← На главную

При организации складской логистики с использованием терминалов сбора данных (ТСД) нередко возникает задача частичной отгрузки заказа клиента. Попытка решить эту задачу путем предварительного создания документов Реализация товаров и услуг до фактической сборки приводит к серьезным учетным и налоговым рискам. Рассмотрим, почему нельзя оформлять накладные «про запас» и как правильно выстроить процесс отбора товаров с помощью типовых механизмов 1С:УТ 11 и интеграции с ТСД.

Почему нельзя создавать документ «Реализация товаров и услуг» до сборки товара

Проанализируем риски, о которых предупреждает бухгалтерия при попытке создавать реализации на этапе подготовки к сборке:

1. Налоговый учет и признание выручки: При проведении документа Реализация товаров и услуг списывается себестоимость, формируются проводки по взаиморасчетам и признается доход от реализации. Если товар фактически не передан покупателю и остается на складе до конца отчетного периода, у компании возникает необоснованное начисление НДС и налога на прибыль.
2. Синхронизация с бухгалтерией: При типовом обмене между «1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерией предприятия» созданные накладные попадают в бухгалтерскую базу, искажая реальные остатки и финансовый результат.
3. Блокировка заказа: Созданная накладная блокирует возможность оперативной корректировки цен, условий оплаты и скидок в исходном заказе клиента.

Вариант 1. Настройка ордерной схемы: «Сначала заказы, затем ордера и накладные»

Наиболее надежным и типовым способом разделения складского и финансового контура является использование ордерного склада. В 1С:УТ 11 существует возможность настроить порядок документооборота так, чтобы складской расходный ордер создавался непосредственно на основании заказа, а финансовая реализация оформлялась строго по факту собранного товара.

Разберем пошаговый алгоритм настройки и работы:

1. Настройка склада: В карточке склада перейдем на вкладку Ордерная схема и структура. Для опции При отгрузке установим флаг использования ордерной схемы и выберем порядок оформления накладных и расходных ордеров: Сначала заказы, затем ордера и накладные.
2. Формирование распоряжения в заказе: В документе Заказ клиента для тех строк, которые необходимо отгрузить прямо сейчас, установим статус действия Отгрузить (или К отгрузке). Остальные строки остаются со статусами Резервировать на складе или К обеспечению.
3. Создание расходного ордера: В рабочем месте Склад и доставка — Отгрузка заказ клиента отобразится в состоянии Ожидается отбор. Нажимаем кнопку Создать ордера. Созданный документ Расходный ордер на товары переводим в статус К отбору.
4. Сборка на ТСД: Задание на отбор (или расходный ордер) выгружается на ТСД. Кладовщик выполняет фактическое сканирование номенклатуры и штрихкодов ячеек.
5. Фиксация результатов сборки: После загрузки данных с ТСД в Расходный ордер на товары в нем фиксируется реально отобранное количество. Ордер переводится в статус К отгрузке (или К проверке при наличии дополнительного контроля).
6. Оформление реализации: Перейдем в журнал Продажи — Документы продажи (к оформлению). В списке появится заказ с основанием для оформления накладной. Выделяем строку и нажимаем Оформить по отгрузке. Система автоматически сформирует документ Реализация товаров и услуг, заполнив его строго фактически подобранными позициями.
7. Завершение отгрузки: После выезда машины со склада или подписания документов водителем/клиентом переводим Расходный ордер на товары в статус Отгружен.

Вариант 2. Фильтрация строк заказа при выгрузке на ТСД (без ордерной схемы)

Если предприятие временно не готово к переходу на полноценную ордерную схему, оптимизируем процесс обмена между 1С и программным обеспечением ТСД. Основная ошибка исходной схемы заключалась в передаче на терминал всех строк заказа без учета их обеспечения.

Рассмотрим, как скорректировать логику выгрузки:

1. Фильтрация по действию строки: В обработке интеграции с ТСД настроим алгоритм выборки строк табличной части Товары документа Заказ клиента. На мобильное устройство должны попадать исключительно строки, у которых реквизит Действие равен значению перечисления ПеречислениеСсылка.ВариантыОбеспечения.Отгрузить.
2. Частичная сборка на ТСД: Кладовщик видит на экране терминала только те позиции, которые физически готовы к отбору.
3. Обработка результатов в 1С: При выгрузке собранного документа с ТСД в 1С создается документ Реализация товаров и услуг. Если кладовщик собрал меньше, чем было запланировано в заказе, типовой механизм 1С автоматически расщепляет строку заказа: отгруженная часть закрывается накладной, а неотгруженный остаток переходит в статус резерва или ожидания обеспечения.

Обработка расхождений при сборке

Для контроля качества работы склада и выявления пересорта или недостач используем следующие типовые инструменты:

1. Проверка количества: При загрузке данных с терминала сопоставляем табличную часть документа в 1С с фактически отсканированными штрихкодами. При наличии расхождений система подсвечивает отклонения.
2. Акт о расхождениях: Если реализация уже была оформлена по предварительным данным, а расхождение обнаружено в момент погрузки, оформляем документ Акт о расхождениях после реализации. Он позволяет скорректировать складские остатки и взаиморасчеты без ручной правки проведенных накладных.

Применение схемы «Сначала заказы, затем ордера и накладные» полностью снимает претензии бухгалтерской службы, исключает работу кладовщиков с бумажными подборочными листами и сводит к минимуму ошибки человеческого фактора при частичной комплектации заказов.