Как оформить выплату и создать ведомость для бывших сотрудников в 1С:ЗУП 3.1

В процессе работы с программой 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 (редакции ПРОФ) пользователи часто сталкиваются с методологическим ограничением: документы, предназначенные для начислений бывшим сотрудникам, не позволяют создать на их основании ведомость на выплату. Программа регистрирует доход только для целей налогового учета (НДФЛ и страховые взносы), предполагая, что фактическое списание денежных средств будет произведено в бухгалтерской программе. Однако на практике бухгалтеру часто требуется закрыть взаиморасчеты именно в ЗУП, чтобы суммы не «висели» в отчетах как невыплаченные, а ведомости попадали в синхронизацию. Рассмотрим, как решить эту задачу различными способами. Для автоматического урегулирования подобных остатков можно использовать обработку для закрытия зависшего сальдо зарплаты к выплате в ЗУП 3.1.

Причина ограничения в версии ПРОФ

Прежде чем переходить к решениям, разберем ситуацию с точки зрения разработчиков. В версии ПРОФ расчеты с бывшими сотрудниками (выходные пособия, сохраняемый заработок на время трудоустройства, премии после увольнения) классифицируются как «незарплатные доходы». Для их регистрации используется документ Выплата бывшим сотрудникам. По умолчанию в этой версии программы не предусмотрен документ Ведомость на выплату прочих доходов, который есть в версии КОРП. Поэтому кнопка «Выплатить» или создание ведомости на основании часто недоступны. При оформлении таких расчетов может пригодиться внешняя печатная форма «Справка о выплате бывшим сотрудникам».

Решение 1: Программное включение функциональной опции (самый эффективный способ)

Проанализируем техническую сторону вопроса. Функционал по созданию ведомостей для прочих доходов в коде программы присутствует, но он скрыт интерфейсно для пользователей версии ПРОФ. Чтобы активировать возможность создания ведомостей непосредственно из документа Выплата бывшим сотрудникам, необходимо включить скрытую функциональную опцию. Выполним следующие шаги:

1. Откроем консоль кода или воспользуемся обработкой «Групповое изменение реквизитов» (если есть доступ к изменению констант).
2. Нам необходимо программно установить значение функциональной опции ИспользоватьВзаиморасчетыПоПрочимДоходам в состояние Истина.
3. Пример кода для включения (выполняется в контексте сервера):

// Включение возможности формирования ведомостей по прочим доходам
Константы.ИспользоватьВзаиморасчетыПоПрочимДоходам.Установить(Истина);
ПараметрыСеанса.ИспользоватьВзаиморасчетыПоПрочимДоходам = Истина;

После активации этой опции в программе произойдут важные изменения:

• В документе Выплата бывшим сотрудникам появится флаг «Будет оформлена ведомость».
• Станет доступна кнопка создания ведомости на основании документа.
• В разделе Выплаты появится новый вид документа — Ведомость прочих доходов.

Важно: Этот метод позволяет корректно фиксировать дату удержания НДФЛ по дате ведомости, а не по расчетной дате из документа начисления, что критично для отчета 6-НДФЛ.

Решение 2: Использование документа «Сохраняемый заработок на время трудоустройства»

Если речь идет конкретно о выплате выходного пособия за 2-й или 3-й месяц после увольнения (когда бывший сотрудник приносит справку из службы занятости), разберем стандартный механизм. В ЗУП 3.1 для этих целей предназначен специализированный документ Сохраняемый средний заработок на время трудоустройства.

Рассмотрим порядок действий:

1. Перейдем в раздел Зарплата — Все начисления.
2. Создадим документ Сохраняемый средний заработок на время трудоустройства.
3. Выберем уволенного сотрудника. Программа найдет его в списке, даже если он уже не является штатным работником.
4. В поле «Выплата» установим значение «В межрасчетный период».
5. После проведения документа нажмем кнопку «Выплатить». Программа сформирует обычную Ведомость в банк или Ведомость в кассу.

Нужно учитывать, что в данном случае расчеты пройдут по 70 счету (Зарплата). Если ваша учетная политика требует отражения таких выплат на 76 счете, этот метод может потребовать ручных корректировок при отражении зарплаты в финансовом учете.

Решение 3: Обходной путь через «Разовое начисление»

Рассмотрим еще один вариант, который часто используют бухгалтеры, если не хотят прибегать к программным правкам. Мы можем начислить сумму как обычную зарплатную выплату, но с определенными настройками.

Выполним следующие шаги:

1. Создадим документ Разовое начисление (раздел Зарплата).
2. В табличную часть выберем сотрудника через кнопку Подбор. Важный нюанс: при подборе убедитесь, что в фильтре не стоит ограничение «Только работающие сотрудники».
3. Укажите период, за который производится выплата (можно указать период до увольнения или текущий месяц).
4. В поле «Выплата» укажите «В межрасчетный период».
5. Нажмите кнопку «Выплатить». Будет создана стандартная ведомость. В ведомости в колонке «Учтенные как» проверьте значение — должно быть «Расчеты по оплате труда».

Нюансы отражения в бухгалтерском учете (Синхронизация с БП)

Проанализируем, как эти данные попадут в «1С:Бухгалтерию 8». Если вы используете стандартный документ Выплата бывшим сотрудникам (без включения скрытых опций), то схема будет следующей:

Данные передаются документом Отражение зарплаты в бухучете. Суммы по бывшим сотрудникам попадают на дебет счета затрат (например, 26 или 44) и кредит счета 76.10 «Прочие расчеты с физическими лицами». Сама выплата в бухгалтерии оформляется документом Списание с расчетного счета с видом операции «Прочее списание», где в качестве контрагента выбирается физическое лицо.

Если же вы включили функциональную опцию и используете Ведомость прочих доходов, то взаиморасчеты будут закрываться в ЗУП автоматически, а в бухгалтерию при синхронизации придет уже «оплаченная» задолженность, что значительно упрощает сверку остатков между базами.

Выводы и рекомендации

Выясним, какой способ лучше выбрать в зависимости от ситуации:

• Если выплаты бывшим сотрудникам носят регулярный характер, наиболее правильным будет программное включение опции ИспользоватьВзаиморасчетыПоПрочимДоходам. Это приблизит функционал ПРОФ к версии КОРП и обеспечит идеальный порядок в 6-НДФЛ.
• Для разовых выплат выходного пособия используйте штатный документ Сохраняемый средний заработок на время трудоустройства.
• Метод с Разовым начислением подходит как экстренная мера, но требует внимательности при заполнении аналитики счетов в бухгалтерском учете.