Как в 1С:ЗУП 2.5 и 3.1 корректно исчислять и удерживать НДФЛ с авансов с 2023 года?

С 1 января 2023 года вступили в силу существенные изменения в налоговом законодательстве Российской Федерации, касающиеся порядка исчисления и уплаты налога на доходы физических лиц (НДФЛ). Федеральный закон от 14.07.2022 № 263-ФЗ принес с собой радикальные нововведения, в частности, изменив дату получения дохода в виде заработной платы. Если ранее датой получения такого дохода считался последний день месяца, за который он был начислен, то теперь датой получения дохода является дата фактической выплаты. Это означает, что НДФЛ необходимо исчислять и удерживать при каждой выплате дохода, включая аванс.

Мы разберем, как эти изменения повлияли на работу в программах 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) версий 2.5 и 3.1, и какие шаги необходимо предпринять для корректного соблюдения нового порядка.

Новые правила исчисления и уплаты НДФЛ с авансов с 2023 года

Прежде чем углубиться в особенности работы с 1С, давайте рассмотрим подробнее основные законодательные изменения. Федеральный закон от 14 июля 2022 г. N 263-ФЗ внес ключевые поправки в Налоговый кодекс РФ, в том числе:

1. Пункт 2 статьи 223 Налогового кодекса РФ признан утратившим силу. Именно эта норма ранее устанавливала, что датой фактического получения дохода в виде оплаты труда являлся последний день месяца, за который этот доход был начислен. Отмена этой нормы означает, что теперь любая выплата в счет заработной платы, включая аванс, рассматривается как доход, с которого необходимо удерживать НДФЛ.
2. Радикально изменились сроки перечисления НДФЛ в бюджет. Для большинства предприятий с 1 января 2023 года НДФЛ можно уплачивать не позднее 28-го числа месяца, в котором осуществлена выплата (для выплат с 23-го числа прошлого месяца по 22-е число текущего месяца). Это требует более оперативного учета и перечисления налога.

Таким образом, работодатели теперь обязаны исчислять и удерживать НДФЛ при каждой фактической выплате дохода, будь то аванс или окончательный расчет за месяц. Это повлекло за собой необходимость перестройки учетных процессов и доработки программного обеспечения.

Решение проблемы в 1С:ЗУП 3.1

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 разработчики 1С предусмотрели и поддерживают реализацию нового порядка исчисления НДФЛ с аванса. Для корректной работы мы должны выполнить следующие шаги:

1. Обновление программы: Убедимся, что наша программа обновлена до актуальной версии. Именно в последних релизах ЗУП 3.1 реализован необходимый функционал.
2. Настройки учетной политики и параметров расчета зарплаты: После обновления мы должны проверить и при необходимости изменить настройки в учетной политике организации. Необходимо установить параметры, позволяющие производить расчет НДФЛ при выплате аванса.
3. Расчет аванса "расчетным путем": Для корректного удержания НДФЛ с аванса в ЗУП 3.1 мы должны использовать метод расчета аванса "расчетным путем". Это означает, что мы будем заполнять и проводить документ "Начисление за первую половину месяца". Именно этот документ позволяет программе исчислить НДФЛ с выплачиваемого аванса.
4. Особенности для сдельщиков: Если в нашей организации есть сдельщики и возникает проблема с расчетом аванса для них, мы можем рассмотреть возможность использования механизма "Доплата до МРОТ". В ЗУП 3.1 эта функциональность позволяет всем сдельщикам, при закрытии сдельных работ один раз в месяц, считать аванс исходя из МРОТ, обеспечивая корректное исчисление НДФЛ за первую половину месяца.

Даже если мы выплачиваем аванс фиксированной суммой или процентом от тарифа, для корректного удержания НДФЛ в ЗУП 3.1, как правило, потребуется предварительно провести расчет за первую половину месяца. Это гарантирует, что НДФЛ будет правильно исчислен, зарегистрирован и учтен.

