← На главную

В процессе ведения бухгалтерского и кадрового учета в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП 3.1) бухгалтеры часто сталкиваются со следующей задачей: необходимо сделать так, чтобы определенное начисление (например, «Проезд на вахту», «Компенсация питания» или «Суточные») отражалось по строго заданной статье затрат (субконто), но при этом счет затрат (например, 20, 25, 26, 44) определялся автоматически — в зависимости от того, к какому подразделению относится сотрудник или какие персональные настройки бухучета для него заданы.

В этой статье мы подробно разберем, почему возникает данная проблема, рассмотрим архитектурные ограничения совместной работы ЗУП 3.1 и БП 3.0, а также изучим детальные пошаговые инструкции и современные инструменты (включая документ Бухучет начислений сотрудников), которые позволяют решить эту задачу без привлечения программистов и доработок системы.

1. Архитектурное ограничение: почему нельзя автоматически «скрестить» счет из одного места, а статью из другого

Выясним причину, по которой стандартная логика программы не позволяет сделать такую настройку «в один клик». Главная сложность заключается в желании пользователя собрать проводку по частям: взять счет дебета из настроек сотрудника или подразделения, а аналитику (субконто «Статьи затрат») — из настроек самого начисления.

В системе «1С:Предприятие 8» этот механизм работает по жестко монолитному принципу:

• Справочник Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете в ЗУП 3.1 содержит только наименования способов. По сути, это просто текстовые маркеры (например, «Проезд на вахту» или «Основная зарплата»).
• В 1С:Бухгалтерии 3.0 (БП) при синхронизации эти наименования сопоставляются с одноименным справочником. И именно на стороне БП для каждого способа жестко прописывается и счет дебета, и вся аналитика (включая субконто «Статьи затрат»).

Программа не умеет собирать проводку по частям. Она не может взять счет 20 из карточки подразделения, а статью затрат «Проезд на вахту» — из свойств начисления. Способ отражения всегда подставляется целиком. Если в способе указан счет 26 со статьей «Общехозяйственные расходы», программа не сможет автоматически заменить счет на 20, сохранив ту же статью затрат.

2. Методологическое решение: создание комбинированных способов отражения

Проанализируем ситуацию на уровне методологии учета. Чтобы обойти это ограничение, нам придется создать в ЗУП 3.1 и БП 3.0 несколько способов отражения под каждую возможную комбинацию счета и статьи затрат. Рассмотрим этот процесс по шагам.

Шаг 1. Создание способов в ЗУП 3.1
Перейдем в раздел Настройка — Способы отражения в бухучете и создадим необходимые элементы:

1. «Проезд на вахту (счет 20)»
2. «Проезд на вахту (счет 26)»
3. «Проезд на вахту (счет 44)»

Шаг 2. Настройка соответствия в БП 3.0
После проведения синхронизации перейдем в 1С:Бухгалтерию 3.0 в раздел Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — Отражение в учете — Способы учета зарплаты. Для каждого пришедшего из ЗУП способа укажем жесткие параметры:

• Для способа «Проезд на вахту (счет 20)» укажем счет дебета 20.01, номенклатурную группу, подразделение затрат и статью затрат «Проезд на вахту».
• Для способа «Проезд на вахту (счет 26)» укажем счет дебета 26 и ту же самую статью затрат «Проезд на вахту».

Теперь перед нами стоит задача: как распределить эти комбинированные способы между сотрудниками так, чтобы программа автоматически понимала, кому какой способ назначить. И здесь нам на помощь приходят специализированные документы ЗУП.

3. Реализация точечной настройки через документ «Бухучет начислений сотрудников»

Начиная с версии ЗУП 3.1.9, разработчики добавили великолепный инструмент, который решает проблему точечной привязки способов отражения к конкретным начислениям конкретных сотрудников. Это документ Бухучет начислений сотрудников.

Рассмотрим подробнее, как им пользоваться:

1. Перейдем в раздел Зарплата — Бухучет (или воспользуемся общим журналом документов Бухучет начислений сотрудников).
2. Создадим новый документ.
3. В поле «Сотрудник» выберем конкретного работника, для которого настраивается бухучет.
4. В табличной части нажмем кнопку «Добавить».
5. В колонке «Начисление» выберем наше плановое или автоматическое начисление (в нашем примере это «Проезд на вахту»).
6. В колонке «Способ отражения» выберем один из созданных нами ранее комбинированных способов (например, «Проезд на вахту (счет 20)»).
7. Укажем дату в поле «Действует с». При необходимости можно ограничить срок действия настройки в поле «по».
8. Проведем документ.

Этот документ обладает высочайшим приоритетом. При расчете заработной платы и последующем заполнении документа Отражение зарплаты в бухучете программа увидит эту запись и применит указанный способ отражения именно к этому начислению для данного сотрудника. При этом основная зарплата сотрудника продолжит начисляться по его стандартному счету учета.

