← На главную

Ситуация, когда сотрудник скоропостижно умирает, накладывает на бухгалтера особую ответственность по корректному закрытию расчетов. Основная сложность в 1С:ЗУП 3.1 заключается в том, что стандартные начисления (оклад, компенсация отпуска) автоматически облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Однако, согласно законодательству, выплаты, начисленные после смерти работника, не должны облагаться налогами и взносами, так как застрахованное лицо отсутствует, а обязанность по уплате налогов прекращается. В этой статье мы разберем наиболее корректный способ настройки программы для исключения этих сумм из отчетности.

Нормативное обоснование: почему мы обнуляем налоги?

Прежде чем переходить к техническим настройкам в 1С, проанализируем правовую базу, которая определяет наши действия:

1. НДФЛ: В соответствии с пунктом 3 статьи 44 НК РФ, обязанность по уплате налога прекращается со смертью налогоплательщика. Доходы, выплачиваемые наследникам умершего сотрудника, не подлежат обложению НДФЛ на основании пункта 18 статьи 217 НК РФ.
2. Страховые взносы: Здесь важно разделять дату начисления. Если выплаты (зарплата, компенсация) начислены после даты смерти, они не являются объектом обложения страховыми взносами, так как трудовой договор прекращен, а застрахованное лицо более не существует. Это подтверждается многочисленными письмами Минфина (например, от 06.03.2020 № 03-15-06/16609).
3. Отчетность: Суммы, начисленные после смерти, не должны попадать ни в 6-НДФЛ, ни в РСВ, ни в ЕФС-1 (в части подразделов по взносам), так как они не образуют объекта налогообложения.

Методика решения: создание новых видов начислений

Рассмотрим наиболее надежный способ реализации в 1С:ЗУП 3.1 — создание специальных видов начислений. Этот вариант предпочтительнее ручной правки регистров в документе Увольнение, так как он обеспечивает прозрачность учета и корректное заполнение аналитических отчетов (сводов, анализов зарплаты) в будущем.

Выясним пошагово, как настроить систему:

Шаг 1. Настройка новых начислений

Нам необходимо создать дубликаты основных начислений, которые обычно выплачиваются при увольнении, но с измененными настройками налогообложения. Перейдем в раздел Настройка — Начисления.

1. Создаем «Оклад (смерть сотрудника)»:

• Найдите ваш основной Оклад и создайте его копию.
• На вкладке Основное укажите назначение начисления: Повременная оплата труда и надбавки.
• На вкладке Налоги, взносы, бухучет — это самый важный этап:
  • В разделе НДФЛ установите переключатель в положение не облагается.
  • В поле Страховые взносы выберите вид дохода: Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС (или Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами, в зависимости от версии релиза).
  • В поле Налог на прибыль укажите не включается в расходы на оплату труда (так как это выплаты родственникам).

2. Создаем «Компенсация отпуска (смерть сотрудника)»:

• Аналогичным образом создаем копию начисления Компенсация отпуска (отпуск основной).
• На вкладке Налоги, взносы, бухучет повторяем настройки: НДФЛ — не облагается, Взносы — не облагается.

Шаг 2. Оформление прекращения договора

Рассмотрим порядок оформления документов. Создадим документ Увольнение (раздел Кадры — Приемы, переводы, увольнения).

1. Выберите сотрудника и установите дату увольнения — дату смерти согласно свидетельству.
2. Основание увольнения: п. 6 ч. 1 ст. 83 (смерть работника).
3. На вкладке Начисления программа по умолчанию подтянет стандартный оклад и компенсацию. Нам необходимо вручную заменить их на созданные нами ранее виды начисления («Оклад (смерть сотрудника)» и т.д.).
4. После замены начислений перейдите на вкладки НДФЛ и Взносы. Проверьте, что суммы налогов и взносов обнулились. Если программа все равно что-то рассчитывает, нажмите кнопку Пересчитать НДФЛ или Пересчитать взносы — после смены видов начислений поля должны стать пустыми.

Шаг 3. Нюанс с больничным листом

Проанализируем ситуацию, если сотрудник умер в период болезни. В этом случае создается документ Больничный лист. Пособие, выплачиваемое за счет средств работодателя (первые 3 дня), также не должно облагаться НДФЛ и взносами. Для этого рекомендуем создать отдельный вид начисления Больничный за счет работодателя (смерть сотрудника) с аналогичными настройками необложения, как описано в Шаге 1.

Шаг 4. Выплата родственникам и отражение в учете

В 1С:ЗУП 3.1 взаиморасчеты ведутся в разрезе сотрудников. Чтобы выплатить деньги родственнику, но закрыть задолженность по умершему, проанализируем два подхода:

• Упрощенный способ: Подготавливаем ведомость на выплату (в банк или в кассу) на имя умершего сотрудника. Фактически деньги перечисляются на реквизиты родственника (в платежном поручении в 1С:Бухгалтерии указывается получатель-родственник). В ЗУП долг за сотрудником закроется.
• Методологически верный способ:
  1. Списываем задолженность с сотрудника в ЗУП с помощью документа Корректировка прочих расчетов.
  2. В программе 1С:Бухгалтерия через Операцию, введенную вручную переносим долг с 70 счета на 76 (контрагент — родственник).
  3. Оформляем выплату родственнику со счета 76.

Проверка отчетности

После проведения документов важно убедиться, что данные не попали в регламентированные отчеты:

• 6-НДФЛ: Откройте расшифровку строк с доходами. Суммы выплат умершему не должны там фигурировать. Если они попали, проверьте, не остался ли код дохода НДФЛ в карточке начисления.
• РСВ: Эти суммы не должны включаться даже в строку 030 (сумма выплат и иных вознаграждений), так как они выплачиваются уже не в рамках трудовых отношений с застрахованным лицом.

Важный совет: Всегда проверяйте дату приказа и дату начисления. Если вы начислите премию 15-м числом, а сотрудник умрет 16-го, то с этой премии взносы и НДФЛ должны быть исчислены в общем порядке, так как на момент начисления сотрудник был жив и являлся застрахованным лицом.

Таким образом, мы рассмотрели наиболее корректный алгоритм работы в 1С:ЗУП 3.1. Использование выделенных начислений позволяет избежать «ручных» правок в регистрах, которые часто «слетают» при перерасчетах, и гарантирует чистоту вашей налоговой отчетности.