Рассмотрим, как правильно отражать оплату корпоративной бизнес-картой в бухгалтерском учете и в программе 1С:Бухгалтерия 3.0. Под бизнес-картой обычно понимают корпоративную банковскую карту, выпущенную банком к расчетному или специальному карточному счету организации. Сотрудник использует ее для хозяйственных, представительских, командировочных и иных расходов компании, но деньги на карте остаются денежными средствами организации.
Главный принцип учета: сама корпоративная карта не является личными деньгами сотрудника. Но после списания денежных средств с карты сотрудник должен подтвердить, на что именно были потрачены средства организации. Поэтому в типовой схеме учета списание по карте сначала отражают как сумму, выданную сотруднику под отчет, а затем подтвержденные расходы списывают через документ Авансовый отчет.
Разберем по шагам, какие проводки применять в зависимости от того, к какому счету выпущена карта, как вносить операции в 1С и какие документы необходимы для подтверждения расходов.
Перед отражением операций выясним, какой банковский счет использует организация для корпоративной карты. От этого зависит корреспенденция счетов и настройка банковского счета в 1С.
На практике встречаются два основных варианта.
55.04 «Прочие специальные счета» или специально созданный субсчет к счету 55.51 «Расчетные счета».Рассмотрим подробнее. Если организация сначала перечисляет деньги с основного расчетного счета на отдельный карточный счет, а уже затем сотрудник оплачивает покупки картой, обычно используется счет 55.04. Если банк не открывает отдельный карточный счет, а карта является лишь инструментом доступа к обычному расчетному счету, отдельный счет 55.04 не нужен.
Не следует создавать проводку между счетами 51 и 55.04 только формально. Счет 55.04 используют, когда у организации действительно есть отдельный специальный счет, движение по которому подтверждается банковской выпиской. Если карта привязана прямо к расчетному счету, операции отражают непосредственно по счету 51.
Разберем, как подготовить программу к учету операций по бизнес-карте. В 1С необходимо создать или проверить банковский счет, к которому привязана карта. Обычно карточку банковского счета открывают через раздел с реквизитами организации или через список банковских счетов организации.
В карточке банковского счета обратим внимание на счет учета денежных средств. Если карта обслуживается на отдельном специальном карточном счете, укажем счет 55.04. Если карта привязана к основному расчетному счету, укажем счет 51.
Для удобства контроля создадим отдельный банковский счет для каждой корпоративной карты либо настроим детальную аналитику по держателям карт. Это позволит быстро сопоставлять банковские списания, авансовые отчеты и остатки денежных средств.
Рассмотрим, какие сведения желательно хранить по каждой корпоративной карте.
Такие правила полезно закрепить в положении о расчетах с подотчетными лицами, приказе руководителя, положении о корпоративных картах или ином локальном документе организации. Рассмотрим это не как формальность, а как способ снизить риск неподтвержденных расходов и личного использования денежных средств компании.
Если у организации открыт отдельный специальный счет для корпоративной карты, перевод денег с основного расчетного счета на карточный счет не является расходом и не является выдачей денег сотруднику под отчет. Это внутреннее перемещение денежных средств организации.
При пополнении корпоративной карты обычно используют проводку:
Дебет 55.04 Кредит 51 — перечислены денежные средства с расчетного счета на специальный счет корпоративной карты.
Рассмотрим пример. Организация перечислила 50 000 рублей с основного расчетного счета на отдельный карточный счет, к которому выпущена бизнес-карта для менеджера по снабжению. В учете возникает только перемещение денег между банковскими счетами. Сотрудник еще не получил денежные средства под отчет, потому что карта пока не использована.
В 1С такую операцию обычно отражают документом Списание с расчетного счета с видом операции «Перевод на другой счет организации». В качестве счета списания указывают основной расчетный счет, а в качестве счета получателя — специальный карточный счет с учетом на 55.04.
