← На главную

Ситуация, когда сотрудник увольняется сразу после завершения отпуска по уходу за ребенком, является достаточно распространенной в кадровой практике. Однако она часто ставит в тупик бухгалтера, если выясняется, что до ухода в декрет сотрудник использовал ежегодный основной отпуск авансом. При оформлении документа Увольнение в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 возникает техническая сложность: доходов в текущем календарном году у сотрудника нет, а программа пытается сторнировать (вычесть) излишне выплаченные отпускные, что приводит к появлению "красных" сумм в учете и пустой закладке НДФЛ.

В этой статье мы подробно разберем, почему так происходит, проанализируем законодательную базу и рассмотрим три варианта решения проблемы в зависимости от политики вашей организации.

Почему в документе увольнения не рассчитывается НДФЛ?

Разберем внутреннюю логику работы программы. В системе 1С:ЗУП 3.1 расчет налога на доходы физических лиц (НДФЛ) производится нарастающим итогом с начала налогового периода (календарного года). Если в текущем году у сотрудника не было никаких начислений (он находился в отпуске по уходу), то налоговая база равна нулю.

Когда программа производит сторнирование начислений за прошлые периоды (в данном случае за "отгулянный" авансом отпуск), она пытается уменьшить налоговую базу текущего периода. Но так как вычитать не из чего, программа не может зафиксировать отрицательный НДФЛ в текущем документе без наличия положительного дохода. Именно поэтому закладка НДФЛ остается пустой, а в регистрах накопления могут возникнуть некорректные остатки, которые впоследствии помешают сдать отчетность 6-НДФЛ.

Вариант 1: Смена настройки на «Удержание» (рекомендуемый технический способ)

Проанализируем самый безопасный с точки зрения автоматизации способ. В программе существует переключатель, который определяет, как именно система должна трактовать возврат отпускных при увольнении. Рассмотрим, как его изменить:

1. Перейдем в раздел Настройка — Расчет зарплаты.
2. Найдем пункт Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении.
3. Вместо варианта Как сторно начислений (уменьшает налоги и взносы) выберем вариант Как удержание (не уменьшает налоги и взносы).

Что это дает? При такой настройке программа не будет пытаться уменьшить доход сотрудника в прошлых периодах. Она просто зафиксирует сумму долга как обычное Удержание (по аналогии с алиментами или исполнительными листами). Это избавит вас от необходимости подавать уточненные расчеты по страховым взносам (РСВ) и 6-НДФЛ за прошлые годы, когда сотрудник реально получал эти отпускные.

Вариант 2: Юридический подход — ограничение удержаний и «прощение» долга

Выясним, что говорит об этой ситуации Трудовой Кодекс РФ. Согласно статьям 137 и 138 ТК РФ, работодатель имеет право удерживать задолженность за неотработанные дни отпуска, однако общая сумма всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов.

Проанализируем ситуацию: если начисленная зарплата при увольнении равна 0 рублей (так как сотрудник не работал ни дня в месяце увольнения), то 20% от нуля — это ноль. Таким образом, законных оснований принудительно удержать деньги из кармана сотрудника у вас нет. Более того, согласно позиции Верховного Суда РФ, если при увольнении удержать долг не из чего, работодатель не может взыскать эти суммы через суд (за исключением случаев недобросовестности работника или счетной ошибки).

Как реализовать это в 1С:

1. Откроем документ Увольнение.
2. На вкладке Компенсации отпуска программа автоматически рассчитает отрицательное количество дней (например, -4.67).
3. Если вы решили не вступать в конфликт с трудовым законодательством и "простить" долг, просто обнулите эти дни вручную или выберите вариант Не компенсировать.
4. В этом случае расчет будет чистым: ноль к выплате, ноль налогов, отсутствие долга в расчетном листке.

Вариант 3: Отражение долга и его последующее списание

Если ваша организация все же хочет зафиксировать задолженность за сотрудником (например, в надежде на добровольный возврат денег в кассу), выполним следующие шаги:

1. Оставим настройку Как удержание (из Варианта 1).
2. Проведем документ Увольнение. В расчетном листке в разделе Справочно появится "Задолженность за работником".
3. Если сотрудник не вносит деньги добровольно, эту сумму необходимо списать. Для этого в разделе Выплаты используем документ Списание задолженности.
4. Укажите сотрудника и сумму. В качестве аналитики выберите списание на финансовый результат (счет 91.02).

Важный нюанс по налогам: С точки зрения контролирующих органов, списание долга может быть признано получением экономической выгоды сотрудником. В этом случае вы должны будете сообщить в налоговую инспекцию о невозможности удержать НДФЛ со списанной суммы до конца налогового периода.

Проблема отрицательных страховых взносов в РСВ

Посмотрим на ситуацию со стороны отчетности РСВ. Если вы оставите настройку Как сторно начислений, в текущем квартале по сотруднику в Разделе 3 появятся отрицательные значения по базе страховых взносов. Налоговая инспекция часто не принимает такие отчеты, так как "база не может быть меньше нуля".

Чтобы исправить это, придется формировать корректирующие отчеты за тот период, в котором отпускные были начислены изначально. Это приведет к камеральной проверке и необходимости объяснять причины уменьшения базы. Именно поэтому большинство экспертов рекомендуют использовать Вариант 1 (Удержание) или Вариант 2 (Обнуление).

Итоги и рекомендации

Проанализировав все способы, мы рекомендуем следующий алгоритм действий для бухгалтера в 1С:ЗУП 3.1:

1. Если сумма невелика — обнулите дни в документе увольнения. Это самый быстрый и бесконфликтный путь, который не вызовет вопросов у трудовой инспекции и ФНС.
2. Если принципиально отразить удержание — используйте способ Как удержание в настройках расчета зарплаты. Это сохранит корректность вашей текущей отчетности по НДФЛ и взносам.
3. Никогда не оставляйте "минусы" на закладке Начисления, если у сотрудника нет встречного положительного дохода в этом же документе. Это гарантированно приведет к ошибкам в регистрах ЗарплатаКВыплате и РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ.

Соблюдение этих простых правил позволит вам избежать долгих часов исправления отчетности и обеспечит полное соответствие вашего учета требованиям законодательства.