← На главную

При формировании справки 2-НДФЛ за год бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией, когда доходы сотрудника, начисленные за январь, неожиданно переходят на февраль либо полностью выпадают из привычного расчетного периода. Особенно наглядно эта ситуация проявляется, когда в одном месяце у одного сотрудника начислены и заработная плата, и отпускные. Проанализируем, почему возникает такое смещение и как правильно выстроить учетные документы в программе.

Законодательные особенности учета кодов дохода 2000 и 2012

Для понимания поведения программы необходимо разделять правила определения даты фактического получения дохода в целях исчисления НДФЛ согласно Налоговому кодексу РФ:

1. Код дохода 2000 (оплата труда): в соответствии с пунктом 2 статьи 223 НК РФ датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который этот доход был начислен. Именно поэтому зарплата за январь, фактически выплаченная 10 февраля, в регламентированных отчетах и справке 2-НДФЛ корректно относится к январю.
2. Код дохода 2012 (отпускные выплаты): согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ датой фактического получения дохода для отпускных признается день непосредственной выплаты дохода (перечисления на расчетный счет или выдачи из кассы). Период самого отпуска значения не имеет. Если выплата отпускных отражена февральской датой, то и доход в справку 2-НДФЛ попадет строго в февраль.

Анализ причин смещения данных в учетной системе

Рассмотрим типовые ошибки и настройки документов, из-за которых происходит искажение периодов получения дохода в программе «КАМИН: Зарплата для бизнеса» и смежных конфигурациях 1С:

1. Нарушение сроков выплаты отпускных (статья 136 ТК РФ): оплата отпуска должна производиться не позднее чем за три календарных дня до его начала. Если отпуск начинается 25 января, средства должны быть выплачены сотруднику не позднее 21–22 января. Если межрасчетная выплата не оформлялась отдельным январским документом, а отпускные были включены в общую зарплатную ведомость от 10 февраля, система зафиксирует дату получения дохода 10.02.2016 и перенесет код 2012 в февраль.
2. Пропуск сотрудника в январском документе расчета налога: исчисление НДФЛ с заработной платы (код 2000) регистрируется документом НДФЛ в конце расчетного месяца. Если сотрудник был случайно исключен из январского расчета или документ не был проведен, начисление заработной платы подтянется только в февральский документ НДФЛ, что приведет к отражению дохода февралем.
3. Неверно выбранный расчетный период в документе выплаты: в документах выплаты реквизит даты документа задает фактический день перечисления, а реквизит расчетного периода связывает выплату с начислениями определенного месяца. Ошибка в установке периода «Февраль» вместо «Январь» нарушает привязку регистров.
4. Нарушение хронологической последовательности документов: проведение документа выплаты раньше, чем был рассчитан налог в документе НДФЛ, приводит к неверным движениям по регистрам налогового учета.

Пошаговый порядок исправления ситуации

Разберем по шагам алгоритм восстановления корректных записей налогового учета:

1. Оформление выплаты отпускных: проведем начисление отпуска январем. Создадим отдельный документ Выплата с помощником «Межрасчетная выплата», указав корректную дату перечисления в январе (не позднее трех дней до начала отпуска, например 21 или 22 января).
2. Перерасчет документа НДФЛ за январь: откроем документ НДФЛ от 31 января, перезаполним расчет по сотруднику. Убедимся, что по коду дохода 2000 дата получения зафиксирована как последнее число месяца — 31.01.2016.
3. Контроль выплаты заработной платы: проверим документ Выплата (помощник «Выплата зарплаты») от 10 февраля. В поле расчетного периода должен быть четко выбран «Январь 2016».
4. Последовательное перепроведение цепочки: перепроведем документы строго в хронологическом порядке: сначала документ начисления отпуска, затем межрасчетную январскую выплату отпускных, документ начисления зарплаты, документ НДФЛ за январь и, наконец, февральскую ведомость на выплату зарплаты.

После выполнения этих действий сформируем отчет повторно: суммы заработной платы и отпускных займут предусмотренный регламентом январский период.