После проведения документа проверим движение по счетам 51 и 55.04. По счету 51 должно уменьшиться сальдо, а по счету 55.04 — увеличиться. На счете 71.01 на этом этапе движения быть не должно.
Теперь рассмотрим основной вариант. Сотрудник оплачивает товары, работы, услуги, топливо, билеты, проживание, канцтовары или другие расходы корпоративной картой. Когда банк отражает списание по карте в выписке, деньги считаются выданными сотруднику под отчет до момента представления подтверждающих документов.
Типовая проводка будет следующей:
Дебет 71.01 Кредит 55.04 — списаны деньги с корпоративной карты и выданы сотруднику под отчет.
Счет 71.01 используют для расчетов с подотчетными лицами. По дебету счета отражают сумму, которую сотрудник должен подтвердить документами либо вернуть организации. По кредиту счета затем отражают расходы, подтвержденные авансовым отчетом, возврат остатка денег или удержание задолженности сотрудника в установленном порядке.
Рассмотрим пример. Сотрудник оплатил корпоративной картой хозяйственные товары на сумму 8 000 рублей. В банковской выписке указано списание по карте. До получения кассового чека, товарной накладной, УПД, счета-фактуры или иных первичных документов бухгалтер отражает операцию так:
Дебет 71.01 Кредит 55.04 — 8 000 рублей.
На этом этапе не следует сразу списывать сумму на счет 26, 44, 10, 41 или иной счет затрат и активов. По банковской выписке видно только то, что деньги списаны. Для признания конкретных расходов необходимо выяснить, что именно приобрел сотрудник и какие документы он представил.
В 1С такую операцию обычно оформляют документом Списание с расчетного счета с видом операции «Перечисление подотчетному лицу». В получателе указывают сотрудника — держателя корпоративной карты, а в банковском счете выбирают счет, к которому привязана карта.
После проведения документа программа обычно формирует проводку по дебету 71.01 и кредиту 55.04. Затем этот документ можно выбрать на вкладке «Авансы» в документе Авансовый отчет.
Рассмотрим второй вариант: отдельный карточный счет отсутствует, а корпоративная карта привязана к обычному расчетному счету организации. В этой ситуации не нужно отражать перевод денег с 51 на 55.04, потому что деньги фактически остаются на одном и том же банковском счете.
Когда сотрудник оплачивает покупку картой и банк отражает списание, используется проводка:
Дебет 71.01 Кредит 51 — списаны деньги с расчетного счета по операции с корпоративной картой и выданы сотруднику под отчет.
Рассмотрим пример. Корпоративная карта директора привязана к основному расчетному счету организации. Директор оплатил деловую поездку на сумму 25 000 рублей. После появления списания в банковской выписке бухгалтер отражает:
Дебет 71.01 Кредит 51 — 25 000 рублей.
Далее директор представляет документы, подтверждающие расходы: маршрутную квитанцию, посадочный талон при необходимости, документы гостиницы, кассовые чеки, акты, счета или другие документы в зависимости от характера расходов. После этого расходы отражают через авансовый отчет.
Не следует учитывать карту как отдельный банковский счет на 55.04, если она фактически привязана к счету 51. И наоборот, не следует учитывать специальный карточный счет на 51, если банк открыл для него отдельный счет. Неверная настройка приведет к искажению остатков денежных средств и затруднит сверку с банковской выпиской.
После списания денег по карте сотрудник должен представить документы, подтверждающие производственный или хозяйственный характер расходов. Затем бухгалтер оформляет документ Авансовый отчет.
В 1С документ Авансовый отчет обычно находится в разделе учета банка и кассы. В шапке документа укажем организацию, дату отчета и подотчетное лицо — сотрудника, который использовал карту.
Рассмотрим основные вкладки документа.
Списание с расчетного счета, которым операция по корпоративной карте была отражена на счете 71.01.Рассмотрим подробнее каждый вариант, поскольку выбор вкладки влияет на формируемые проводки и на последующий учет расчетов с поставщиком.
