Настройка новой информационной базы 1С:Управление торговлей 11 (УТ11) с нуля до первой отгрузки может показаться сложной задачей из-за обилия функционала и настроек. Однако, если ваша цель — максимально быстрый запуск для базовых операций, таких как оприходование и отгрузка товаров с минимальными условиями (например, один склад, один тип цены, одна организация), мы можем пройти этот путь вместе. Наша задача — не углубляться в сложные детали, а сконцентрироваться на самых необходимых шагах, которые позволят вам в кратчайшие сроки начать работу и, при необходимости, продемонстрировать функционал клиентам.
Рассмотрим по шагам, как настроить УТ11 для ведения закупок и отгрузок, минимизируя время и усилия.
Когда мы впервые запускаем чистую конфигурацию 1С:Управление торговлей 11, система выполняет начальное заполнение данных. Этот процесс может занять некоторое время. Дождитесь его завершения. После этого перед нами откроется интерфейс программы. Первое, что нам стоит сделать, — это задать название информационной базы. Это название будет отображаться в верхней части окна программы и поможет нам легко ориентироваться, особенно если мы работаем с несколькими базами. Мы можем изменить его через меню Администрирование — Обслуживание — Регламентные операции — Параметры информационной базы.
Для быстрой работы мы должны стремиться к минимальному набору настроек, отключая все, что нам не потребуется сразу. Это позволит упростить интерфейс и повысить производительность системы.
Одним из важнейших шагов является настройка информации о нашем предприятии. Мы переходим в раздел НСИ и администрирование, далее выбираем Настройка НСИ и разделов и затем — Предприятие. Здесь нам предстоит указать основные параметры нашей организации.
Несколько организаций. Если же в будущем планируется работа с несколькими юридическими лицами, этот флажок необходимо установить. Это решение влияет на то, как будут создаваться и вестись документы — с обязательным указанием организации или без него. Для минимальной настройки мы можем оставить его выключенным, если у нас действительно одна организация.Несколько валют. Это позволит системе автоматически рассчитывать курсы и формировать документы в различных валютах. Для базовых закупок и отгрузок внутри страны, скорее всего, будет достаточно одной валюты.После настройки общих параметров предприятия, нам необходимо непосредственно создать нашу организацию. Для этого мы переходим в НСИ и администрирование — НСИ — Организации. Здесь мы создаем новую запись, указывая ее наименование, ИНН и другие базовые реквизиты. Для минимального учета достаточно заполнить обязательные поля и убедиться, что организация активна.
Для работы с товарами нам необходимо настроить справочник номенклатуры. Мы направляемся в НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Номенклатура.
Множество видов номенклатуры. Это позволит нам более гибко вести аналитику, разделяя товары по их свойствам, например, Товар, Услуга, Работа и так далее. Создание различных видов номенклатуры поможет нам в будущем правильно классифицировать наши позиции и применять к ним разные правила учета. Для начала мы можем создать вид Товар.Одежда, Электроника. Это помогает в навигации и организации больших объемов товаров.шт., для весового — кг., для объемного — л. или м3.. УТ11 очень чувствительна к единицам измерения, и попытка отгрузить или оприходовать товар в дробном количестве, если базовая единица не допускает этого, может привести к ошибкам. Поэтому, перед началом работы с товарами, убедимся, что для каждой номенклатурной позиции указана корректная единица измерения. Если мы используем дополнительные единицы измерения (например, продаем штучно, но закупаем упаковками), нам нужно настроить коэффициенты пересчета.После общих настроек номенклатуры, мы можем перейти в раздел НСИ и администрирование — НСИ — Номенклатура и начать создавать конкретные позиции товаров, заполняя их наименование, вид номенклатуры и базовую единицу измерения.
Для осуществления закупок и, особенно, отгрузок нам необходимо определить типы цен. Мы переходим в НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Маркетинг.
Несколько видов цен. Это обязательный шаг, если мы хотим использовать разные цены для разных операций или клиентов (например, оптовые, розничные, закупочные).Маркетинг — Настройки и справочники — Виды цен. Здесь мы создаем необходимые типы цен:
Оптовая цена: для продаж оптовым покупателям.Розничная цена: для розничных продаж.Цена закупки: для фиксации цен, по которым мы приобретаем товары у поставщиков. Это поможет нам в будущем контролировать рентабельность и автоматически рассчитывать продажные цены.Назначается вручную или Произвольная формула от других видов цен. Например, розничная цена может быть равна закупочной цене плюс 30%. Для начала, можем просто установить цены вручную через документ Установка цен номенклатуры.Маркетинг — Цены (прайс-листы) — Установка цен номенклатуры. Мы создаем новый документ, добавляем в него нужные товары и вручную указываем для них значения всех созданных видов цен. Этот шаг позволит системе автоматически подставлять правильные цены в документы закупки и отгрузки и предотвратит продажу товаров по неверной стоимости.Чтобы иметь возможность совершать отгрузки, нам нужно настроить параметры продаж. Мы направляемся в НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Продажи.
