← На главную

Рано или поздно любая организация сталкивается с ситуацией, когда ключевой сотрудник (например, генеральный директор или главный бухгалтер) уходит в отпуск по беременности и родам, а затем в отпуск по уходу за ребенком. На время его длительного отсутствия необходимо назначить временно исполняющего обязанности — либо из числа действующих сотрудников, либо приняв нового человека «с улицы» по срочному трудовому договору.

При оформлении этой кадровой операции в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (редакция 3.1) пользователи часто сталкиваются с техническими сложностями. Самый популярный вопрос: почему в документе Больничный лист или Отпуск по уходу за ребенком отсутствует заветный флаг «Освободить ставку на период отсутствия»? Без этого флага программа может не позволить принять временного работника на ту же должность из-за контроля штатного расписания.

В этой статье мы подробно разберем, почему скрывается эта галочка, как правильно настроить систему и какие существуют сценарии оформления замещения временно отсутствующего сотрудника.

Выясняем причину: куда исчезла галочка «Освободить ставку»?

Проанализируем логику работы программы. Отображение флага «Освободить ставку на период отсутствия» напрямую зависит от глобальных настроек учетной политики вашей информационной базы. Если в вашей программе отключено ведение штатного расписания, то этот флаг становится неактуальным — программе просто нечего контролировать. Следовательно, платформа автоматически скрывает этот элемент интерфейса из документов кадрового учета и начисления зарплаты.

Давайте проверим эти настройки в вашей базе. Для этого выполним следующие шаги:

1. Перейдем в раздел меню Настройка и выберем пункт Кадровый учет.
2. Найдем ссылку Настройка штатного расписания.
3. Посмотрим на состояние флага Ведется штатное расписание.

Если этот флаг снят (как часто бывает при переходе со старых версий программы, например, с 1С:ЗУП 2.5 или ЗУП 3.1.5 без ведения штатки), то флаг освобождения ставки не появится ни в документе Больничный лист, ни в документе Отпуск по уходу за ребенком. В таком случае вы можете свободно оформлять прием на работу нового сотрудника на аналогичную должность без каких-либо предупреждений со стороны системы. Программа не будет ругаться на превышение лимита ставок, так как контроль позиций в базе отключен.

Если же штатное расписание в вашей базе ведется, то для появления галочки необходимо соблюдать правильные параметры документов:

• В документе Больничный лист выберите причину нетрудоспособности (05) Отпуск по беременности и родам. При выборе других причин (например, обычное заболевание) галочка отображаться не будет.
• В документе Отпуск по уходу за ребенком данный флаг также присутствует на вкладке главного меню документа, если штатное расписание включено в настройках программы.

---

Сценарий 1: Замещение силами действующего сотрудника (без приема со стороны)

Рассмотрим ситуацию, когда обязанности уходящего в декрет руководителя временно возлагаются на уже работающего в организации специалиста (например, на заместителя директора или руководителя подразделения). В данном случае оформлять перевод или увольнение не требуется — мы воспользуемся механизмом временного совмещения должностей. Для формирования кадровых документов при таком оформлении подойдут печатные формы приказа на совмещение и дополнительного соглашения.

Выполним оформление по шагам:

1. Перейдем в раздел Кадры (или Зарплата) и откроем журнал документов Изменение оплаты сотрудников.
2. Создадим новый документ Совмещение должностей.
3. В поле «Сотрудник» укажем того работника, который будет выполнять обязанности директора.
4. Установим флаг Исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника.
5. В появившемся поле выберем уходящего в декрет сотрудника (основного директора). Программа автоматически подтянет его должность и ФОТ для расчета.
6. Зададим период совмещения (период действия декретного отпуска).
7. Настроим способ расчета доплаты. Программа предлагает несколько гибких вариантов:
   • Разница в окладах — доплата рассчитывается как разница между окладом директора и окладом замещающего сотрудника (пропорционально отработанному времени).
   • Процент от ФОТ отсутствующего (или замещающего) сотрудника.
   • Фиксированная сумма — устанавливается статичный размер доплаты за весь месяц.
8. Проведем документ. На основании него программа будет ежемесячно рассчитывать доплату в документе Начисление зарплаты и взносов.

---

Сценарий 2: Прием нового сотрудника на декретную ставку

Если на время отсутствия директора принимается новый человек извне, нам необходимо оформить стандартный прием на работу, но с соблюдением требований трудового законодательства к срочным договорам.