Если сотрудник оплатил картой и сразу получил материалы, канцтовары, топливо, запасные части, хозяйственный инвентарь или другие материальные ценности, расходы можно оформить через вкладку «Товары» документа Авансовый отчет.
В зависимости от вида приобретения программа сформирует проводку по дебету соответствующего счета учета активов и кредиту счета 71.01.
Например, при приобретении материалов может быть сформирована проводка:
Дебет 10 Кредит 71.01 — оприходованы материалы, приобретенные сотрудником по корпоративной карте.
При приобретении товаров для перепродажи может быть сформирована проводка:
Дебет 41 Кредит 71.01 — оприходованы товары, приобретенные сотрудником по корпоративной карте.
При приобретении топлива может использоваться счет 10.03 или другой счет, предусмотренный рабочим планом счетов организации:
Дебет 10.03 Кредит 71.01 — оприходовано топливо, оплаченное корпоративной картой.
Посмотрим на пример. Сотрудник оплатил бизнес-картой заправку служебного автомобиля на сумму 6 000 рублей. В банковской выписке ранее отражено списание:
Дебет 71.01 Кредит 55.04 — 6 000 рублей.
После представления кассового чека, путевого листа и иных документов, установленных в организации, бухгалтер оформляет авансовый отчет. Если топливо приходуется как материальный запас, формируется проводка:
Дебет 10.03 Кредит 71.01 — 6 000 рублей.
После этого задолженность сотрудника по счету 71.01 закрывается. Деньги, списанные с карты, превращаются в учтенный актив организации — топливо.
Не будем создавать одновременно документ Поступление товаров и услуг и авансовый отчет на одну и ту же покупку, если оба документа отражают приход одних и тех же товаров. Это приведет к двойному поступлению материалов или товаров. Сначала определим, какой порядок закреплен в организации: либо сотрудник приходует ценности через авансовый отчет, либо поставка отражается отдельным документом поступления, а сотрудник через авансовый отчет подтверждает только оплату.
При отражении НДС не будем ориентироваться только на факт оплаты картой. Корпоративная карта подтверждает способ оплаты, но сама по себе не дает права принять НДС к вычету. Для вычета необходимы документы, предусмотренные налоговым законодательством, и выполнение условий для применения вычета.
Если поставщик выдал счет-фактуру или УПД, оформленный на организацию, зарегистрируем документ в 1С и проверим правильность реквизитов. В этом случае НДС может быть отражен на соответствующем счете учета НДС, например на 19.03 или ином субсчете, который использует программа для приобретенных ценностей.
В общем виде при покупке материалов с выделенным НДС учет может выглядеть так:
Дебет 10 Кредит 71.01 — отражена стоимость материалов без НДС.
Дебет 19 Кредит 71.01 — отражена сумма входного НДС по документам поставщика.
Если у сотрудника есть только кассовый чек, не будем автоматически принимать выделенный в чеке НДС к вычету. Сначала проверим, является ли чек достаточным документом для конкретной операции и предусмотрено ли право на вычет в этой ситуации. Для обычных покупок товаров и материалов безопаснее получать от поставщика счет-фактуру или УПД, оформленные на организацию.
Для отдельных расходов могут действовать особые правила. Например, при командировочных расходах, проездных документах и документах на проживание возможны специальные основания для учета НДС. Поэтому каждую ситуацию нужно анализировать отдельно, а не применять единый порядок ко всем чекам.
В 1С при заполнении авансового отчета проверим ставку НДС, сумму НДС, реквизиты поставщика, номер и дату первичного документа. Не будем вручную менять проводки, если программа не принимает НДС к вычету. Сначала выясним причину: отсутствует счет-фактура, неверно указаны реквизиты, документ оформлен не на организацию, расходы не связаны с облагаемой деятельностью или не выполнены другие условия.
