← На главную

Смерть сотрудника — это сложная ситуация не только с этической, но и с профессиональной точки зрения бухгалтера. В программах 1С:Управление производственным предприятием (УПП) ред. 1.3 и 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) ред. 2.5, имеющих схожую архитектуру зарплатного блока на обычных формах, отсутствует удобная автоматическая галочка «Умерший сотрудник», которая появилась в более современных конфигурациях (например, в ЗУП 3.1). Чтобы упростить работу, можно выполнить перенос данных из 1С:УПП 1.3 в 1С:ЗУП 3.1 и проводить подобные начисления в автоматическом режиме.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно с точки зрения законодательства и методологии 1С отразить прекращение трудового договора в связи со смертью работника, отменить начисление НДФЛ и страховых взносов, а также корректно выплатить причитающиеся суммы его родственникам.

Законодательный контекст: что не облагается налогами?

Прежде чем переходить к настройкам в программе 1С, выясним правовые основания наших действий. Согласно Налоговому кодексу РФ и разъяснениям Минфина:

1. Обязанность по уплате налогов прекращается со смертью налогоплательщика (пп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ). Соответственно, на доходы, начисленные после смерти сотрудника, НДФЛ не начисляется.
2. Умерший гражданин перестает быть застрахованным лицом, поэтому выплаты, начисленные в его пользу после даты смерти, не облагаются страховыми взносами.
3. Если до даты смерти сотруднику был фактически выплачен аванс (за первую половину месяца), эта часть дохода была получена им при жизни. С этой суммы необходимо рассчитать страховые взносы и удержать НДФЛ в обычном порядке. Все, что рассчитывается позже и выплачивается членам семьи, освобождается от налогообложения полностью.

Рассмотрим два основных практических метода решения этой задачи в конфигурациях 1С:УПП 1.3 и 1С:ЗУП 2.5. Для пользователей, планирующих обновление системы, доступен раздел с подбором решений для перехода с 1С:ЗУП 2.5 на новую редакцию.

---

Вариант 1. Использование корректирующего документа «Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН» (Рекомендуемый)

Этот способ позволяет рассчитать все причитающиеся суммы (оклад, компенсацию отпуска) стандартными документами, а затем точечно обнулить налоги и взносы специализированной операцией. Это гарантирует корректное списание остатков неиспользованных отпусков и правильное отражение сумм в регламентированной отчетности.

Разберем данный вариант по шагам.

Шаг 1. Оформление увольнения и проведение стандартных начислений

Сначала нам необходимо зафиксировать прекращение трудовых отношений и рассчитать все положенные выплаты:

1. Создайте документ Увольнение из организаций. Укажите дату увольнения (дата смерти по свидетельству) и статью ТК РФ: п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ («Прекращение трудового договора в связи со смертью работника»).
2. Создайте и рассчитайте документ Расчет при увольнении сотрудника организаций. Он определит сумму компенсации отпуска. Провести его нужно обязательно, чтобы списать остаток дней отпуска по регистру.
3. Создайте документ Начисление зарплаты сотрудникам организаций за текущий месяц для расчета оклада за фактически отработанные дни до даты смерти.

Обратите внимание: на данном этапе программа автоматически исчислит НДФЛ и страховые взносы с этих начислений. Это стандартное поведение системы, которое мы исправим на следующем шаге.

Шаг 2. Обнуление НДФЛ и страховых взносов

Для корректировки налоговых регистров воспользуемся специальным документом:

1. Перейдите в меню «Расчет зарплаты» — «Налоги и взносы» — документ Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН.
2. Создайте новый документ, укажите дату (последний день месяца начисления) и выберите умершего сотрудника.
3. Перейдите на вкладку «НДФЛ: доходы и налоги». Внесите строку со знаком «минус» (сторнирование) на сумму начисленного дохода и сумму исчисленного НДФЛ. Коды доходов должны строго соответствовать кодам из документа начисления зарплаты и компенсации.
4. Перейдите на вкладку «Страховые взносы». Заполните ее сторнирующими записями (с отрицательным знаком) по всем фондам (ПФР, ФОМС, ФСС), уменьшив облагаемую базу и суммы взносов до нуля. Это критически важно для корректного заполнения формы РСВ.
5. Проведите документ. Регистры налогового учета теперь скорректированы, и налоги по данному сотруднику за этот месяц будут равны нулю.

---

Вариант 2. Создание отдельного вида расчета (Альтернативный)

Если вы хотите избежать ручных корректировок в регистрах НДФЛ и взносов, можно пойти по пути создания обособленного вида расчета, который изначально настроен как не облагаемый налогами.

Рассмотрим, как настроить данный механизм:

Шаг 1. Настройка нового вида расчета

1. Откройте план видов расчета Основные начисления организаций (или Дополнительные начисления организаций для компенсаций).
2. Создайте новый элемент, например, «Оклад при увольнении в связи со смертью».
3. На вкладке «НДФЛ» установите переключатель в положение «Не облагается».
4. На вкладке «Страховые взносы» выберите вид дохода: «Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий...».
5. Настройте остальные параметры аналогично вашему стандартному окладу (способ отражения в бухучете, учет времени).
6. Для компенсации отпуска создайте аналогичный вид расчета в дополнительных начислениях с такими же настройками освобождения от налогов.

Шаг 2. Проведение начислений

При расчете увольнения сотрудника вам потребуется вручную заменить стандартные виды расчета (оклад, компенсация отпуска) в документах Начисление зарплаты и Расчет при увольнении на вновь созданные необлагаемые виды начислений. После этого программа рассчитает суммы «на руки» в полном объеме без удержания НДФЛ и без начисления взносов.

---

Взаиморасчеты: Перенос долга на родственника (счет 70 — счет 76)

Поскольку выплачивать деньги умершему сотруднику напрямую через кассу или на его личную карту нельзя (это будет нарушением законодательства), выплату необходимо произвести его близкому родственнику. С точки зрения бухгалтерского учета нам нужно закрыть задолженность на счете 70 и перенести ее на счет 76.

Выполним это с помощью следующего алгоритма:

1. Создание удержания:

   Перейдите в план видов расчета Удержания организаций. Создайте новое удержание «Выплата родственникам умершего». Способ расчета выберите Фиксированной суммой. На вкладке «Бухучет» укажите проводку: Дебет 70 — Кредит 76.09 (или 76.05) «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

2. Регистрация удержания:

   Создайте документ Регистрация разовых удержаний сотрудников. Выберите умершего сотрудника, укажите созданное нами удержание и введите сумму, равную полной величине начисленных ему средств (без вычета НДФЛ). Проведите документ. Это действие полностью обнулит сальдо по сотруднику на 70 счете.

3. Отражение в учете:

   Сформируйте документ Отражение зарплаты в регламентированном учете. В нем автоматически зафиксируется проводка Дт 70 - Кт 76.09 на сумму удержания.

4. Фактическая выплата родственнику:

   В финансовом блоке программы (или в связанной базе «1С:Бухгалтерия») оформите документ Расходный кассовый ордер или Списание с расчетного счета с видом операции «Прочее списание». В качестве контрагента выберите родственника умершего, предъявившего документы, и укажите проводку: Дебет 76.09 (76.05) — Кредит 50 (51).

Таким образом, мы полностью закрыли взаиморасчеты, не начислили лишних налогов и взносов, а также подготовили корректную базу для сдачи регламентированной отчетности по зарплате.