Разберем последовательность действий:

1. Перейдем в раздел Кадры и создадим документ Прием на работу (или Прием на работу списком).
2. В поле «Должность» укажем позицию директора. Если штатное расписание ведется, предварительно убедимся, что ставка была освобождена документом отсутствия основного сотрудника.
3. Перейдем на вкладку Трудовой договор.
4. Установим флаг Срочный трудовой договор до. Здесь можно указать предполагаемую дату окончания (например, дату окончания больничного по беременности и родам или дату достижения ребенком возраста 3 лет).
5. В поле Основание срочного договора выберем значение абз. 2 ч. 1 ст. 59 ТК РФ (исполнение обязанностей отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы).
6. Важно: При печати трудового договора помните, что указывать конкретную дату окончания в самом тексте договора не рекомендуется. Лучше использовать формулировку: «Договор заключен на время отсутствия основного работника и прекращается в день, предшествующий дню выхода основного сотрудника на работу». Это убережет компанию от юридических рисков, если декретница решит прервать отпуск раньше времени.

---

Особенности для должности «Директор» (Право подписи в 1С)

Для руководящих должностей простого кадрового приказа о назначении исполняющего обязанности недостаточно. Нам необходимо сделать так, чтобы во всех регламентированных отчетах, кадровых приказах, справках и счетах-фактурах автоматически фигурировала подпись нового временного руководителя.

Настроим права подписи в программе:

1. Перейдем в раздел Настройка и откроем справочник Организации (или Реквизиты организации).
2. Откроем карточку нашей организации и перейдем на вкладку Учетная политика и другие настройки.
3. Перейдем по ссылке Ответственные лица.
4. В строке Руководитель нажмем кнопку истории изменений.
5. Создадим новую запись, указав дату, с которой временный руководитель вступает в свои обязанности (дата начала замещения), и выберем физическое лицо замещающего сотрудника.
6. Запишем изменения.

С этого момента при формировании любых печатных форм документов, где требуется подпись руководителя, программа будет автоматически подставлять ФИО временного директора.

---

Что делать, если возникает ошибка превышения количества ставок?

Рассмотрим ситуацию, когда в базе ведется штатное расписание и включен жесткий контроль свободных ставок. При попытке провести документ Прием на работу временного сотрудника программа может выдать ошибку: «Количество занимаемых ставок превышает свободный остаток».

Это происходит из-за того, что документы в системе проводятся в неверной хронологической последовательности. Проанализируем правильный алгоритм проведения:

1. Сначала в системе должен быть зарегистрирован и проведен документ, который освобождает ставку. Это может быть Больничный лист (с флагом освобождения ставки) или Отпуск по уходу за ребенком (также с установленным флагом).
2. Время проведения документа: Время проведения «освобождающего» документа должно быть физически меньше (раньше), чем время документа приема на работу. Например, проведите больничный лист временем 09:00:00, а прием на работу временного сотрудника — временем 12:00:00 того же дня.
3. После этого документ Прием на работу проведется без ошибок контроля штатного расписания, так как программа увидит освободившуюся к этому моменту ставку.

---

Досрочный выход директора из декрета без прерывания отпуска

В соответствии с действующим законодательством РФ, сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, имеют право выйти на работу на условиях неполного рабочего времени (или даже полного рабочего дня по новым правилам) с сохранением государственного пособия. Если наш директор решает досрочно вернуться к управлению организацией, мы должны правильно отразить это в 1С:ЗУП 3.1. Для подготовки соответствующего кадрового распоряжения можно использовать печатную форму приказа о выходе на работу до окончания отпуска по уходу.

Для этого выполним следующие действия:

1. Не нужно оформлять документ Возврат из отпуска по уходу, так как он полностью прекратит выплату пособия.
2. Вместо этого воспользуемся специальным документом Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком (его можно создать на основании исходного документа отпуска).
3. В созданном документе на вкладке Начисления снимем флаг Не начислять зарплату.
4. Установим дату, с которой возобновляются начисления по окладу директора.
5. Проведем документ. С этого момента программа продолжит рассчитывать оклад директору и одновременно сохранит за ней право на получение пособия.
6. В этот же день срочный трудовой договор с временным сотрудником (и.о. директора) должен быть прекращен кадровым документом Увольнение.

Мы подробно разобрали все нюансы оформления замещения сотрудников при уходе в декрет в программе 1С:ЗУП 3.1. Используя предложенные инструкции, вы сможете корректно отразить кадровые изменения, настроить права подписи и избежать распространенных ошибок контроля штатного расписания.