Если сотрудник оплатил услуги, не образующие материальный актив, расходы обычно отражают через вкладку «Прочее» документа Авансовый отчет. Счет учета зависит от назначения услуги.
Рассмотрим типовые варианты.
Дебет 26 Кредит 71.01 — отражены общехозяйственные расходы, оплаченные корпоративной картой.
Дебет 44 Кредит 71.01 — отражены расходы на продажу, оплаченные корпоративной картой.
Дебет 20 Кредит 71.01 — отражены расходы, непосредственно связанные с основной деятельностью.
Дебет 91.02 Кредит 71.01 — отражены прочие расходы, не относящиеся к обычным видам деятельности.
Посмотрим на пример. Сотрудник оплатил корпоративной картой парковку служебного автомобиля во время деловой встречи. В банковской выписке ранее отражено списание:
Дебет 71.01 Кредит 55.04 — 1 500 рублей.
После предоставления чека, служебной записки или другого подтверждения деловой цели расхода бухгалтер отражает через авансовый отчет:
Дебет 26 Кредит 71.01 — 1 500 рублей.
Если организация использует другой счет для аналогичных расходов, например 44 для расходов, связанных с продажами, используем счет, закрепленный в учетной политике и соответствующий экономическому содержанию операции.
Не будем относить на счет 26 любые расходы без анализа. Например, расходы на рекламу, представительские мероприятия, услуги связи, услуги банка, командировки, ремонт, аренду, обучение или покупку программного обеспечения могут иметь разный порядок учета.
Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник оплатил корпоративной картой счет поставщика, но товары еще не получены или услуги еще не оказаны. В этом случае нельзя приходовать товары или списывать услуги только на основании банковского списания. Сначала необходимо отразить оплату поставщику.
В документе Авансовый отчет для этого обычно используют вкладку «Оплата». В результате может быть сформирована проводка:
Дебет 60.02 Кредит 71.01 — отражен аванс поставщику, оплаченный сотрудником корпоративной картой.
Если оплата производится в счет уже имеющейся задолженности перед поставщиком, может использоваться субсчет 60.01:
Дебет 60.01 Кредит 71.01 — погашена задолженность перед поставщиком через сотрудника, использовавшего корпоративную карту.
Рассмотрим пример. Сотрудник оплатил бизнес-картой счет поставщика на поставку офисной мебели в сумме 120 000 рублей. Мебель будет доставлена через неделю. В день банковского списания бухгалтер отражает:
Дебет 71.01 Кредит 55.04 — 120 000 рублей.
После получения сотрудником документа об оплате и оформления авансового отчета бухгалтер отражает:
Дебет 60.02 Кредит 71.01 — 120 000 рублей.
После фактического поступления мебели оформляют документ Поступление товаров и услуг, Поступление оборудования или иной подходящий документ. В зависимости от характера имущества могут возникнуть проводки:
Дебет 10 Кредит 60.01 — поступили материалы.
Дебет 41 Кредит 60.01 — поступили товары.
Дебет 08 Кредит 60.01 — поступило оборудование или иной объект, требующий учета как вложение во внеоборотные активы.
Далее программа зачтет аванс, отраженный на счете 60.02, в счет расчетов с поставщиком. Такой подход позволяет корректно показать, что деньги были перечислены раньше, чем организация получила ценности или услуги.
Если корпоративной картой оплачено оборудование, компьютер, мебель, инструмент, транспортное средство или другой объект, который может быть признан основным средством, не будем сразу списывать стоимость на расходы.
Сначала определим, соответствует ли объект критериям основного средства согласно учетной политике организации. Затем отразим приобретение через счет учета вложений во внеоборотные активы.
Типовая последовательность может выглядеть так:
Дебет 71.01 Кредит 55.04 — списаны деньги с корпоративной карты.
Дебет 08 Кредит 71.01 — отражено приобретение оборудования через подотчетное лицо.
