← На главную

Переход с устаревшей конфигурации «Зарплата и Управление Персоналом», редакции 2.5, на современную редакцию 3.1 — процесс ответственный и часто сопровождающийся техническими нюансами. Одна из классических проблем, с которой сталкиваются кадровики и бухгалтеры сразу после переноса данных, связана с учетом сотрудников, находящихся в декретном отпуске (отпуске по беременности и родам — БиР или по уходу за ребенком).

В ЗУП 2.5 декретница могла находиться в состоянии неявки с установленным флагом «Освобождать ставку». После переноса данных в ЗУП 3.1 через стандартный документ Начальная штатная расстановка программа корректно видит состояние сотрудницы, но при этом закрепляет за ней занятую ставку. В результате принять на её место временного сотрудника становится невозможно: программа выдает ошибку о превышении количества ставок по штатному расписанию. Изменить количество занимаемых ставок на «0» прямо в документе расстановки система не позволяет.

В этой статье мы подробно разберем причины такого поведения программы и рассмотрим три практических способа решения этой проблемы.

Выясняем причину: почему ставка оказывается занятой?

В программе ЗУП 3.1 занятость позиций штатного расписания жестко контролируется в специальном регистре накопления — Занятость позиций штатного расписания (в зависимости от релиза название может немного отличаться). Когда данные переносятся на начало эксплуатации (например, на 01.01.2024), документ Начальная штатная расстановка делает запись в этот регистр о том, что сотрудница занимает 1 ставку.

Попытка просто провести документ декретного отпуска поверх расстановки часто ни к чему не приводит, так как программа видит противоречие данных на одну и ту же дату. Давайте разберем по шагам, как красиво и корректно обойти это ограничение.

Способ 1. Ввод документа «Больничный лист» вручную (наиболее простой кадровый метод)

Если при переносе данных на начало эксплуатации сведения о декретном отпуске перенеслись только как «состояние», физического документа больничного в новой базе может не быть. Мы можем создать его вручную, чтобы программа зафиксировала освобождение ставки.

Рассмотрим пошагово, как это сделать:

1. Перейдем в раздел Кадры или Зарплата и откройте журнал документов Больничные листы.
2. Создадим новый документ Больничный лист.
3. Укажем в нем нашу сотрудницу и выберем причину нетрудоспособности — (05) Отпуск по беременности и родам.
4. В качестве периода укажем оставшуюся часть её декретного отпуска (с даты начала работы в новой базе, например, с 01.01.2024, по дату окончания её больничного листа).
5. На вкладке Главное обязательно установим флажок Освободить ставку на период отсутствия.
6. Перейдем на вкладку Оплата и снимем флажок Назначить пособие (или просто обнулим сумму начисления на вкладке Начислено (подробно)). Это критически важно, так как само пособие по беременности и родам уже было полностью начислено и выплачено сотруднице в старой базе ЗУП 2.5, и повторно начислять его в ЗУП 3.1 не нужно.
7. Проведем документ.

После проведения этого документа регистр штатного расписания обновится, ставка станет временно свободной, и система позволит без проблем принять нового сотрудника на время отсутствия декретницы.

Способ 2. Корректировка регистров через «Перенос данных» (технический метод)

Если вы не хотите плодить «нулевые» кадровые документы прошлых периодов, проблему можно решить на уровне записей регистров. Для этого в программе существует универсальный инструмент — документ Перенос данных, который является полным аналогом «Корректировки записей регистров» из версии 2.5.

Проанализируем этот процесс:

1. Перейдем в раздел Администрирование, далее выберем пункт Переносы данных.
2. Найдем документ переноса, созданный автоматически при переходе (обычно они имеют коды вида «ТЗ» или «Кадры»), либо создадим новый документ Перенос данных текущей датой.
3. В шапке документа нажмем кнопку Настройка состава регистров.
4. В появившемся списке перейдем на вкладку Регистры накопления и найдем регистр Занятость позиций штатного расписания (или Занятые позиции штатного расписания). Установим напротив него флажок и нажмем «ОК».
5. В табличной части документа появится вкладка с соответствующим регистром. Добавим туда строку.
6. Вид движения укажем как Расход. Заполним измерения: укажем нашу сотрудницу, её подразделение, должность и количество ставок — 1. Дата движения должна соответствовать дате начала ведения учета в новой базе (например, 01.01.2024).
7. Запишем и проведем документ.

Этот способ мгновенно очищает занятость ставки в системе без изменения кадровой истории и без создания фиктивных документов начисления.

Способ 3. Методически правильный перенос со смещением дат (для идеального учета)

Если вы хотите, чтобы вся история декрета выглядела методически безупречно, эксперты рекомендуют временно разделить ввод начальных данных для этой конкретной сотрудницы.

Давайте разберем этот алгоритм:

1. Откроем общий документ Начальная штатная расстановка (от 01.01.2024), найдем в нем строчку с декретницей и удалим её. Проведем документ.
2. Создадим копию этого документа Начальная штатная расстановка. В скопированном документе удалим всех сотрудников, оставив только одну эту сотрудницу.
3. Изменим дату этого нового документа и месяц начисления на период до ее ухода в декрет. Например, если сотрудница ушла в отпуск по БиР с 15.10.2023, то документ расстановки по ней сделаем от 14.10.2023.
4. Проведем этот документ. Теперь программа считает, что на 14 октября сотрудница полноценно работала и занимала ставку.
5. После этого введем в базу документ декрета (Больничный лист или Отпуск по уходу за ребенком) с реальной датой начала (с 15.10.2023) и обязательно установим в нем флаг Освободить ставку на период отсутствия.

В результате этого нехитрого маневра программа увидит логичную хронологическую цепочку: сотрудница сначала была принята на работу (через начальную расстановку), а затем ушла в декрет, официально освободив ставку. Проблема занятой единицы будет полностью решена в строгом соответствии с методологией разработчиков 1С.