← На главную

При работе на ордерном и адресном складе часто возникает ситуация, когда фактическое количество поступившего товара оказывается меньше, чем указано в сопроводительных документах поставщика (ТОРГ-12 или УПД). Рассмотрим, как штатно организован процесс приемки товаров с расхождениями в конфигурации «1С:Управление торговлей 11» (а также в «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация»), как правильно распределить поступивший товар по ячейкам и выравнять оперативный и финансовый учет.

Разделение складского и финансового контуров

Для понимания логики работы системы важно учитывать, что в 1С разделены два независимых контура учета: складской и финансовый. Каждый из них использует собственный документооборот и регистры накопителей.

1. Складской контур. Используется сотрудниками склада (кладовщиками, операторами приемки). Здесь оформляются ордера (например, Приходный ордер на товары) и документы размещения по ячейкам (Отбор (размещение) товаров). Кладовщик фиксирует исключительно физический факт наличия номенклатуры на складе без привязки к ее стоимости и взаиморасчетам.
2. Финансовый контур. Используется менеджерами по закупкам и бухгалтерией. Здесь оформляются накладные (Приобретение товаров и услуг), акты и документы корректировок. Этот контур отвечает за долги перед контрагентами, себестоимость и бухгалтерский баланс.

На адресном складе приходный ордер фиксирует физическое поступление груза в так называемую «Зону приемки» (промежуточную буферную ячейку). Процесс дальнейшего раскладывания по адресным ячейкам строится только на основании фактически принятого и оприходованного этим ордером товара. Изменить приходный ордер «задним числом» по результатам автоматического размещения по ячейкам в современных релизах нельзя, так как задания на размещение формируются строго на основе уже проведенного ордера.

Штатный алгоритм приемки товара при недостаче

Проанализируем поэтапный порядок действий, если поставщик привез 90 единиц товара, а по финансовым документам числится 100 единиц.

Шаг 1. Фиксация фактического количества кладовщиком

При поступлении груза кладовщик пересчитывает номенклатуру в зоне выгрузки и создает складской документ.

1. Перейдем в рабочее место Склад и доставка — Приемка.
2. Сформируем документ Приходный ордер на товары на основании заказа или накладной поставщика.
3. В табличной части документа или через форму сканирования укажем фактически пересчитанное количество (в нашем примере — 90 штук).
4. Установим документу статус Принят и проведем его.

После проведения ордера фактически принятый товар числится в складском учете в «Зоне приемки».

Шаг 2. Размещение товара по адресным ячейкам

После проведения приходного ордера формируются распоряжения на раскладку товара по ячейкам хранилища.

1. В рабочем месте Склад и доставка — Размещение товаров в ячейки создаем документ Отбор (размещение) товаров.
2. Система автоматически рассчитывает ячейки для 90 принятых units.
3. Сотрудник склада раскладывает товар по ячейкам и переводит документ в статус Выполнено без ошибок (или фиксирует фактическое выполнение через ТСД).

Таким образом, весь фактически поступивший товар успешно перемещен из зоны приемки в ячейки адресного хранения.

Шаг 3. Отражение расхождений в финансовом учете

Так как по финансовым документам менеджер или бухгалтер оформил Приобретение товаров и услуг на 100 единиц, в системе возникает разрыв между складскими остатками и накладной.

1. Убедимся, что в администрировании закупок включена опция Акты о расхождениях после приемки.
2. Перейдем в раздел Закупки — Документы закупки и откроем первичный документ Приобретение товаров и услуг (или сформируем документ из журнала актов).
3. Нажмем Создать на основании — Акт о расхождениях после поступления.
4. В открывшемся документе воспользуемся командой Заполнить — Факт по приемке. Программа автоматически сопоставит данные финансового документа (100 шт.) с данными проведенных приходных ордеров (90 шт.) и выведет расхождение (-10 шт.).
5. На вкладке настройки вариантов отражения установим необходимое решение по недопоставке:
   • Оформить корректировку закупки: если поставщик признает недостачу и изменит документы (уменьшит наш долг).
   • Ожидать допоставку: если поставщик обязуется привезти недостающие 10 единиц позже.
   • Списать на расходы / виновных лиц: если недостача принимается на баланс предприятия.
6. После утверждения Акта сформируем документ Корректировка приобретения, который приведет финансовые взаиморасчеты и себестоимость в соответствие с фактической приемкой.

Альтернативные варианты и особенности работы

В зависимости от регламента предприятия и условий работы с контрагентами можно применять альтернативные схемы:

1. Корректировка накладной до проведения ордера. Если представитель поставщика присутствовал при выгрузке и сразу согласился перевыписать УПД на фактические 90 единиц, менеджер исправляет количество в документе Приобретение товаров и услуг до проведения приходного ордера. В этом случае оформлять Акт о расхождениях не требуется.
2. Приемка с помощью Терминалов Сбора Данных (ТСД). При использовании мобильного рабочего места сканирование штрихкодов происходит непосредственно в момент выгрузки. По окончании сканирования ТСД отправляет в 1С готовый Приходный ордер на товары с точным фактическим количеством, исключая ручной ввод.
3. Закрытие Заказа поставщику. Внимательно следите за статусом исходного документа Заказ поставщику. Даже если вы оформили корректировку приобретения, строка с недостающими 10 единицами может остаться активной к поступлению. Если допоставка не планируется, в Заказе поставщику необходимо вручную выделить недопоставленные строки и установить флаг Отменено с указанием причины отмены.

Контроль расхождений

Для проверки корректности закрытия складских и финансовых документов используем стандартный отчет Склад и доставка — Отчеты по складу — Контроль оформления документов товародвижения. Данный отчет наглядно показывает позиционные расхождения между оформленными накладными и проведенными ордерами на товар.