← На главную

Увольнение сотрудника в связи с его смертью — это нетипичная операция, которая вызывает множество вопросов у бухгалтеров и кадровых специалистов. Основная сложность заключается в том, что все выплаты, начисленные после смерти сотрудника (заработная плата за отработанные дни, компенсация за неиспользованный отпуск и т.д.), предназначенные для выплаты его родственникам, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами. Это регламентировано Налоговым кодексом РФ.

В старых версиях программы 1С:ЗУП 3.1 (включая релиз 3.1.7.144, обсуждаемый пользователями) автоматизация этого процесса оставляла желать лучшего, из-за чего в регистрах учета и справках 2-НДФЛ возникали фантомные суммы неудержанного налога, а также искажались данные по доходам. В этой статье мы подробно разберем, как решить эти проблемы как на старых версиях программы (с помощью ручных корректировок), так и с использованием современного штатного функционала актуальных релизов 1С:ЗУП.

Анализ проблем в старых версиях программы

Проанализируем две ключевые проблемы, с которыми сталкивались пользователи при стандартном оформлении увольнения умершего сотрудника:

1. Появление неудержанного НДФЛ в справке 2-НДФЛ. При формировании справки на дату увольнения программа могла ошибочно показывать сумму исчисленного, но не удержанного налога, даже если сторнирование доходов было произведено. Как выяснилось на практике, эта проблема часто носит чисто визуальный характер и связана с датой формирования отчета. Если сформировать справку 2-НДФЛ не на конкретный день увольнения, а в целом за весь налоговый период (календарный год), то расчеты закрываются корректно, и неудержанный налог исчезает.
2. Частичное отражение доходов в регистре налогового учета. При сторнировании начислений для исключения их из облагаемой базы (например, оклада и компенсации отпуска) в регистр НДФЛ могла попадать только часть сумм. Причина кроется в правилах определения даты получения дохода. Для кода дохода 2000 (оплата труда) дата начисления дохода и дата его сторнирования не должны совпадать. Если начислить доход в день увольнения, то операция его сторнирования в целях налогового учета должна быть отражена более поздней датой — датой фактической выплаты денег родственникам. Это позволяет программе корректно сопоставить движения в регистрах.

Обходной путь («ручной» метод для старых релизов)

Если вы продолжаете работать в устаревшей версии 1С:ЗУП и сталкиваетесь с некорректным поведением регистров, можно применить проверенный практикой алгоритм:

1. Создайте специальный вспомогательный вид расчета (начисление), который не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
2. В первичном документе начисления (например, в документе Увольнение или Начисление зарплаты и взносов) вручную обнулите суммы на вкладах с расчетом стандартных начислений, но не удаляйте сами строки, чтобы сохранить историю расчетов.
3. Перенесите всю итоговую сумму к выплате на созданный ранее «необлагаемый» вид расчета. В комментарии к документу обязательно укажите расшифровку, из каких составляющих (оклад, компенсация отпуска) сложилась данная сумма.
4. Для того чтобы убрать скрытые движения по налогам, которые могут записываться в регистры при проведении документов, убедитесь, что исходные документы начислений за прошлые периоды (если по ним производится корректировка) не содержат незакрытых остатков по НДФЛ.

Современное решение в актуальных релизах 1С:ЗУП (начиная с версии 3.1.13.120)

В современных версиях программы разработчики полностью автоматизировали этот процесс. Теперь нет необходимости вручную занулять начисления или создавать фиктивные виды расчета. Рассмотрим пошагово, как правильно оформить всю процедуру сейчас.

Шаг 1. Обязательная регистрация даты смерти сотрудника

Перед созданием каких-либо кадровых документов необходимо зафиксировать статус физического лица в системе. Это критически важно для корректного прекращения расчетов и формирования отчетности:

1. Перейдите в раздел Кадры — Сотрудники.
2. Откройте карточку умершего сотрудника и перейдите по ссылке Личные данные.
3. Найдите поле Дата смерти и заполните его на основании предоставленного родственниками свидетельства о смерти. Сохраните изменения.

Шаг 2. Создание документа «Увольнение»

Теперь создадим документ, прекращающий трудовые отношения:

1. Создайте новый документ Увольнение (раздел Кадры — Приемы, переводы, увольнения).
2. На вкладке Условия увольнения в поле Основание увольнения выберите пункт: п. 6 ч. 1 ст. 83 (Прекращение трудового договора в связи со смертью работника).
3. При выборе этого основания программа автоматически понимает, что начисляемые суммы не должны облагаться налогами и взносами. Вкладка НДФЛ в документе автоматически скрывается, а на вкладке Взносы расчет не производится.

Шаг 3. Корректировка налогов по сторонним документам

Обратите внимание, что автоматическое освобождение от налогов работает только для тех начислений, которые рассчитываются непосредственно внутри самого документа Увольнение. Если в месяце смерти сотруднику начислялись другие выплаты (например, рассчитывался больничный лист или премия отдельным документом), программа по умолчанию начислит на них налоги.

Для исправления этой ситуации используйте штатные корректирующие документы:

• Для обнуления облагаемой базы по подоходному налогу используйте документ Операция учета НДФЛ (раздел Налоги и взносы).
• Для сторнирования базы по страховым взносам используйте документ Операция учета взносов (раздел Налоги и взносы).

Это позволит избежать ручной порчи первичных документов начисления и сохранит чистоту ваших регистров.

Шаг 4. Оформление выплаты в адрес родственников (третьих лиц)

Выплата сумм, причитающихся умершему, должна производиться его родственникам. Чтобы закрыть взаиморасчеты с самим сотрудником внутри 1С:ЗУП и не оставлять за ним ложное сальдо, используйте следующую схему:

1. Перейдите в раздел Настройка — Удержания и создайте новое удержание с назначением Удержание в пользу третьих лиц.
2. В справочнике Контрагенты зарегистрируйте родственника, который фактически получит денежные средства.
3. С помощью документа Постоянное удержание в пользу третьих лиц (раздел Зарплата — Алименты и другие удержания) назначьте данное удержание умершему сотруднику на всю сумму, положенную к выплате. В качестве получателя выберите зарегистрированного родственника.
4. При окончательном расчете сумма к выплате самому сотруднику обнулится, а обязательство по выплате перейдет на контрагента-родственника. При последующей синхронизации с «1С:Бухгалтерией предприятия» эта сумма корректно отразится по дебету счета 70 в корреспонденции со счетом 76.49 (или 76.05) для выплаты родственнику.

Шаг 5. Отчетность в СФР (форма ЕФС-1)

Работодатель обязан отчитаться о прекращении договора в Социальный фонд России:

• Сведения подаются по форме ЕФС-1 (Подраздел 1.1).
• Срок подачи отчета — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении.
• Обратите внимание: датой мероприятия в отчете должна быть указана дата смерти сотрудника согласно свидетельству, даже если сам приказ оформляется значительно позже.

Шаг 6. Разрешение конфликта дат при проведении документов

Часто возникает ситуация, когда родственники приносят свидетельство о смерти спустя недели или месяцы. Дата приказа (текущий день) будет значительно позже даты увольнения (даты смерти). При попытке провести документ Увольнение программа может заблокировать операцию с ошибкой: «Планируемая дата выплаты не может быть меньше даты документа».

Для обхода этой ошибки выполните следующее:

1. В документе Увольнение перейдите на вкладку Условия увольнения.
2. В поле Планируемая дата выплаты вручную установите дату, равную дате приказа или более позднюю.
3. Проведите документ повторно. Это позволит успешно провести расчеты и своевременно отправить сведения ЕФС-1.