Каждый практикующий специалист в 1С:Управление торговлей (версии 11) рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда клиент возвращает ранее приобретенный товар (например, из-за обнаруженного брака), но при этом планирует получить взамен качественный аналогичный товар. Логичным действием пользователя кажется оформление документа Возврат товаров от клиента.
Однако после проведения возврата обнаруживается неожиданное поведение системы: специализированный отчет "Состояние выполнения заказов" никак не реагирует на этот документ. Состояние исходного заказа клиента остается неизменным (например, "Закрыт" или "Полностью отгружен"), а регистр накопления ЗаказыКлиентов не делает никаких сторнирующих или восстанавливающих движений. Проанализируем эту ситуацию, выясним причины такого поведения системы и разберем по шагам, как правильно отразить эту операцию в соответствии с методологией разработчиков фирмы 1С.
Для того чтобы понять, почему система ведет себя именно так, рассмотрим подробнее внутреннюю архитектуру учета заказов в ERP-платформах 1С (к которым относятся 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP). За учет обязательств компании перед покупателями отвечает специализированный регистр накопления ЗаказыКлиентов.
Движения в этом регистре подчиняются строгому регламенту:
Заказ клиента система делает движение "Приход" в регистр ЗаказыКлиентов. Это фиксирует наши обязательства по отгрузке определенного количества товаров покупателю.Реализация товаров и услуг система делает движение "Расход" по данному регистру. Таким образом, обязательство считается выполненным, а остаток по заказу обнуляется.Документ Возврат товаров от клиента физически не является регистратором для регистра ЗаказыКлиентов. И это не ошибка разработчиков, а глубоко продуманная бизнес-логика. Возврат товаров — это самостоятельное хозяйственное событие, фиксирующее переход права собственности на ценности обратно к продавцу и корректирующее взаиморасчеты (возникает наш долг перед клиентом в денежном эквиваленте). Сам по себе факт возврата не означает автоматического возобновления старого заказа. Клиент может иметь совершенно разные намерения:
Поскольку вариантов дальнейшего развития событий множество, система 1С не имеет права "додумывать" за пользователя и автоматически восстанавливать потребность в отгрузке по исходному заказу. Первоначальная сделка (заказ) была успешно завершена в момент отгрузки. Для отражения последующих намерений клиента требуется запуск нового бизнес-процесса.
Если мы откроем документ Возврат товаров от клиента и попытаемся найти поле, отвечающее за характер компенсации клиенту, то обнаружидим, что выбор вариантов сильно ограничен. Для поля компенсации доступны лишь два значения:
Списание безналичных денежных средств или Расходный кассовый ордер.Вариант Заменить товары в простом документе возврата недоступен, так как сам по себе этот документ умеет только принимать товары на склад. Он не может выступать в роли распоряжения на складскую сборку и последующую отгрузку новых товаров взамен бракованных. Чтобы связать возврат брака и выдачу нового товара в единую цепочку с сохранением баланса взаиморасчетов и корректным отражением в отчетах, нам необходимо задействовать специализированный механизм — заявки на возврат.
Для того чтобы корректно провести операцию возврата брака с последующей отгрузкой качественного товара, выполним следующие шаги.
Шаг 1. Активация функциональной опции в настройках программы
Первым делом нам необходимо убедиться, что в системе включена возможность работы с заявками клиентов на возврат. Для этого перейдем в раздел НСИ и администрирование, далее выберем пункт Настройка НСИ и разделов, перейдем в подраздел Продажи. В блоке Оптовые продажи найдем и установим флажок Заявки на возврат. Без этой опции мы не сможем использовать нужный нам документооборот.
Шаг 2. Создание документа «Заявка на возврат товаров от клиента»
Рекомендуется создавать заявку не "с нуля", а на основании первичного документа продажи, чтобы система автоматически унаследовала все цены, соглашения, договоры и налоговые ставки. Откроем список документов Документы продажи (все), найдем нужную Реализацию товаров и услуг, кликнем по ней правой кнопкой мыши и выберем команду Создать на основании -> Заявка на возврат товаров от клиента.
Шаг 3. Настройка способа компенсации
В открывшемся документе Заявка на возврат товаров от клиента на вкладке Основное найдем поле Компенсация. Благодаря тому, что мы работаем именно в документе заявки, нам станет доступен для выбора вариант Заменить товары. Выберем его.
Шаг 4. Заполнение товарного состава
Теперь обратим внимание на табличную часть документа. В заявке на замену у нас появляются две ключевые вкладки:
Заполнить возвращаемыми товарами, тогда система автоматически скопирует строки с первой вкладки. Если мы меняем товар на аналогичный (например, другого цвета или другой модели), мы вручную подбираем нужную номенклатуру в эту табличную часть.Для заменяющих товаров крайне важно установить правильный статус обеспечения. В колонке Действие выберем значение К обеспечению (если товара сейчас нет на складе и его нужно заказать у поставщика) или Отгрузить (если качественный товар есть в наличии и готов к выдаче).
