← На главную

В процессе деятельности компании нередко возникают ситуации, когда в течение года открывается новое обособленное подразделение (ОП) или реорганизуется существующее. В этот момент часть сотрудников переводится на работу в новое подразделение, и уплата НДФЛ за них начинается по новым реквизитам ИФНС, КПП и ОКТМО.

Разберем распространенную ошибку, когда при изменении реквизитов подразделения данные по НДФЛ за весь прошлый период «съезжают» на новую регистрацию в налоговом органе, и проанализируем, как правильно настроить учет в программе 1С, чтобы отчетность по НДФЛ сформировалась корректно.

Выясним причину возникновения проблемы

Рассмотрим, почему при редактировании реквизитов действующего подразделения справки 2-НДФЛ и отчеты 6-НДФЛ заполняются некорректно. В программах поколения «1С:Комплексная автоматизация 1.1» и «1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5» регистрация в налоговом органе привязана непосредственно к элементу справочника Подразделения организаций и не имеет периодической истории изменений.

Если изменить КПП, ОКТМО или код ИФНС прямо в карточке уже существующего подразделения, программа начнет считать, что эти реквизиты действовали всегда. В результате при повторном формировании справок о доходах за весь текущий год доходы сотрудников, зафиксированные до даты переезда, ошибочно относятся к новому коду ИФНС.

Кроме того, отчетность по НДФЛ собирается не по кадровым данным напрямую, а на основе движений в специализированных регистрах накопления: НДФЛ сведения о доходах и НДФЛ расчеты с бюджетом по налогу. Изменение справочной информации задним числом автоматически не пересчитывает движения в закрытых месяцах.

Разберем по шагам правильный алгоритм решения

Чтобы разделить учет НДФЛ по головной организации и по новому обособленному подразделению, выполним следующие последовательные действия.

1. Разделение подразделений в справочнике. Не изменяйте реквизиты существующего подразделения. В справочнике Подразделения организаций сохраните старый элемент со старыми кодами ИФНС, КПП и ОКТМО. Создайте новое подразделение для обособленного офиса или склада. В карточке нового подразделения установите флаг обособления и заполните актуальные сведения о регистрации в налоговом органе.
2. Оформление кадрового перемещения. Для перевода работников на новое обособленное подразделение сформируйте документ Кадровое перемещение организаций с даты начала работы ОП (например, с 01.10). В документе укажите список переводимых сотрудников и выберите новое подразделение. С этого момента начисления и исчисление НДФЛ будут относиться к новому ОКТМО/КПП.
3. Актуализация записей регистра НДФЛ. Для того чтобы отчетность за прошлые месяцы (до 01.10) осталась на головной ИФНС, а начиная с октября относилась к ОП, требуется скорректировать учетные данные за прошедшие периоды работы в новом статусе:

   — Вариант 1 (перепроведение документов): Если периоды с момента перевода открыты для редактирования, необходимо пересчитать и перепровести документы Начисление зарплаты работникам организаций, а также документы выплаты зарплаты и перечисления НДФЛ за период с даты создания ОП.

   — Вариант 2 (корректировка регистров): Если период закрыт и перепроведение документов нежелательно, используйте документ Корректировка учета по НДФЛ и страховым взносам. В документе списываются суммы доходов и налога со старых реквизитов (ИФНС/КПП/ОКТМО головной организации) и приходуются на новые реквизиты обособленного подразделения за нужный интервал времени.

Как правильно сформировать отчетность по НДФЛ

После корректного разграничения сведений в регистрах отчета формируются отдельно по каждому сочетанию КПП и ОКТМО:

По головной организации: Подается комплект справок и реестров, куда входят все сотрудники организации. Для двух переведенных работников в этот комплект попадут только те доходы и исчисленный НДФЛ, которые были получены с января по сентябрь включительно (до даты перехода в ОП).

По обособленному подразделению: Подается отдельный комплект сведений в налоговую инспекцию по месту учета ОП. В него включаются данные только по переведенным сотрудникам за период с октября по декабрь.

Если сотруднику требуется выдать справку 2-НДФЛ на руки, ему может быть выдано либо две отдельные справки по разным кодам ОКТМО/КПП, либо одна сводная справка — в зависимости от требований органа или организации, куда предоставляется документ.