Дебет 01 Кредит 08 — объект введен в эксплуатацию как основное средство.
Если поставщик выставил счет-фактуру и организация имеет право на вычет НДС, отдельно отражают входной НДС на счете 19. Перед принятием НДС к вычету проверим, что документы оформлены на организацию, объект принят к учету и выполнены иные необходимые условия.
Рассмотрим пример. Сотрудник приобрел ноутбук для работы организации и оплатил его корпоративной картой. После банковского списания денежные средства отражаются на 71.01. После получения кассового чека, товарной накладной, УПД или иных документов определяем, будет ли ноутбук учитываться как основное средство, малоценное оборудование или иной актив. Только после этого выбираем счет учета.
Не следует выбирать счет учета только по стоимости покупки. Оценим срок полезного использования, назначение, способ использования, положения учетной политики и особенности учета малоценных объектов в организации.
Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник не оплачивает покупку картой напрямую, а снимает наличные в банкомате. Снятые деньги не становятся кассовыми денежными средствами организации до тех пор, пока сотрудник не внесет их в кассу. Сначала они считаются суммой, полученной сотрудником под отчет.
Если карта привязана к специальному счету, используется проводка:
Дебет 71.01 Кредит 55.04 — сотрудник снял наличные с корпоративной карты под отчет.
Если карта привязана непосредственно к расчетному счету, используется проводка:
Дебет 71.01 Кредит 51 — сотрудник снял наличные с расчетного счета через корпоративную карту под отчет.
После снятия наличных сотрудник представляет авансовый отчет на общих основаниях. Например, если наличные потрачены на приобретение материалов, формируется проводка:
Дебет 10 Кредит 71.01 — оприходованы материалы, приобретенные сотрудником за наличные, снятые с корпоративной карты.
Если часть наличных не израсходована и возвращена в кассу организации, оформляют возврат подотчетных сумм:
Дебет 50 Кредит 71.01 — сотрудник вернул неизрасходованные наличные в кассу организации.
Если сотрудник вносит неизрасходованные средства сразу на банковский счет или специальный карточный счет, проводка зависит от банковского документа и выбранного порядка учета. В общем случае необходимо добиться, чтобы возврат уменьшил задолженность сотрудника по счету 71.01 и увеличил остаток денежных средств на соответствующем банковском счете.
Не будем отражать снятие наличных с карты проводкой Дебет 50 Кредит 55.04. Такая проводка будет корректна только тогда, когда наличные фактически поступили в кассу организации и оформлены кассовыми документами. Если наличные находятся у сотрудника, они должны учитываться через счет 71.01.
Банк может удерживать комиссию за обслуживание карты, выпуск карты, снятие наличных, конвертацию валюты, информирование об операциях, срочный выпуск, перевыпуск или отдельные платежи. Такие суммы необходимо отражать отдельно от расходов сотрудника.
Типовая проводка для банковской комиссии:
Дебет 91.02 Кредит 55.04 — удержана комиссия банка со специального карточного счета.
Если карта привязана к обычному расчетному счету, применяется проводка:
Дебет 91.02 Кредит 51 — удержана комиссия банка с расчетного счета.
Рассмотрим пример. Банк удержал 300 рублей комиссии за обслуживание корпоративной карты. Не будем относить эту сумму на сотрудника и не будем включать ее в авансовый отчет работника, если сотрудник не должен возмещать комиссию по внутренним правилам организации. Комиссия является расходом организации на банковское обслуживание.
Если комиссия непосредственно связана с отдельной хозяйственной операцией, например с конвертацией валюты при зарубежной поездке, дополнительно проверим условия договора с банком и порядок учета, закрепленный в учетной политике. Но даже в этом случае не следует смешивать банковскую комиссию с расходами на проживание, проезд или покупку товаров.
