← На главную

При подготовке регламентированной отчетности по форме 6-НДФЛ в конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда при выборе обособленного подразделения табличные части отчета остаются пустыми, а при формировании отчета по организации в целом данные заполняются без разделения. Разберем, как устроен механизм автозаполнения 6-НДФЛ для обособленных структурных единиц и как исправить ошибки в учете.

Как работает разделение по обособленным подразделениям в 6-НДФЛ

Проанализируем ключевой принцип формирования регламентированного отчета: алгоритм заполнения 6-НДФЛ ориентируется не просто на ссылку в справочнике Подразделения, а на уникальную комбинацию реквизитов ОКТМО и КПП, привязанных к подразделению и его регистрации в налоговом органе.

Если в справочнике Подразделения для обособленной структуры признак был установлен позже момента начисления или выплаты зарплаты, либо коды ОКТМО/КПП совпадают с кодами головной организации, программа не сможет корректно выделить суммы в отдельный расчет. Вся информация фиксируется в регистрах накопления в момент проведения расчетных и платежных документов.

Пошаговый порядок настройки и исправления данных

Разберем по шагам, какие действия необходимо выполнить для получения корректного отчета.

1. Проверка справочников подразделений и регистраций в ИФНС:

   Откроем справочник Подразделения и найдем нужное подразделение. Убедимся, что установлен флаг Обособленное подразделение. Проверим, что в поле регистрации указана правильная запись из справочника Регистрации в ИФНС с актуальными кодами ОКТМО (или ОКАТО) и КПП, отличными от кодов головной организации.

2. Перепроведение документов начисления и выплат:

   Если реквизиты налогового органа или флаг обособленного подразделения были настроены задним числом, данные в регистрах учета налога содержат старые значения. Выполним последовательное перепроведение документов за отчетный период в строгом хронологическом порядке:

   1. Документы начисления: Начисление зарплаты работникам организаций, Начисление отпуска, Оплата по среднему заработку, Начисление по больничному листу. При включенной настройке упрощенного учета НДФЛ («При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный») налог удерживается непосредственно в этих документах.
   2. Документы Зарплата к выплате организаций (при классическом учете в них требуется перезаполнить суммы НДФЛ к перечислению).
   3. Документы фактической выплаты: Выписка из банка на каждого работника или Расходный кассовый ордер.
3. Контроль движений в регистрах накопления:

   С помощью инструмента Универсальный отчет проверим записи в основных регистрах, формирующих показатели расчета 6-НДФЛ. Проконтролируем заполнение измерений ОКАТО/ОКТМО и КПП в регистрах:

   1. НДФЛ расчеты с бюджетом;
   2. НДФЛ сведения о доходах;
   3. Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ;
   4. НДФЛ к учету.
4. Проверка кадровых перемещений:

   Если сотрудники в течение квартала переводились между подразделениями с разными регистрационными данными документом Кадровое перемещение организаций, убедимся, что дата получения дохода и дата удержания налога строго соответствуют подразделению, в котором сотрудник фактически числился на момент расчета и выплаты.

Альтернативный вариант: исправление без перепроведения закрытого периода

Рассмотрим ситуацию, когда отчетный период уже закрыт для редактирования и массовое перепроведение документов зарплаты недопустимо из-за риска изменения проводок или сумм. В этом случае выравнивание остатков и оборотов по налогу выполняется вручную.

Используем документ Корректировка записей регистров накопления. В нем переносим суммы исчисленного и удержанного налога, а также суммы доходов со связки ОКТМО/КПП головной организации на связку ОКТМО/КПП обособленного подразделения по регистрам НДФЛ расчеты с бюджетом и НДФЛ сведения о доходах. После внесения корректирующих записей отчет 6-НДФЛ по выбранному обособленному подразделению заполнится автоматически.