← На главную

В практической работе расчетчиков и бухгалтеров нередко возникает задача, когда сотрудники одного структурного подразделения должны относиться на разные счета затрат. Классический пример: врачи и медицинские сестры отделения отражаются на счете 20.01 «Основное производство», а младший медицинский персонал (санитарки) — на счете 25 «Общепроизводственные расходы». Ситуация усложняется тем, что медсестры могут временно переводиться на должности санитарок или совмещать обязанности.

Искусственное дробление подразделения в справочнике Подразделения (например, создание фиктивной «Санитарной группы») приводит к искажению кадровой структуры и неудобствам при формировании печатных форм приказов и отчетов. Разберем по шагам, как решить эту задачу штатными механизмами конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1.

Иерархия способов отражения расходов в 1С:ЗУП 3.1

Проанализируем механизм, по которому программа определяет проводку при начислении зарплаты. Система применяет способ отражения по принципу от частного к общему, где более детальная настройка перекрывает общую:

1. Расчетный документ: если в самом первичном документе (например, премия или разовое начисление) выбран конкретный способ бухучета, он имеет наивысший приоритет.
2. Вид расчета: настройка бухучета на закладке «Налоги, взносы, бухучет» в карточке начисления.
3. Сотрудник / плановые условия: способ, заданный кадровыми документами, позицией штатного расписания или документами изменения бухучета.
4. Подразделение: способ отражения, указанный в карточке подразделения.
5. Организация: общий способ отражения зарплаты по умолчанию для всей организации.

Благодаря этой иерархии нам не требуется менять способ отражения подразделения — достаточно переопределить учет на уровне сотрудника или его позиции.

Предварительные системные настройки

Для того чтобы система позволяла гибко управлять счетами и субконто на уровне штатного расписания и кадровых документов, проверим параметры программы:

1. Перейдем в раздел Настройка — Расчет зарплаты.
2. Убедимся, что установлены флаги «Регистрировать бухучет плановых начислений» и «Регистрировать бухучет документов как распределение».
3. Если на предприятии ведется штатное расписание, в разделе Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания должна быть включена соответствующая опция.

Способ 1. Указание способа учета в позиции штатного расписания

В карточке элемента справочника Должности поле бухучета отсутствует, так как одна и та же должность может использоваться в разных отделах. Однако в конфигурации предусмотрена привязка к конкретной позиции штатного расписания:

1. Откроем раздел Кадры — Штатное расписание (или документ Изменение штатного расписания).
2. Откроем позицию санитарки в нужном подразделении.
3. На закладке Дополнительно найдем поле «Счет, субконто» (способ отражения) и выберем способ со счетом затрат 25.
4. Для позиций врачей и медсестер укажем способ со счетом 20.01 (либо оставим пустым, если 20.01 задан для подразделения в целом).

При приеме или кадровом переводе сотрудника на настроенную позицию программа автоматически заполнит нужный способ отражения в кадровом документе.

Способ 2. Временный перевод сотрудника на другую должность

Когда медицинская сестра временно заменяет санитарку, оформим изменение документом Кадровый перевод:

1. Создадим документ Кадровый перевод (раздел Кадры — Приемы, переводы, увольнения).
2. Укажем дату начала и дату окончания временного перевода в поле «Перевести по».
3. Выберем позицию санитарки.
4. На закладке Дополнительно установим флаг «Изменить бухучет зарплаты». Если в штатной позиции уже был прописан счет 25, система заполнит его автоматически.

По наступлении даты окончания временного перевода программа автоматически вернет прежние условия оплаты труда и исходный способ отражения затрат (счет 20.01) без необходимости создавать дополнительный приказ.

Способ 3. Использование документа «Бухучет зарплаты сотрудников»

Если штатное расписание в программе отключено или кадровый учет ведется без изменения позиций, воспользуемся специализированным документом регистрации бухучета:

1. Перейдем в раздел Зарплата — Бухучет — Бухучет зарплаты сотрудников.
2. Создадим новый документ и выберем санитарок или временно переведенную медсестру.
3. Укажем способ отражения (счет 25) и период действия в полях «Действует с...» и «по...».

Важное ограничение: данный документ регистрирует изменения с начала расчетного месяца. Если требуется изменить проводку строго с середины месяца, необходимо использовать кадровые документы перевода или распределение заработка.

Способ 4. Совмещение и распределение основного заработка

Рассмотрим две сопутствующие ситуации:

1. Совмещение обязанностей: если медсестра не переводится полностью, а выполняет функции санитарки параллельно с основной работой, создадим документ Совмещение должностей. В поле «Способ отражения» укажем счет 25. В результате основной оклад медсестры спишется на 20.01, а доплата за совмещение — на 25.
2. Распределение заработка в долях: если сотрудник в течение месяца выполнял работы по разным направлениям без четких кадровых приказов, используем документ Распределение основного заработка (раздел Зарплата — Бухучет). В табличной части укажем сотрудника и распределим его заработок между способами учета (например, 70% на счет 20.01 и 30% на счет 25).

Таким образом, комбинируя возможности штатного расписания и кадровых документов, мы получаем полностью автоматическое и корректное заполнение документа Отражение зарплаты в бухучете без создания избыточных структурных подразделений.