Рассмотрим ситуацию, когда продавец возвращает деньги на корпоративную карту. Например, сотрудник отменил заказ, вернул товар, получил возврат за билет, отказался от услуги или поставщик вернул излишне перечисленный аванс.
Порядок учета зависит от того, на какой стадии находится операция.
Если сотрудник еще не представил авансовый отчет, а продавец вернул деньги прямо на корпоративную карту, можно уменьшить задолженность сотрудника:
Дебет 55.04 Кредит 71.01 — возвращены деньги на специальный карточный счет по операции сотрудника.
Если карта привязана к расчетному счету, применяется проводка:
Дебет 51 Кредит 71.01 — возвращены деньги на расчетный счет по операции сотрудника.
Если сотрудник уже отчитался, а возврат связан с оплатой поставщику или возвратом товара, необходимо проанализировать, какой счет участвовал в первоначальной операции. Например, возврат аванса от поставщика может отражаться через счет расчетов с поставщиком:
Дебет 55.04 Кредит 60.02 — поставщик вернул ранее перечисленный аванс на корпоративную карту.
Если возвращается товар, который уже был оприходован, не будем отражать возврат только банковской проводкой. Необходимо оформить корректировочные документы, сторнировать или исправить поступление, восстановить взаиморасчеты с поставщиком и при необходимости скорректировать НДС.
Не будем сразу относить возврат от продавца на прочие доходы. В большинстве случаев возврат является обратной операцией по ранее отраженному авансу, поставке или расходу, а не самостоятельным доходом организации.
Иногда возникает вопрос, можно ли сразу отразить оплату корпоративной картой проводкой по расчетам с поставщиком, например Дебет 60 Кредит 55.04, не используя счет 71.01. Формально такой способ может встречаться в отдельных организациях, особенно если карта используется исключительно для оплаты конкретных договоров и все документы сразу поступают в бухгалтерию.
Однако для типовой ситуации, когда карта закреплена за сотрудником, более безопасно использовать счет 71.01. Этот счет позволяет контролировать, кто именно совершил операцию, какая сумма была списана, какие документы представлены и какой остаток средств остался неподтвержденным.
Рассмотрим, почему прямое отражение через счет поставщика может создавать сложности.
Поэтому разберем практический подход: сначала отразим списание с карты как выдачу под отчет через 71.01, затем оформим авансовый отчет. Если сотрудник оплатил счет поставщика, используем вкладку «Оплата» и получим проводку по счету 60. Если сотрудник купил материалы или оплатил услугу, отразим конкретный актив или расход через вкладки «Товары» и «Прочее».
Такой порядок делает учет прозрачным и позволяет контролировать все операции по корпоративной карте без ручного поиска расхождений.
Корпоративную карту часто используют для оплаты гостиницы, билетов, трансфера, парковки, аренды автомобиля, деловых услуг и других расходов в командировке. Рассмотрим последовательность учета.
Сначала при списании средств банком отражаем выдачу денег под отчет:
Дебет 71.01 Кредит 55.04 — оплачены расходы по корпоративной карте в командировке.
Затем после представления авансового отчета расходы списывают на счета затрат, предусмотренные учетной политикой. Например:
Дебет 26 Кредит 71.01 — отражены расходы на проживание сотрудника в командировке.
Дебет 26 Кредит 71.01 — отражены расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно.
Дебет 26 Кредит 71.01 — отражены расходы на служебное такси или трансфер при наличии производственного обоснования.
При командировках отдельно проверим документы по каждому виду расходов. Для проезда это могут быть маршрутные квитанции, электронные билеты, посадочные талоны, чеки или иные подтверждения. Для проживания — счет гостиницы, кассовый чек, акт или иной документ. Для прочих расходов — документы, подтверждающие деловую цель и факт оплаты.
Если сотрудник вернулся из командировки, срок представления авансового отчета обычно контролируют особенно строго. Для хозяйственных расходов срок сдачи отчета целесообразно закрепить во внутреннем положении организации. Для командировочных расходов следует учитывать специальные правила и сроки, установленные для работников, направленных в служебные командировки.
