При оформлении окончательного расчета с сотрудником в связи с его смертью бухгалтеры часто сталкиваются с тем, что программа 1С по умолчанию продолжает исчислять НДФЛ и страховые взносы с полагающихся выплат. Однако, согласно законодательству, такие выплаты имеют особый налоговый статус. В рамках данной статьи мы подробно разберем, как правильно настроить программу, чтобы избежать излишнего налогообложения и корректно отразить операции в отчетности.
Перед тем как переходить к техническим настройкам в 1С, проанализируем правовую базу. Согласно пп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ, обязанность по уплате налогов прекращается со смертью физического лица. Контролирующие органы (Минфин в письмах от 06.03.2020 № 03-04-06/16639 и от 24.04.2017 № 03-15-06/24374) подтверждают: организация не является налоговым агентом в отношении доходов, выплачиваемых наследникам умершего сотрудника.
Аналогичная ситуация со страховыми взносами. Поскольку трудовой договор прекращается, а застрахованное лицо перестает существовать, объект обложения взносами исчезает. Это касается как зарплаты, начисленной после смерти, так и компенсации за неиспользованный отпуск.
Самый простой и правильный способ решить проблему в современных конфигурациях (например, 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1) — это использование верного основания в документе Увольнение. Рассмотрим этот процесс по шагам:
Увольнение (или Увольнение списком).Важный момент: Если вы сначала рассчитали увольнение по собственному желанию, а потом изменили статью, обязательно пересчитайте документ (кнопка с круговыми стрелками), чтобы налоговые регистры обновились.
Если выплаты (например, разовые премии или материальная помощь) вводятся отдельными документами уже после оформления увольнения, автоматика может не сработать. В этом случае выясним, как убрать налог вручную:
Рассмотрим пример с документом Начисление зарплаты и взносов или Премия. Если вы видите исчисленный налог, перейдите на закладку НДФЛ и просто удалите строку с налогом для данного сотрудника. Аналогично поступим на закладке Взносы. Однако простое удаление строк — это "косметический" ремонт. Чтобы доход вообще не считался облагаемым, лучше изменить категорию дохода для конкретного случая.
Если типовые способы не помогают, проанализируем ситуацию с настройками видов начислений. Для выплат умершему можно создать временный вид начисления или изменить настройки текущего (если оно используется только для этого случая):
Настройка — Начисления).Налоги, взносы, бухучет установим переключатель НДФЛ в положение "не облагается".Такой подход гарантирует, что доход не попадет в отчеты 6-НДФЛ и РСВ, что избавит вас от необходимости подавать пояснения в налоговую инспекцию.
Разберем ситуацию с "неудержанным НДФЛ", которая часто обсуждается на форумах. Некоторые бухгалтеры ошибочно полагают, что если зарплата была начислена до даты смерти, то налог нужно исчислить, но не удерживать. Это неверно.
Если вы покажете в 6-НДФЛ исчисленный, но не удержанный налог, программа налоговой инспекции автоматически выставит требование об уплате налога наследникам. Согласно п. 18 ст. 217 НК РФ, доходы, получаемые в порядке наследования, не подлежат налогообложению (за исключением вознаграждений авторам произведений). Поэтому в отчетности эти суммы вообще не должны фигурировать как облагаемый доход.
Поскольку сотрудник умер, его банковская карта может быть заблокирована, а перечисление зарплаты на нее может привести к зависанию денег в банке. Посмотрим, как оформить выплату правильно:
РКО, либо платежным поручением на реквизиты родственника.Физическое лицо (родственника), не принимая его на работу.Выплата бывшим сотрудникам или оформить операцию через Бухгалтерию предприятия прямой проводкой:
Дебет 70 (Умерший сотрудник) — Кредит 76 (Родственник)
Дебет 76 (Родственник) — Кредит 50, 51 (Выплата)
Такая схема позволяет корректно закрыть сальдо по 70 счету и отразить реального получателя денежных средств в бухгалтерском учете. Для урегулирования остатков в регистрах программы можно использовать инструмент для закрытия зависшего сальдо зарплаты к выплате и взаиморасчетов.
Для корректного решения проблемы всегда начинайте с проверки основания увольнения в 1С. Если начисления производятся в текущем месяце (до наступления даты получения дохода — последнего числа месяца), проблем с НДФЛ обычно не возникает, так как он еще не успел исчислиться. В остальных случаях используйте ручное обнуление налоговой базы в документах, чтобы исключить риск некорректного заполнения налоговой отчетности.