← На главную

При применении упрощенной системы налогообложения с объектом «Доходы, уменьшенные на величину расходов» (УСН 15%) расходы на оплату труда признаются только при выполнении двух условий: заработная плата должна быть фактически начислена сотруднику и выплачена ему. Однако бухгалтеры регулярно сталкиваются с ситуацией, когда начисление проведено, деньги с расчетного счета списаны или выданы из кассы, но запись в Книгу учета доходов и расходов (КУДиР) не формируется, а отчет «Анализ учета по УСН» показывает долг или пустую графу по оплате труда.

Особенно часто эта сложность возникает, если учет заработной платы ведется во внешней программе (например, в «1С:Зарплата и управление персоналом»), а в «1С:Бухгалтерию предприятия 3.0» данные переносятся с помощью синхронизации. Разберем по шагам внутренние механизмы налогового учета УСН, выясним причину сбоя и устраним ее.

Архитектурная причина: почему при сводном учете КУДиР не заполняется автоматически

Главная причина отсутствия расходов в КУДиР кроется в особенностях регистра накопления Расходы при УСН и регистра Прочие расчеты. В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» аналитика по расчетам с персоналом в налоговых регистрах УСН жестко привязана к конкретному физическому лицу.

Если в параметрах информационной базы установлен признак учета зарплаты «Сводно по всем работникам», программа отражает движения по счету 70 общей суммой. При этом система теряет возможность автоматически сопоставить начисление конкретного сотрудника с его выплатой в специализированных регистрах налогового учета. Программа не может определить, чья именно задолженность погашена, и закрытие регистров УСН не происходит.

Для исправления ситуации необходимо переключить аналитику на персонифицированный учет:

1. Перейдем в раздел «Главное» (или «Администрирование») → «Параметры учета».
2. Откроем пункт «Настройка плана счетов».
3. Найдем строку «Учет расчетов с персоналом» и переведем переключатель в положение «По каждому работнику».

После включения этой настройки счет 70 получает субконто Работники организаций, что позволяет налоговым механизмам сопоставлять начисления и перечисления.

Примечание: Если организация принципиально отказывается от ведения аналитики по сотрудникам в бухгалтерской базе, признать такие затраты для УСН можно только вручную с помощью документа Запись книги доходов и расходов УСН (раздел «Операции»).

Настройка банковских и кассовых документов выплаты

Когда учет ведется по каждому сотруднику, программа требует строгой связи платежных документов с ведомостями на выплату зарплаты. Проанализируем, как должны быть оформлены платежные документы:

1. В документе Списание с расчетного счета выберем корректный вид операции:
   1. Если зарплата перечисляется в рамках зарплатного проекта, устанавливаем вид операции «Перечисление заработной платы по ведомостям». В появившемся поле «Ведомость» обязательно привязываем документ Ведомость в банк, выгруженный из программы расчета зарплаты.
   2. Если деньги переводятся на личный счет одного сотрудника, выбираем вид операции «Перечисление заработной платы работнику» и указываем конкретное физическое лицо и ведомость.
2. Если выдача производилась наличными, в документе Выдача наличных (РКО) выбираем вид операции «Выплата заработной платы по ведомостям» или «Выплата заработной платы работнику» с обязательным указанием документа Ведомость в кассу.

Контроль статей затрат и способов отражения зарплаты

Проверим настройки документа Отражение зарплаты в бухучете. В нем суммы разносятся по статьям затрат производственных или коммерческих расходов (счета 20, 25, 26, 44):

1. Откроем способ отражения заработной платы и провалимся в используемую «Статью затрат».
2. Проверим реквизит «Вид расхода (НУ)»: там обязательно должно быть выбрано значение «Оплата труда». Если реквизит оставлен пустым или установлен некорректный вид расхода, система проигнорирует суммы для целей УСН.
3. Убедимся, что по строкам начислений не установлен статус «Не принимаются к НУ».

Проверка задвоения физических лиц

При выгрузке информации из внешних баз («1С:ЗУП 2.5» или «1С:ЗУП 3.1») часто возникает техническая ошибка: дублирование элементов справочника Физические лица (например, из-за различий в написании ФИО, отсутствия ИНН или СНИЛС при сопоставлении). В результате начисление в документе Отражение зарплаты в бухучете фиксируется по одному элементу справочника, а выплата в банковской выписке — по другому.

В отчете Оборотно-сальдовая ведомость по счету 70 сальдо может визуально закрываться, если отчет сформирован без детализации. Но в регистрах УСН закрытия расчетов не происходит. Для устранения дублей выполним поиск и замену дублирующихся элементов через раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Поиск и удаление дублей».

Особенности признания авансов и хронология проведения

Важно помнить налоговые правила признания расходов на оплату труда:

1. Если выплата произведена после начисления: запись в КУДиР формируется в момент проведения банковской выписки или РКО на дату выплаты.
2. Если выплачен аванс (до начисления): при проведении документа списания формируется движение только по регистру Прочие расчеты. Сама запись в КУДиР появится только в момент проведения документа начисления (Отражение зарплаты в бухучете), когда закроется авансовый статус. Время документа начисления в конце месяца должно быть строго позже времени документов выплаты.

Обязательное групповое перепроведение документов

После изменения параметров учета и корректировки ведомостей в выписках движения по регистрам УСН не обновляются автоматически. Проведем восстановление последовательности:

1. Перейдем в раздел «Операции» → «Закрытие месяца» (либо «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Групповое перепроведение документов»).
2. Запустим перепроведение всех документов с 1 января текущего налогового периода.
3. Сформируем отчет «Анализ учета по УСН» в блоке «Оплата труда» и проверим отчет «Книга доходов и расходов» (раздел «Отчеты»). Расходы на выплату заработной платы будут корректно включены в графу 5 КУДиР.