Рассмотрим частую кадровую и расчетную ситуацию: сотрудница, находясь в отпуске по уходу за ребенком, решает выйти на работу на условиях неполного рабочего времени. Перед нами стоит задача правильно настроить программу 1С:Зарплата и Управление Персоналом так, чтобы одновременно начислялась заработная плата пропорционально отработанному времени, сохранялось пособие, корректно формировался табель учета рабочего времени (форма Т-13), а также правильно применялись стандартные вычеты по НДФЛ.
Проанализируем шаги решения этой задачи, начиная с базовых документов кадрового учета и заканчивая тонкостями расчета налогов.
Алгоритм действий зависит от версии используемой программы и актуального законодательства.
Для старых версий (например, 1С:ЗУП 2.5):
В более ранних редакциях программы пользователи часто пытались решить эту задачу через документы Возврат на работу и Кадровое перемещение. Однако, если в кадровом перемещении прекратить плановое начисление Отпуск по уходу за ребенком без оплаты, это может привести к потере статуса декретницы в некоторых отчетах. Основная сложность в старых версиях заключалась в автоматическом заполнении табеля, о чем мы поговорим ниже.
Для актуальных версий (1С:ЗУП 3.1):
В современных редакциях программы процесс значительно упрощен и автоматизирован.
Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком. В этом документе нужно установить флажок Изменить начисления и добавить в табличную часть плановое начисление — например, оклад пропорционально отработанным часам или оклад по дням. Пособие до 1.5 лет при этом остается действующим.Возврат из отпуска по уходу. Сотрудница переводится в статус работающей, ей назначается график (полного или неполного времени) и начисляется зарплата, а выплата пособия со стороны Социального фонда не прекращается.Один из главных камней преткновения при таком графике работы — формирование формы Т-13.
По умолчанию типовые алгоритмы 1С настроены следующим образом: если сотруднику в период декрета назначено рабочее время, программа отдает приоритет явке. В табеле будет проставлен обычный буквенный код Я и количество отработанных часов (например, 4 часа при графике на полставки).
Если внутренние регламенты вашей организации или требования проверяющих строго предписывают одновременное отражение в один день двух кодов (например, Я — часы работы и ОЖ — отпуск по уходу), разберем возможные пути решения:
Табель по данному сотруднику и вручную указать нужные коды и часы на каждый день. После ручного заполнения и проведения табеля, документ Начисление зарплаты и взносов отработает корректно. Это рабочий вариант, если таких сотрудников в компании единицы.Виды рабочего времени можно создать новый элемент. Скопируйте настройку стандартной явки и присвойте ей собственный уникальный буквенный код (например, ОЖДЯ). Этот новый вид времени затем нужно привязать к индивидуальному графику сотрудницы или добавить в настройки самого вида начисления. Тогда программа будет автоматически подставлять нужный составной код в табель.При уходе сотрудницы в декрет часто возникает вопрос: нужно ли приостанавливать или прекращать действие стандартного вычета на ребенка, ведь пособие НДФЛ не облагается? Выясним причину, почему делать этого не нужно.
По правилам Налогового кодекса РФ, стандартный налоговый вычет предоставляется за каждый месяц налогового периода (календарного года). Так как пособие по уходу за ребенком не подлежит обложению НДФЛ, налоговая база в месяцы "чистого" декрета равна нулю. Программа 1С понимает это и просто "накапливает" положенные вычеты из месяца в месяц.
Как только сотрудница выходит на неполный рабочий день и ей начисляется первая заработная плата, облагаемая налогом, программа автоматически применяет все накопленные с начала года вычеты к этому доходу. В документе начисления зарплаты, если посмотреть расчет с комментариями, это будет наглядно видно.
Важное ограничение: Вычеты накапливаются только в пределах одного календарного года. Если сотрудница находилась в отпуске по уходу весь год и до 31 декабря не получила ни одного рубля дохода, облагаемого НДФЛ, накопленные за этот год вычеты "сгорают". На следующий год они не переносятся. Задолженности по НДФЛ перед сотрудницей из-за непримененных вычетов в таком случае не возникает. Если же в конце года доход появился, и он оказался меньше накопленных вычетов, в результате может образоваться отрицательный налог. Эту сумму можно вернуть сотруднице, оформив в программе документ Возврат НДФЛ на основании ее письменного заявления.