← На главную

При ведении розничной торговли часто возникает ситуация, когда в начале рабочего дня продавцам или кассирам операционных касс выдаются наличные деньги из главной кассы для размена, а вечером возвращаются обратно вместе с выручкой. Разберем, какими проводками и документами правильно оформить эти операции в программе «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» с точки зрения кассовой дисциплины и методологии бухгалтерского учета.

Проанализируем специфику типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия (в отличие от «1С:Розницы» или «1С:УНФ»). В ней отсутствует специализированный учет кассовых ящиков ККМ (служебного внесения и изъятия), а кассовая книга формируется централизованно. Поэтому на практике применяются несколько вариантов решения задачи.

Вариант 1. Учет без ежедневных бухгалтерских проводок по размену (рекомендуемый)

Рассмотрим нормативную базу: согласно Указанию Банка России № 3210-У, передача наличных денег между старшим кассиром и кассирами операционных касс (продавцами) в течение рабочего дня внутри одного обособленного подразделения регистрируется в Книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Кассир просто расписывается за полученные средства утром и сдает остаток вечером.

На самой контрольно-кассовой технике (ККТ) выполняются технологические операции:

1. Утром пробивается «Внесение» (служебное внесение) на сумму размена. Эта операция не является продажей и не попадает в фискальный оборот выручки.
2. Вечером оформляется «Выемка» (служебное изъятие) всей суммы наличности из денежного ящика ККМ.

Разберем по шагам, как в таком случае отражаются операции в 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Сумма размена постоянно числится в остатке по счету 50.01 («Касса организации»). Утренние и вечерние передачи внутри дня не требуют создания кассовых ордеров РКО и ПКО.
2. По итогам смены оформляется документ «Отчет о розничных продажах» (раздел «Продажи» — «Отчеты о розничных продажах»), который списывает проданный товар и отражает фактическую выручку (проводка Дт 62.Р / 50.02 — Кт 90.01.1).
3. На фактическую выручку за смену оформляется документ «Поступление наличных» с видом операции «Розничная выручка» (проводка Дт 50.01 — Кт 62.Р).

В результате кассовая книга организации (КО-4) отражает реальный приход выручки, а разменная наличность контролируется бланком КО-5 без лишнего документооборота.

Вариант 2. Выделение постоянного разменного фонда через подотчет (счет 71)

Если продавцы не возвращают разменные деньги каждый вечер в главную кассу, а хранят их на точке в сейфе (или если руководство требует персональной финансовой ответственности по счетам бухучета), целесообразно оформить постоянный разменный фонд.

Разберем порядок оформления:

1. Руководитель издает приказ о закреплении фиксированной суммы разменного фонда за конкретным материально ответственным лицом (кассиром/продавцом).
2. В 1С:БП 3.0 создается документ «Выдача наличных» с видом операции «Выдача подотчетному лицу»:

   Проводка: Дт 71.01 — Кт 50.01

3. Сумма числится за сотрудником на счете 71.01 на протяжении всего срока действия приказа без необходимости ежедневного переоформления.
4. Ежедневная выручка от продаж приходуется в кассу в обычном порядке документом «Поступление наличных» (вид операции «Розничная выручка»):

   Проводка: Дт 50.01 — Кт 62.Р

5. При увольнении сотрудника, смене смены или закрытии торговой точки оформляется документ «Поступление наличных» с видом операции «Возврат от подотчетного лица»:

   Проводка: Дт 50.01 — Кт 71.01

Вариант 3. Использование операционной кассы (счет 50.02)

Если учетная политика предприятия жестко требует ежедневного движения размена через счета бухгалтерского учета, можно использовать субсчет 50.02 («Операционная касса»). Однако проанализируем нюансы: на субсчете 50.02 в типовой конфигурации ПРОФ нет аналитики по сотрудникам (субконто «Физические лица»), а проводки могут усложнить заполнение кассовой книги.

Схема ежедневных проводок при этом выглядит следующим образом:

1. Выдача размена из главной кассы в кассу торговой точки (документ «Выдача наличных» с видом операции «Инкассация» или «Прочий расход»):

   Проводка: Дт 57.01 — Кт 50.01

2. Прием денег в операционную кассу точки (документ «Поступление наличных»):

   Проводка: Дт 50.02 — Кт 57.01

3. Отражение дневной реализации документом «Отчет о розничных продажах»:

   Проводка: Дт 50.02 — Кт 90.01.1

4. Сдача выручки и размена вечером в главную кассу:

   Сдача выручки: Дт 50.01 — Кт 50.02

   Сдача размена (через счет переводов в пути): Дт 57.01 — Кт 50.02 и Дт 50.01 — Кт 57.01

Такой способ приводит к созданию 4–6 кассовых ордеров на каждую торговую точку в день, поэтому на практике его используют только при наличии автоматизированного обмена с фронт-офисными программами (например, «1С:Розница» или «1С:Управление торговлей»).

Выводы и рекомендации

Для небольших торговых точек наиболее оптимальным и простым решением является Вариант 1 (регистрация передачи размена в бумажном журнале КО-5 и внесение на ККТ без ежедневных кассовых ордеров в 1С) либо Вариант 2 (закрепление постоянного фонда через счет 71.01).