Решение проблемы в 1С:ЗУП 2.5: Официальные обновления и рекомендуемые подходы

Для организаций, которые, как и многие, продолжали использовать 1С:ЗУП 2.5, ситуация с новыми правилами по НДФЛ с аванса оказалась более сложной. Изначально поддержка законодательных изменений в ЗУП 2.5 была ограничена, и многие не знали, будет ли она вообще реализована. Однако, разработчики 1С все же внесли некоторые изменения для частичной поддержки нового порядка.

Официальные обновления для ЗУП 2.5

В релизе 2.5.181.2 от 13.01.2023 и последующих обновлениях была реализована возможность регистрировать НДФЛ с аванса. Для этого мы должны:

1. Обновить конфигурацию: Убедимся, что наша программа 1С:ЗУП 2.5 обновлена до версии 2.5.181.2 или выше.
2. Использовать флажок "Регистрировать данные в учете по НДФЛ": В документе "Начисление зарплаты сотрудникам организаций" был добавлен специальный флажок с названием "Регистрировать данные в учете по НДФЛ". Мы должны установить этот флажок и провести документ.
3. Особенности применения:
   • Этот флажок становится видимым и доступным для использования, если в документе выбран расчетный месяц, начиная с которого применяются новые правила, например, "Декабрь" (для выплат в январе 2023 года и далее). Возможно, его поведение может зависеть от выбранного периода или других настроек.
   • Данный механизм предназначен для регистрации исчисленного НДФЛ при расчете зарплаты за первую половину месяца. Это означает, что для корректного учета НДФЛ с аванса, нам придется использовать механизм расчета зарплаты за первую половину месяца, даже если раньше аванс выплачивался фиксированной суммой.

Рассмотрим пример использования:

// Открываем документ "Начисление зарплаты сотрудникам организаций".
// Указываем период начисления (например, первая половина января 2023 года).
// Устанавливаем флажок "Регистрировать данные в учете по НДФЛ".
// Заполняем и рассчитываем документ.
// Проводим документ, чтобы исчисленный НДФЛ был зарегистрирован.

Необходимо постоянно следить за выходом новых обновлений для ЗУП 2.5, так как функционал может дорабатываться и уточняться. Например, уже после 2.5.181.2 вышло обновление 2.5.182.1, которое могло содержать дальнейшие исправления и улучшения.

Альтернативные подходы и доработки для 1С:ЗУП 2.5

Несмотря на появление официальной поддержки в ЗУП 2.5, в некоторых случаях, особенно при наличии специфичных бизнес-процессов, она может не охватывать все сценарии. В таких ситуациях организации были вынуждены идти на перестройку процессов или собственные доработки.

Перестройка внутренних процессов

Один из наиболее очевидных, хотя и трудоемких, путей решения для ЗУП 2.5 — это изменение порядка расчета заработной платы и авансов:

1. Расчет зарплаты дважды в месяц: Мы можем убрать понятие "аванс" из оборота в привычном понимании и перейти к полному расчету заработной платы дважды в месяц. Сначала мы рассчитываем зарплату с 1 по 15 число месяца и производим выплату, удерживая с нее НДФЛ. Затем мы рассчитываем зарплату с 16 по 30 (или 28, 31) число и выплачиваем остаток, также исчисляя и уплачивая НДФЛ.
2. Изменение методики для сдельщиков: Этот подход может быть особенно сложен для производственных предприятий, где сдельные наряды традиционно закрываются один раз в месяц. В таком случае, нам придется перестраивать всю работу, включая закрытие табелей и нарядов дважды в месяц. Это требует значительных организационных изменений и согласования с производственным отделом.

Важно понимать: Если мы не переходим на ЗУП 3.1, и официальные обновления не покрывают наши нужды, нам придется перестраивать не только всю работу, но и весь расчет НДФЛ. Возможно, часть учета придется вести вручную, поскольку даты получения дохода и сроки уплаты НДФЛ сдвигаются на даты фактических выплат.