Заказы клиентов. Даже при минимальной настройке использование заказов помогает нам планировать отгрузки и видеть потребность в товарах.Заказ как счет: Это самый простой вариант, когда заказ клиента по сути является только печатной формой счета на оплату и не влияет на резервирование товаров или их доступность. Для первой отгрузки это может быть достаточно.Заказ только со склада: Этот вариант позволяет резервировать имеющийся товар на складе под конкретный заказ клиента. Это полезно, если мы хотим гарантировать наличие товара для покупателя.Заказ со склада и под заказ: Этот вариант используется, когда мы резервируем имеющийся товар и при этом можем оформить заказ поставщику на недостающий товар. Для быстрой отгрузки без сложных цепочек поставок нам может быть достаточно первых двух вариантов.Соглашения с клиентами. Для минимальной настройки мы можем пропустить этот шаг или создать одно базовое соглашение, которое будет действовать для всех клиентов. Соглашения позволяют автоматически заполнять многие поля в документах продаж, ускоряя их оформление.Для осуществления закупок товаров нам также необходимо провести некоторые настройки. Переходим в НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Закупки.
Соглашения с поставщиками для фиксации условий приобретения (цены, скидки, сроки оплаты). Это может быть полезно для автоматического заполнения документов Приобретение товаров и услуг. Для быстрой настройки можно начать без них или создать одно общее соглашение.Приобретение товаров и услуг. Мы рассмотрим его подробнее на этапе проведения операций.В этом разделе убедимся, что все необходимые функции для формирования заказов поставщикам и поступлений товаров активированы. Для минимальной настройки нам не потребуется множество специфических параметров.
Корректный учет товаров на складе является фундаментом для успешных закупок и отгрузок. Мы переходим в НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Склад и доставка.
Контролировать остатки товаров организаций. Это не позволит нам продать товар, которого нет на складе, что критически важно для корректного учета и предотвращения ошибок.НСИ и администрирование — НСИ — Склады и магазины. Указываем наименование склада, его тип (оптовый, розничный).Приобретение товаров и услуг сразу оприходовал товар, а Реализация товаров и услуг сразу списала его.Мы должны убедиться, что система правильно понимает, где и как хранятся наши товары. Правильная настройка склада поможет нам избежать проблем с учетом остатков и доступности товаров для отгрузки.
Прежде чем мы начнем активно закупать и отгружать товары, нам необходимо внести информацию о тех товарах, которые уже есть у нас на момент запуска УТ11. Для этого мы используем Документы ввода начальных остатков. Находим их в НСИ и администрирование — Начальное заполнение — Документы ввода начальных остатков.
Товары. Также могут понадобиться Денежные средства и Расчеты с партнерами, если у нас есть долги перед поставщиками или нам должны клиенты.Ввод остатков товаров: В этом документе мы указываем:
Важно: Каждый документ ввода начальных остатков создается для каждой организации отдельно. После проведения этих документов, УТ11 будет считать, что указанные товары уже находятся на наших складах, и мы можем начинать ими торговать.
После того как все базовые настройки выполнены и начальные остатки введены, мы готовы к выполнению основных операций — оприходованию (закупке) и отгрузке (продаже) товаров.
Закупки.Документы закупок (все).Приобретение товаров и услуг.Поставщика (если его нет, создаем в справочнике Партнеры).Организацию (нашу).Склад, на который приходуется товар.Номенклатуру, указываем Количество и Цену закупки.Продажи.Документы продажи (все).Реализация товаров и услуг.Клиента (если его нет, создаем в справочнике Партнеры).Организацию (нашу).Склад, с которого отгружается товар.Номенклатуру, указываем Количество. Цена продажи должна подставиться автоматически, если мы настроили типы цен и установили их для номенклатуры.Эти два документа являются основными для базовых операций закупок и отгрузок. Их правильное и своевременное заполнение и проведение обеспечат корректность учета.
Для того чтобы наша быстрая настройка УТ11 прошла максимально гладко и привела к желаемому результату, рекомендуем учитывать следующие моменты:
Предприятие, Номенклатура, Маркетинг (для цен), Продажи, Закупки, Склад и доставка.Следуя этим шагам и рекомендациям, мы сможем быстро установить и настроить 1С:Управление торговлей 11 для базовых операций закупок и отгрузок, а затем использовать ее для дальнейших демонстраций или начала полноценной работы.