После заполнения всех реквизитов установим статус заявки К выполнению и проведем документ.
Шаг 5. Оформление фактического приема брака на склад
На основании созданной и утвержденной заявки на возврат нам необходимо зафиксировать фактический приход испорченного товара на склад. Для этого на основании документа Заявка на возврат товаров от клиента создадим документ Возврат товаров от клиента. Программа автоматически заполнит его данными с вкладки возвращаемых товаров. Проведем этот документ. С этого момента бракованный товар официально числится у нас на складе, а во взаиморасчетах отражается факт приема ценностей.
Шаг 6. Оформление отгрузки нового товара взамен бракованного
Теперь нам нужно отгрузить качественный товар клиенту. Наша Заявка на возврат товаров от клиента в статусе К выполнению выступает полноценным распоряжением на отгрузку. Перейдем в рабочее место Продажи -> Накладные к оформлению. В списке распоряжений мы увидим нашу заявку. Выделим ее и нажмем кнопку Оформить документ (будет создан новый документ Реализация товаров и услуг). Проверим заполнение и проведем реализацию.
При такой схеме работы система 1С:Управление торговлей автоматически производит взаимозачет: стоимость возвращенного брака перекрывает стоимость вновь отгруженного товара. Бухгалтеру или менеджеру не потребуется вручную корректировать долги или оформлять акты взаимозачета.
Поскольку исходный заказ клиента остался нетронутым (и это методологически верно), стандартный отчет "Состояние выполнения заказов" по первичному заказу не покажет нам ход процесса замены. Для контроля выполнения операций по замене брака мы должны использовать специализированный аналитический инструментарий, встроенный в подсистему работы с заявками.
Откроем нашу Заявку на возврат товаров от клиента. На панели навигации документа (сверху) нам доступны два важнейших отчета:
Использование этих отчетов гарантирует полный контроль над процессом материального обмена и исключает риск того, что менеджеры забудут отгрузить клиенту товар взамен полученного брака или примут брак, но не зафиксируют это в системе.
Проанализируем альтернативный путь, к которому часто прибегают неопытные пользователи. Менеджер просто открывает исходный, уже закрытый заказ клиента, отменяет его закрытие, увеличивает количество товара в строке (или добавляет новую строку со статусом "К отгрузке") и на основании этого измененного заказа делает новую реализацию. Возврат при этом оформляется как отдельный, ни к чему не привязанный документ.
Выясним, к каким критическим последствиям приводит такая "упрощенная" схема:
Валовая прибыль по предприятиям или Выручка и себестоимость продаж суммы будут завышены. Система посчитает, что вы продали клиенту двойной объем товара, так как в одном заказе будут фигурировать обе реализации. Даже при наличии документа возврата общая статистика продаж за период станет некорректной.Именно поэтому методологически верным и единственно безопасным решением в среде «1С:Предприятие 8» является использование сквозного процесса: Реализация -> Заявка на возврат (с компенсацией "Заменить товары") -> Возврат товаров + Новая реализация.
Для программистов и системных аналитиков, сопровождающих конфигурацию 1С:Управление торговлей, полезно понимать, какие именно регистры задействованы в описанной цепочке документов.
При проведении документа Заявка на возврат товаров от клиента с установленным флагом компенсации Заменить товары система делает движения по следующим регистрам накопления:
ЗаказыКлиентов — в отличие от обычного возврата, именно заявка с флагом замены выступает регистратором для этого регистра. Она делает движение "Приход" на заменяющие товары. Таким образом, у нас вновь возникает контролируемое обязательство по отгрузке, которое отразится в системе.РасчетыСКлиентами (или РасчетыСКлиентамиПоСрокам) — фиксируются плановые расчеты. Система понимает, что планируется возврат долга со стороны клиента (в виде товара) и наше встречное обязательство по отгрузке новой позиции.ОбеспечениеЗаказов — если заменяющие товары требуют резервирования или заказа у поставщика, движения по этому регистру позволяют системе планировать закупки и складские запасы под эту заявку так же, как под обычный заказ клиента.Когда мы проводим финальную Реализацию товаров и услуг, созданную по заявке, она делает движение "Расход" по регистру ЗаказыКлиентов, успешно закрывая потребность в замене товара. В результате баланс по регистру сходится в ноль, отчеты показывают успешное завершение процесса замены, а взаиморасчеты закрываются автоматически без ручного вмешательства пользователей.