Кастомные доработки ЗУП 2.5

Некоторые организации, сталкиваясь с ограничениями стандартного функционала и нежеланием кардинально менять бизнес-процессы, выбирали путь собственной доработки конфигурации ЗУП 2.5. Рассмотрим пример такой доработки, описанный на форуме, позволяющей удерживать НДФЛ и исполнительные листы с аванса:

1. Цель доработки: Включить учет удержаний (НДФЛ, исполнительные листы) в документе "Зарплата к выплате организаций", когда он используется для выплаты аванса.
2. Место изменения: Правки вносятся в общий модуль ЗарплатаКВыплатеОрганизацийСервис.
3. Конкретная функция: Изменяется функция ИмяСтраницыНастройкиРасчета. Эта функция определяет, какая страница настроек отображается в документе в зависимости от характера выплаты.
4. Пример кода доработки:
   Скопировать код

   
   // В общем модуле "ЗарплатаКВыплатеОрганизацийСервис"
   // В функции "ИмяСтраницыНастройкиРасчета"
   // Ищем фрагмент кода, где определяется страница для аванса:
   .....
   ИначеЕсли ХарактерВыплаты = Перечисления.ХарактерВыплатыЗарплаты.АвансЗаПервуюПоловинуМесяца Тогда
       // Исходная строка, которая обычно использовалась для аванса:
       //ИмяСтраницы = "АвансЗаПервуюПоловинуМесяца"; 
               
       // Измененная строка:
       // Мы меняем страницу на "ПрочиеВыплаты", которая позволяет включать учет удержаний.
       ИмяСтраницы = "ПрочиеВыплаты"; 
   ..........
   

5. Результат: После этой доработки, при создании документа "Зарплата к выплате организаций" с характером выплаты "АвансЗаПервуюПоловинуМесяца", будет доступна страница настроек, аналогичная "Прочим выплатам" (например, больничным или премиям), где можно будет включить учет удержаний. Это позволит программе исчислять НДФЛ и исполнительные листы непосредственно при выплате аванса.

Важное примечание: Подобные доработки требуют участия квалифицированного программиста 1С, поскольку они затрагивают типовую конфигурацию и могут вызвать сложности при дальнейших обновлениях. Мы должны тщательно тестировать такие изменения.

Рекомендации по переходу на ЗУП 3.1

Учитывая все сложности с адаптацией ЗУП 2.5 к новым законодательным требованиям, а также ограниченную поддержку этой версии, мы настоятельно рекомендуем рассмотреть и, по возможности, осуществить переход на 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1. Эта версия программы:

1. Обладает официальной поддержкой: Все актуальные изменения законодательства, включая новые правила по НДФЛ, оперативно реализуются в ЗУП 3.1.
2. Более гибкая: Позволяет настраивать множество процессов в пользовательском режиме, что снижает потребность в доработках.
3. Гарантированная продолжительность поддержки: В отличие от ЗУП 2.5, которая постепенно уходит из активной поддержки, ЗУП 3.1 является актуальной версией и будет поддерживаться долгосрочно.

Мы понимаем, что переход на новую систему может быть трудоемким, особенно для организаций со сложными расчетами и специфическими методологиями. Однако долгосрочная перспектива и минимизация рисков, связанных с несоблюдением законодательства и отсутствием автоматизации, делают этот шаг оправданным.

Заключение

Изменения в порядке исчисления и уплаты НДФЛ с авансов, вступившие в силу с 2023 года, являются одними из наиболее значимых за последнее время. Мы выяснили, что для корректной работы в 1С:ЗУП необходимо внимательно отнестись к обновлениям программы и настройкам. В ЗУП 3.1 реализован полноценный механизм, требующий использования "расчетного пути" для авансов. Для пользователей ЗУП 2.5 ситуация сложнее, но благодаря официальным обновлениям (начиная с 2.5.181.2, с использованием флажка "Регистрировать данные в учете по НДФЛ") и возможностям для доработок и перестройки внутренних процессов, мы также можем адаптироваться к новым требованиям.

В любом случае, нам предстоит помучиться с новым пониманием и применением этих изменений. Мы должны быть готовы к перестройке привычных процессов и внимательному контролю за расчетом и уплатой НДФЛ, чтобы избежать ошибок и штрафов.