4. Развитие механизмов бухучета в новых версиях ЗУП 3.1 (версии 3.1.25 – 3.1.27 и новее)

Разберем, как эволюционировал этот механизм в последних релизах программы. Фирма «1С» значительно расширила возможности точечной настройки отражения расходов на оплату труда.

Новый документ «Бухучет зарплаты сотрудников» вместо карточки
Обратите внимание, что в актуальных версиях ЗУП (начиная с 3.1.25.36) изменить основной бухучет сотрудника непосредственно в его карточке на вкладке «Выплаты, учет затрат» больше нельзя. Теперь для этого используется специальный документ Бухучет зарплаты сотрудников. Он позволяет массово или индивидуально изменять основной способ отражения для сотрудников с определенной даты.

Регистрация бухучета плановых начислений в кадровых документах
Вы можете существенно упростить себе жизнь, настроив программу так, чтобы задавать индивидуальные способы отражения прямо в момент приема сотрудника на работу или перевода. Разберем, как это сделать:

1. Перейдем в меню Настройка — Расчет зарплаты.
2. Установим флажок «Регистрировать бухучет плановых начислений».
3. После активации этой опции в документах Прием на работу, Кадровый перевод, а также в документах назначения плановых начислений (например, Назначение планового начисления) появится дополнительная вкладка «Бухучет начислений».
4. На этой вкладке вы можете прямо в момент назначения начисления «Проезд на вахту» указать для него персональный способ отражения в учете. Это избавляет от необходимости создавать отдельный документ Бухучет начислений сотрудников.

Распределение основного заработка
Если деятельность ваших сотрудников носит многопрофильный характер, и их затраты нужно делить пропорционально (например, 70% на счет 20 и 30% на счет 26), воспользуйтесь документом Распределение основного заработка. Он позволяет гибко задать доли распределения всех начислений за месяц по разным счетам.

5. Иерархия (приоритет) определения бухучета в ЗУП 3.1

Чтобы безошибочно настраивать учет и понимать, почему программа выбрала тот или иной счет, нам необходимо досконально знать иерархию приоритетов. При заполнении документа Отражение зарплаты в бухучете программа ищет настройки отражения по цепочке от самого высокого приоритета к самому низкому.

Проанализируем эту цепочку ( приоритет №1 — самый высокий, приоритет №7 — самый низкий):

1. Способ, указанный непосредственно в расчетном документе. Актуально для разовых начислений, премий, отпусков, больничных и командировок. Если вы заглянете внутрь этих документов, то на вкладке «Дополнительно» или прямо в шапке увидите поле «Счет, субконто». Способ, указанный там, перекрывает абсолютно все остальные настройки в программе.
2. Документ «Бухучет начислений сотрудников» (или настройки на вкладке «Бухучет начислений» кадровых документов приема/перевода). Это как раз тот инструмент, который мы подробно рассмотрели в разделе 3.
3. Основной бухучет сотрудника. Задается документом Бухучет зарплаты сотрудников (или распределяется документом Распределение основного заработка). Это основной счет сотрудника, на который падает его оклад.
4. Способ отражения, настроенный для Территории. Если в вашей базе ведется учет по обособленным территориям (актуально для вахтовых поселков, удаленных участков), то способ отражения, привязанный к Территории в справочнике Территории, будет иметь приоритет над подразделением и организацией.
5. Способ отражения в свойствах самого Начисления. Настраивается в меню Настройка — Начисления на вкладке «Налоги, взносы, бухучет» в разделе «Бухучет». Если здесь выбран конкретный способ отражения, он применится ко всем сотрудникам, у которых нет более приоритетных индивидуальных настроек (п. 1, 2, 3).
6. Способ отражения, заданный для Подразделения. Задается в карточке подразделения на вкладке «Бухучет и выплата зарплаты».
7. Способ отражения для Организации в целом. Самый низкий приоритет. Задается в свойствах организации на вкладке «Учетная политика и другие настройки» — ссылка «Бухучет и выплата зарплаты». Применяется только тогда, когда по цепочке выше не найдено вообще никаких настроек.

Резюме и практические рекомендации

Посмотрим на общую картину и подведем итог. Чтобы успешно решить задачу отражения начисления «Проезд на вахту» (или любого другого аналогичного начисления) по нужной статье затрат с сохранением правильного счета:

• Откажитесь от попыток заставить программу брать счет из одного места, а субконто из другого. Это невозможно из-за архитектуры интеграции ЗУП и БП.
• Создайте в справочнике способов отражения несколько комбинаций (например, под счет 20 и под счет 26).
• Используйте документ Бухучет начислений сотрудников для точечной привязки этих способов к конкретным людям, если таких сотрудников немного.
• Включите флажок Регистрировать бухучет плановых начислений в настройках расчета зарплаты, чтобы задавать эти параметры непосредственно в кадровых документах при приеме сотрудников на работу или кадровом переводе.

Применяя эти правила и зная иерархию приоритетов бухучета, вы сможете настроить автоматическое и безошибочное отражение любых сложных начислений в вашей базе 1С.