Приветствуем вас, уважаемые коллеги! Сегодня мы разберем одну из самых популярных и одновременно «головноболевых» тем для бухгалтера и практикующего специалиста 1С — использование корпоративных банковских карт для закупки материалов, топлива и других хозяйственных нужд. Очень часто в организациях возникает соблазн упростить жизнь и сделать прямую проводку вида Дт 10 — Кт 51 напрямую из банковской выписки. Однако такое решение в корне противоречит методологии бухгалтерского учета и влечет за собой серьезные налоговые риски.
В этой статье мы подробно рассмотрим, почему не стоит дописывать конфигурацию «под себя» в обход стандартных механизмов, как правильно организовать документооборот, если одной картой пользуются несколько человек, и как отразить все операции в программе 1С:Бухгалтерия 8.3 без замусоривания справочника Контрагенты десятками мелких розничных магазинов.
Проанализируем ситуацию, предложенную в начале обсуждения: сотрудник берет карту компании, расплачивается ей в магазине, а бухгалтер хочет сделать прямую проводку списания денег с расчетного счета на счет учета материалов. На первый взгляд это кажется быстрым решением, но давайте разберем последствия:
10 счет, программа не сможет автоматически сформировать Книгу покупок (если речь идет о выделении НДС по чекам) или правильно отразить расходы для целей налогообложения (УСН или Налог на прибыль).Именно поэтому единственным законным и методологически верным решением является использование счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Очень часто на предприятиях одна карта лежит в «общедоступном» месте (например, в ящике у завгара или в бардачке служебного автомобиля), и ею пользуются разные водители или снабженцы. Бухгалтеры резонно задаются вопросом: «Как оформлять авансовые отчеты, если мы не знаем, кто именно совершил покупку в конкретный день?»
Выясним, как эту проблему регулирует законодательство и как настроить процесс внутри компании:
Согласно Положению ЦБ РФ № 266-П, любая корпоративная карта (даже если на ней нет эмбоссированного имени конкретного сотрудника) должна быть закреплена за ответственным лицом. Банк открывает доступ к счету на основании заявления, где фигурирует конкретное ФИО. Следовательно, с точки зрения налоговых органов, держателем карты является один человек (например, начальник гаража или главный снабженец).
Правильный алгоритм действий для организации:
1С:Бухгалтерия будут автоматически вешаться в подотчет именно на этого главного держателя (проводка Дт 71 — Кт 51 или Кт 55.04).Авансовый отчет, списывая материалы на склад: Дт 10 — Кт 71 (Главный держатель).Такой подход полностью законен, исключает риски доначисления НДФЛ на «неопознанные» расходы и избавляет бухгалтера от необходимости ежедневно выяснять, кто именно заправлял машину или покупал саморезы.
Вторая проблема, о которой активно спорят на форумах — нежелание бухгалтеров заводить каждого розничного продавца (мелкий ларек, АЗС на трассе, канцелярский магазин) в справочник Контрагенты. И это абсолютно оправданно: раздутый справочник замедляет работу базы и создает хаос.
Рассмотрим два стандартных способа решения этой проблемы в 1С:
В справочнике Контрагенты создается один элемент с наименованием, например, «Розничный продавец (по чекам)» или «Разные поставщики». ИНН и КПП для такого контрагента оставляют пустыми.
При заполнении табличной части документа Авансовый отчет на вкладке «Товары» во всех строках, где покупки совершались в рознице без предоставления счетов-фактур, выбирается этот единый контрагент. В поле «Номенклатура» приходуются реальные материалы, а в качестве поставщика программа видит обобщенное лицо. Это абсолютно корректно для целей управленческого и бухгалтерского учета.
Если подотчетное лицо приобретает не материалы на склад, а услуги (например, оплачивает парковку, автомойку, почтовые расходы или покупает бензин, который списывается сразу на затраты организации), такие расходы отражаются на вкладке «Прочее» документа Авансовый отчет.
Особенность этой вкладки в 1С заключается в том, что поле «Поставщик» здесь является текстовым! Вам не нужно выбирать элемент из справочника Контрагенты — достаточно просто написать название магазина или АЗС вручную в текстовом поле «Содержание». Проводка сформируется напрямую на счета затрат (например, Дт 26 (44) — Кт 71).
Важное исключение: Если поставщик предоставил вам полноценный пакет документов — УПД или Торг-12 со счетом-фактурой, и ваша организация планирует заявить НДС к вычету, такого контрагента придется завести в справочник со всеми реквизитами (ИНН/КПП). Без этого программа не сможет корректно заполнить Книгу покупок и отправить декларацию по НДС.
Посмотрим на конкретный пример оформления операций в программе при разных схемах работы с банком.
Если ваш банк списывает деньги напрямую с основного расчетного счета организации, схема работы выглядит следующим образом:
Списание с расчетного счета с видом операции «Перечисление подотчетному лицу».
Дт 71.01 (Иванов И.И.) — Кт 51 | Сумма: 10 000 руб.
Авансовый отчет (вкладка «Товары»).
Дт 10.01 — Кт 71.01 (Иванов И.И.) | Сумма: 10 000 руб.
Если для корпоративных карт открыт отдельный специальный счет в банке, то цепочка документов расширяется:
Списание с расчетного счета с видом операции «Перевод на другой счет организации».
Дт 55.04 — Кт 51 | Сумма: 15 000 руб.
Списание с расчетного счета с видом операции «Перечисление подотчетному лицу».
Дт 71.01 (Иванов И.И.) — Кт 55.04 | Сумма: 12 000 руб.
Дт 10.01 — Кт 71.01 (Иванов И.И.) | Сумма: 12 000 руб.
Проанализируем современный тренд: закупки материалов на маркетплейсах (Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет) через бизнес-аккаунты. Многие компании привязывают корпоративную карту к личному кабинету юрлица на маркетплейсе и оплачивают покупки ею.
В этом случае схема учета кардинально упрощается, и авансовый отчет вообще не требуется!
Поскольку договор заключается напрямую между вашей организацией и маркетплейсом (например, ООО «Интернет Решения»), закрывающие документы (УПД) приходят по каналам ЭДО напрямую на вашу компанию. Процесс в 1С выглядит так:
Списание с расчетного счета с видом операции «Оплата поставщику»).
Дт 60.01 (ООО "Интернет Решения") — Кт 51 (55.04) | Сумма: 5 000 руб.
Поступление (акты, накладные, УПД).
Дт 10.01 — Кт 60.01 (ООО "Интернет Решения") | Сумма: 5 000 руб.
При такой схеме контрагент заводится один раз, задолженность закрывается автоматически, а 71 счет не задействуется, что значительно экономит время бухгалтера.
Мы настоятельно рекомендуем отказаться от идеи доработки конфигурации 1С ради сомнительного упрощения в виде прямой проводки Дт 10 — Кт 51. Стандартный функционал программы 1С:Бухгалтерия 8.3 предоставляет все необходимые и удобные инструменты для ведения корректного учета.
Используйте обобщенных контрагентов для розничных покупок, заведите одного ответственного держателя карты для группы сотрудников и автоматизируйте закупки через бизнес-аккаунты маркетплейсов. Это позволит вам держать базу в чистоте, успешно проходить налоговые проверки и экономить рабочее время!