← На главную

С переходом на ФСБУ 5/2019 «Запасы» методика учета спецодежды и инвентаря существенно изменилась. Теперь стоимость таких объектов чаще всего списывается на расходы в момент передачи в эксплуатацию. Однако обязанность организации контролировать наличие и сроки использования спецодежды (согласно нормам охраны труда) никуда не исчезла. В системе 1С:ERP Управление предприятием 2.5 реализованы механизмы, позволяющие вести количественный учет на забалансовых счетах и отслеживать, когда сотруднику пора выдавать новый комплект. При необходимости задокументировать передачу СИЗ сотрудникам можно использовать внешнюю печатную форму «Ведомость учета выдачи спецодежды МБ-7» для документа внутреннего потребления.

Рассмотрим подробно, как настроить систему и какими инструментами пользоваться для оперативного контроля.

Настройка категорий эксплуатации — фундамент учета

Первым делом проанализируем настройки справочника Категории эксплуатации. Именно здесь закладываются правила, по которым система будет «понимать», как долго вещь должна служить сотруднику. Разберем основные реквизиты:

1. Способ погашения стоимости: Для соответствия ФСБУ 5/2019 выбираем вариант «При передаче в эксплуатацию». Это обеспечит автоматическое списание стоимости на затраты документом передачи, при этом объект попадет на забалансовый счет (например, МЦ.02).
2. Срок эксплуатации (в месяцах): Это ключевой параметр. Укажите здесь нормативный срок службы согласно вашим локальным нормативным актам или типовым нормам выдачи СИЗ.
3. Имущественный учет: Проверим, что включен количественный учет по сотрудникам, чтобы видеть, за кем именно закреплена спецодежда.

Выясним причину, почему это важно: если срок эксплуатации в категории не указан или указан неверно, типовые отчеты не смогут рассчитать дату планового списания, и автоматизация контроля станет невозможной.

Использование специализированных отчетов

Многие пользователи ищут отчеты по спецодежде в разделе склада, однако в последних версиях ERP логика работы с ТМЦ в эксплуатации тесно интегрирована с подсистемой внеоборотных активов. Проанализируем основные отчеты, которые помогут нам в работе:

1. Ведомость ТМЦ в эксплуатации: Это базовый отчет. Он показывает остатки и движения спецодежды на забалансовых счетах. Если вы считаете, что отчет «не работает», проверьте настройки фильтров: часто достаточно указать конкретное подразделение или счет учета МЦ.02.
2. ТМЦ в эксплуатации по срокам эксплуатации: Этот специализированный отчет позволяет увидеть не просто остатки, а распределение объектов по времени. Мы можем посмотреть, сколько вещей находится в эксплуатации до 6 месяцев, до года и так далее.
3. Остатки ТМЦ в эксплуатации: В этом отчете рекомендуется зайти в настройки и добавить поле «Дата завершения эксплуатации». Также полезно настроить группировку по этой дате. Таким образом, мы получим список сотрудников, у которых срок службы одежды подходит к концу в текущем месяце.

Рассмотрим подробнее ситуацию, когда типовой отчет не дает нужной детализации. В этом случае мы можем воспользоваться Универсальным отчетом по регистру накопления ТМЦ в эксплуатации. В этом регистре хранятся все необходимые данные: дата выдачи, физическое лицо, категория и количество.

Автоматизация списания и помощник заполнения

Когда срок эксплуатации спецодежды истекает, ее необходимо списать с забалансового учета. Делать это вручную, выбирая каждую позицию, трудозатратно. Разберем по шагам, как автоматизировать этот процесс:

1. Создаем документ Списание из эксплуатации (находится в разделе Склад и доставка — ТМЦ в эксплуатации).
2. В документе нажимаем кнопку «Заполнить».
3. Выбираем пункт «По остаткам с истекшим сроком».

Система проанализирует данные в регистре ТМЦ в эксплуатации, сопоставит дату документа Передача в эксплуатацию и нормативный срок из Категории эксплуатации. Если на текущую дату срок вышел, позиции автоматически попадут в табличную часть. Это и есть основной механизм контроля «постфактум».

Контроль через движения документов и регистры

Для продвинутых пользователей и администраторов системы полезно знать, где именно хранятся данные для контроля. Проанализируем движения документа передачи. Основным «поставщиком» информации для отчетов является регистр накопления ТМЦ в эксплуатации.

Если нам нужно создать свой собственный отчет, ориентируемся на следующие поля регистра:

• Дата передачи в эксплуатацию — точка отсчета.
• Категория эксплуатации.СрокЭксплуатации — длительность.
• Физическое лицо — ответственный держатель.
• Партия ТМЦ в эксплуатации — позволяет разделять выдачи одной и той же номенклатуры в разные периоды.

Важный нюанс: Начиная с версий ERP 2.5.11 и выше, усилен контроль за заполнением партий. Это критично для корректного расчета сроков, если одному и тому же сотруднику выдаются одинаковые куртки с разницей в полгода. Система будет четко знать, у какой из них срок истекает раньше.

Проведение инвентаризации

Не забудем и о фактическом контроле. Даже если стоимость списана, спецодежда — это собственность предприятия. Для проверки фактического наличия вещей у сотрудников используем документ Инвентаризация ТМЦ в эксплуатации. Он позволяет заполнить остатки по данным учета и отразить выявленные расхождения (например, если сотрудник уволился и не вернул форму, либо она пришла в негодность раньше срока).

Таким образом, связка «Категория — Документ передачи — Отчеты по срокам — Документ списания» обеспечивает полный цикл контроля спецодежды в 1С:ERP 2.5 в строгом соответствии с требованиями ФСБУ 5/2019. Для регламентированного бумажного оформления движения и списания вещей можно использовать набор внешних печатных форм МБ-7 и МБ-8.