеги часто советуют именно этот вариант. В УТ 11 создание склада — процедура бесплатная и не требующая доработки кода.

Ситуация: если у вас сотни сотрудников, список складов станет нечитаемым. Однако, если сотрудников, берущих образцы, немного, можно создать группу складов «Сотрудники» и внутри завести карточки: «Склад Иванов», «Склад Петров».

Проблема этого метода: как только мы включаем опцию Несколько складов, во всех документах продажи (Заказах, Реализациях) поле «Склад» становится обязательным. Если раньше менеджеры не выбирали склад, то теперь им придется всегда указывать «Основной», что увеличивает количество кликов.

Вариант 5. Обособленное резервирование

Если товар не должен покидать основной склад по документам, но его нужно «застолбить» за сотрудником, можно использовать механизм обособленного обеспечения.

Выясним причину, почему это может подойти: товар остается на остатках склада, но числится под конкретное «Назначение». В отчетах по остаткам будет видно, что товар в наличии есть, но доступный остаток равен нулю, так как он зарезервирован под внутренние нужды конкретного лица.

Техническая реализация через расширение (для программистов)

Если типовые методы кажутся слишком громоздкими, можно пойти по пути создания микро-подсистемы через расширение. Как отмечалось в обсуждении, «своя маленькая система» может включать:

1. Новый регистр накопления (например, ТоварыУСотрудников).
2. Документ Выдача товара сотруднику (делает «Плюс» по регистру).
3. Документ Возврат товара от сотрудника (делает «Минус»).
4. Простой отчет на СКД для вывода остатков по этому регистру.

Однако стоит предостеречь: создавая свой регистр, вы рискуете потерять контроль над себестоимостью. Типовые механизмы (такие как «Передача на комиссию» или «Внутреннее потребление») автоматически учитывают стоимость товара, делают правильные движения по финансовому результату и позволяют проводить инвентаризацию. В своей системе вам придется прописывать всю эту логику вручную.

Рекомендация

Проанализировав все варианты, мы рекомендуем следующий подход:

1. Для дорогостоящих образцов, которые должны вернуться — используйте Внутреннее потребление с операцией Передача в эксплуатацию. Это сохраняет МОЛ и позволяет контролировать возврат.
2. Для быстрой передачи без жесткого контроля в БУ — используйте схему с Заказами на внутреннее потребление и текстовыми комментариями.
3. Если вы планируете продавать эти товары сотрудникам в будущем — выбирайте схему Комиссионной торговли.

Используя эти штатные возможности 1С:УТ 11, вы сохраните чистоту учета и обеспечите прозрачность перемещения товарно-материальных ценностей внутри компании.