При подготовке регламентированного отчета «Расчет по страховым взносам» (РСВ) бухгалтеры иногда сталкиваются с ситуацией, когда программа не дает выгрузить файл отчета. При проверке выгрузки возникает ошибка, указывающая на то, что в Разделе 3 значения базы или исчисленных страховых взносов не могут быть отрицательными. Проанализируем, почему возникает эта проблема и какими способами можно ее решить в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом ред. 2.5.
Чаще всего отрицательная база по страховым взносам возникает при увольнении сотрудника, который отгулял отпуск авансом. Если при увольнении производится сторнирование или удержание за неотработанные дни отпуска, а других положительных начислений в текущем квартале у сотрудника нет (например, он находился в отпуске без сохранения заработной платы), итоговая база текущего периода становится отрицательной.
Контрольные соотношения и форматно-логический контроль ФНС запрещают наличие отрицательных показателей в Разделе 3 РСВ. Схема XSD налогового органа просто не примет отчет с минусовыми значениями в строках базы и взносов.
Рассмотрим несколько рабочих способов исправления данной ситуации в зависимости от принятой в организации учетной политики и требований налоговых органов.
Проанализируем наименее трудоемкий способ, при котором удержание за неотработанный отпуск квалифицируется как обычное расчетное удержание из заработной платы по ст. 137 ТК РФ, не уменьшающее налоговую базу прошлых периодов.
Уменьшает налоги и взносы на вариант, при котором удержание позиционируется как обычное удержание из дохода сотрудника без сторнирования страховых взносов и НДФЛ.В результате перерасчета база за текущий месяц станет равной нулю, отрицательные суммы исчезнут, и Раздел 3 отчета РСВ заполнится корректно без минусовых значений. Взносы, уплаченные в прошлом периоде с выплаченных отпускных, останутся в бюджете и не будут запрашиваться к возврату.
Согласно официальной позиции ФНС России, если удержание за неотработанные дни отпуска приводит к отрицательной базе в текущем периоде, организация обязана подать уточненный (корректирующий) расчет за тот отчетный период, в котором отпускные были первоначально начислены.
Разберем по шагам порядок действий в программе:
Перерасчет страховых взносов за период первоначального начисления отпускных.Если у сотрудника в рамках одного отчетного квартала есть положительные доходы в одном месяце и отрицательные в другом, но в целом за квартал сумма положительная, либо требуется перенести минусы для корректного перерасчета, используем документ Перенос данных.
Перенос данных.Учет доходов для исчисления страховых взносов и регистр Страховые взносы исчисленные.Резюме: Чтобы выгрузка РСВ прошла успешно, в Разделе 3 не должно оставаться знаков минус. Оптимальным техническим решением в 1С:ЗУП 2.5 является отключение опции уменьшения налогов и взносов для удержания за неотработанный отпуск либо оформление официальной корректировки за прошлый период начисления отпускных.