Как в 1С:ЗУП 3.1 правильно рассчитать зарплату за март 2020 года при введении нерабочих дней и избежать занижения окладов отпускникам?

В конце марта 2020 года расчетчики и бухгалтеры по всей стране столкнулись с экстренной задачей: указом Президента дни с 30 по 31 марта были объявлены оплачиваемыми нерабочими. В связи с этим в производственный календарь программы 1С:ЗУП 3.1 были внесены изменения, уменьшившие норму рабочего времени в марте с 21 до 19 дней. Это привело к неожиданной и массовой проблеме: у сотрудников, которые часть марта находились в ежегодном отпуске или на больничном, сумма начисленного оклада оказалась существенно ниже ожидаемой (примерно на 4,5%).

Давайте подробно разберем, почему возник этот математический перекос, как временно решить проблему ручными настройками графиков работы и какое официальное системное решение в итоге реализовала фирма «1С» в последующих обновлениях.

Математика проблемы: почему уменьшилась зарплата «отпускников»?

Рассмотрим конкретный пример, который вызвал панику в бухгалтерских службах. Сотрудник работает на стандартной пятидневке с окладом 50 000 рублей. В марте 2020 года он находился в отпуске с 1 по 15 число (на этот период пришлось 9 рабочих дней по старому календарю).

Проанализируем расчет до изменения производственного календаря (исходя из нормы 21 день):

• Норма дней в марте: 21 день.
• Дней в отпуске: 9 рабочих дней.
• Фактически отработанные дни (явка): 12 дней (21 - 9).
• Расчет оклада: 50 000 руб. * 12 дней / 21 день = 28 571.43 руб.

Теперь посмотрим, что произошло, когда программа автоматически обновила производственный календарь и установила 30 и 31 марта как нерабочие дни (норма сократилась до 19 дней):

• Норма дней в марте: 19 дней.
• Дней в отпуске: 9 рабочих дней.
• Фактически отработанные дни (явка): 10 дней (так как 30 и 31 марта сотрудник официально не работал).
• Расчет оклада: 50 000 руб. * 10 дней / 19 дней = 26 315.79 руб.

В результате начисления сотрудника уменьшились на 4.5% от его оклада (потеря составила 2 255.64 руб.), хотя по смыслу Указа Президента РФ введение нерабочих дней не должно было ухудшать финансовое положение работников.

Вариант 1. Оперативное решение проблемы через ручную настройку графиков

Если расчет необходимо произвести немедленно, а обновленной версии программы еще нет под рукой, мы можем отключить автоматическую привязку графиков работы к измененному производственному календарю. Разберем этот процесс по шагам:

1. Перейдем в раздел Настройка — Графики работы сотрудников.
2. Откроем используемый график работы (например, «Пятидневка»).
3. В свойствах графика снимем флаг «При заполнении учитывать нерабочие дни». Это позволит сохранить рабочее время 30 и 31 марта в графиках сотрудников как обычную «Явку».
4. Для того чтобы программа при расчете оклада ориентировалась на график сотрудника, а не на глобальный производственный календарь, перейдем в раздел Настройка — Расчет зарплаты и установим использование нормы времени из индивидуального графика сотрудника.

При таких настройках норма времени для расчета останется равной 21 дню, фактически отработанное время сотрудника (с учетом явки 30 и 31 марта по графику) составит 12 дней, и сумма оклада рассчитается корректно:

ДоляОплаты = ОтработаноДней / НормаПоГрафику; // 12 / 21
РезультатРасчета = Оклад * ДоляОплаты; 

Вариант 2. Официальная методика «1С» с использованием кода времени «ОН»

В последующих релизах (начиная с версий 3.1.13.146 / 3.1.13.151) фирма «1С» добавила полноценный автоматизированный механизм для корректной оценки оплачиваемых нерабочих дней без ущемления прав сотрудников.

Для активации этой методики выполним следующие действия:

1. Перейдем в меню Настройка — Расчет зарплаты.
2. Установим флаг «Нерабочие дни в связи с коронавирусом оплачивать как отработанные по графику работы сотрудника».

После включения этой опции программа автоматически вносит изменения в алгоритмы:

• Дни с 30 по 31 марта (и последующие нерабочие дни апреля) в табелях учета рабочего времени кодируются специальным кодом ОН (Оплачиваемые нерабочие дни).
• Время с кодом ОН приравнивается к фактически отработанному времени для целей расчета оклада.
• Норма времени за март 2020 года для сотрудников остается равной 21 дню.

Посмотрим, как изменится расчет нашего «отпускника» при такой схеме:

• Отработанные дни (Явка): 10 дней.
• Оплачиваемые нерабочие дни (ОН): 2 дня.
• Всего оплачиваемого времени: 12 дней (10 Явки + 2 ОН).
• Норма времени: 21 день.
• Итоговый расчет: 50 000 руб. * (10 + 2) / 21 = 28 571.43 руб.

Таким образом, благодаря использованию времени ОН справедливость восстанавливается, и сотрудник получает полную сумму за отработанный период с сохранением оплаты за нерабочие президентские дни.

Что делать организациям, которые работали в обычном режиме?

Если ваша организация относится к непрерывно действующим производствам, аптекам, продуктовому ритейлу или иным сферам-исключениям, на которые действие Указа Президента не распространялось, сотрудники должны были работать в стандартном режиме.

В этом случае в настройках графиков работы сотрудников необходимо снять флаг «При заполнении учитывать нерабочие дни». В табелях учета рабочего времени за 30 и 31 марта должна стоять обычная «Явка» (Я). Норма времени останется равной 21 дню, работа в эти дни оплачивается в одинарном размере (так как эти дни не являлись выходными по графику сотрудника).

Важное последствие: Исключение дней «ОН» из среднего заработка

Обратите внимание на то, что Минтруд РФ в своем письме № 14-1/В-585 указал, что дни освобождения от работы с кодом ОН и начисленные за них суммы не должны учитываться при расчете среднего заработка для будущих отпусков, командировок или больничных.

Чтобы программа «1С:ЗУП 3.1» корректно исключала эти периоды, в настройках расчета зарплаты должны быть выбраны соответствующие периоды нерабочих дней, после чего необходимо запустить обработку «Обновить данные для расчета среднего заработка». Это гарантирует, что в будущем у ваших сотрудников не будут занижены суммы отпускных выплат.