Ситуация, когда покупатель уже оплатил заказ, а при отгрузке обнаружился брак, является классической для торговых предприятий. В конфигурации «1С:Управление торговлей 10.3» (УТ 10.3) важно не просто «вернуть деньги», а корректно закрыть всю цепочку документов, чтобы не возникло «зависших» остатков на складах и долгов в регистрах взаиморасчетов. Рассмотрим подробнее, как правильно обработать эту ситуацию, сохранив чистоту учета.
Разберем вводные данные: оформлен Заказ покупателя, поступила оплата (документ Приходный кассовый ордер или Платежное поручение входящее), товар поступил от поставщика под этот заказ. На этапе формирования документа Реализация товаров и услуг выясняется, что часть товара бракованная. Покупатель отказывается от брака и требует возврата средств за недопоставленный товар.
Для правильного решения задачи нам необходимо последовательно выполнить действия в нескольких контурах учета: складском, торговом и финансовом.
Прежде всего, нам нужно зафиксировать факт наличия брака в системе. Если мы этого не сделаем, программа будет считать, что на складе числится годный товар, и менеджеры смогут снова по ошибке попытаться его продать. Выясним причину и зафиксируем состояние товара.
Для этого в УТ 10.3 предназначен документ «Корректировка качества товаров». С его помощью мы переведем товар из категории «Новый» (или «Годный») в категорию «Брак».
Корректировка качества товаров.Новый, а в колонке «Качество (новое)» выберем Брак.Поскольку товар заказывался под конкретного покупателя, он, скорее всего, зарезервирован под исходный Заказ покупателя. Если мы просто выпишем реализацию на меньшее количество, в системе останется «висеть» остаток по заказу. Рассмотрим, как это исправить.
Проанализируем ситуацию: нам нужно использовать документ «Корректировка заказа покупателя». Его следует создать строго на основании исходного заказа.
Заказ покупателя.Корректировка заказа покупателя.Теперь, когда заказ скорректирован, мы можем выписать первичные документы на отгрузку того товара, который фактически передается клиенту.
Создадим документ «Реализация товаров и услуг» на основании скорректированного заказа. В табличную часть должно попасть только фактически отгружаемое количество. Важно проследить, чтобы сумма документа соответствовала стоимости только качественного товара. На основании этой реализации выписывается Счет-фактура выданный (если организация является плательщиком НДС).
Самый важный вопрос автора — что делать с ПКО? Важный момент: сам Приходный кассовый ордер (ПКО) удалять или редактировать нельзя, так как факт поступления денег в кассу уже состоялся.
Для возврата разницы покупателю необходимо оформить расходный финансовый документ. Если клиент платил наличными, используем «Расходный кассовый ордер» (РКО). Если оплата была безналичной — «Списание с расчетного счета» (Платежное поручение исходящее).
Рассмотрим по шагам заполнение РКО:
Возврат денежных средств покупателю. Это критически важно для корректного закрытия регистров.ПКО, которым была получена оплата. Это позволит программе «схлопнуть» аванс и возврат в разрезе конкретной сделки.После проведения реализации и возврата денег, по заказу может остаться «технический» остаток в некоторых управленческих регистрах. Чтобы заказ не мешался в отчетах как незавершенный, рекомендуется использовать документ «Закрытие заказов покупателей».
Посмотрим на алгоритм: мы создаем этот документ, заполняем его остатками по нашему заказу и проводим. Теперь в отчете «Анализ заказов покупателей» эта сделка будет считаться полностью закрытой.
Так как товар пришел бракованным от поставщика, нам нужно компенсировать свои затраты. Проанализируем два пути:
Возврат товаров поставщику. Это позволит нам либо вернуть деньги от поставщика, либо зачесть эту сумму в счет будущих поставок. В документе обязательно указываем качество Брак, которое мы установили на первом шаге.Списание товаров со склада с качеством Брак. В качестве статьи затрат указываем Прочие расходы или Потери от брака.Мы разобрали комплексный подход к корректировке в УТ 10.3. Главное правило: не пытайтесь изменить прошлые документы оплаты. Используйте корректирующие документы (Корректировка качества, Корректировка заказа) и документы возврата (РКО, Возврат поставщику). Это обеспечит прозрачность учета: вы всегда сможете увидеть по истории документов, что товар приходил, был признан бракованным, а деньги были возвращены клиенту официально.