Не будем включать в расходы организации личные траты сотрудника только потому, что они оплачены корпоративной картой. Если покупка не связана с деятельностью организации, ее нельзя признавать производственным или командировочным расходом.
Рассмотрим ситуацию, когда корпоративной картой оплачены расходы на деловую встречу, питание участников переговоров, аренду помещения для переговоров, услуги переводчика, деловые мероприятия или другие представительские расходы.
Сначала отражаем списание средств по карте:
Дебет 71.01 Кредит 55.04 — списаны деньги с корпоративной карты под отчет.
Затем, после представления документов, может быть сформирована проводка:
Дебет 26 или 44 Кредит 71.01 — отражены представительские расходы.
Рассмотрим подробнее, какие подтверждения желательно иметь. Одного кассового чека обычно недостаточно для обоснования представительского характера расходов. Подготовим приказ, служебную записку, программу встречи, список участников, цель переговоров, отчет о проведенном мероприятии и иные документы, установленные внутренними правилами организации.
При налоговом учете представительские расходы имеют особенности и ограничения. Поэтому не будем автоматически относить к представительским расходам любой счет из ресторана, кафе или гостиницы. Сначала проанализируем цель встречи, состав участников, связь с деятельностью организации и комплект подтверждающих документов.
Если сотрудник по ошибке или намеренно оплатил корпоративной картой личную покупку, не будем списывать сумму на расходы организации. До выяснения обстоятельств сумма остается задолженностью сотрудника по счету 71.01.
Рассмотрим последовательность действий.
Если сотрудник не возвращает деньги в установленный срок, организация может перевести задолженность на другой счет расчетов с работником, предусмотренный рабочим планом счетов, например на специальный субсчет к счету 73. Конкретный порядок зависит от причин задолженности, внутренних документов организации и применяемого способа взыскания.
Не следует автоматически признавать личную покупку доходом сотрудника или удерживать сумму из зарплаты без надлежащего документального оформления. Сначала определим правовое основание, получим объяснения сотрудника и оформим решение работодателя в соответствии с трудовым законодательством и внутренними правилами.
Сама пластиковая карта не является денежными средствами и обычно не признается самостоятельным активом организации. Поэтому выдача карты сотруднику чаще всего не формирует бухгалтерскую проводку по счетам учета денежных средств.
Однако для контроля желательно вести внутренний журнал выдачи корпоративных карт. В нем можно фиксировать дату выдачи, сотрудника, номер карты, лимит, срок действия, дату возврата, PIN-конверт или порядок его хранения, а также отметку о блокировке при увольнении сотрудника.
Если организация применяет забалансовый учет карт или иной внутренний способ контроля, закрепим этот порядок в учетной политике и рабочем плане счетов. Не будем использовать забалансовый счет произвольно без установленного порядка учета.
Если банк удержал комиссию за выпуск или перевыпуск карты, обычно отражают банковскую услугу:
Дебет 91.02 Кредит 51 или Кредит 55.04 — отражена комиссия банка за выпуск, обслуживание или перевыпуск корпоративной карты.
Отдельно разберем кредитную бизнес-карту. Если карта использует кредитный лимит банка, операция может отражать не только движение денежных средств, но и возникновение обязательства перед банком.
Сначала выясним условия договора. Банк может предоставлять кредит путем зачисления средств на специальный счет, путем овердрафта или путем возникновения задолженности непосредственно после операции по карте.
Если банк зачисляет кредитные средства на специальный карточный счет, возможна проводка:
Дебет 55.04 Кредит 66 или Кредит 67 — получены кредитные средства банка на карточный счет.
При использовании карты сотрудником далее отражают выдачу под отчет:
Дебет 71.01 Кредит 55.04 — списаны средства с кредитной корпоративной карты под отчет.
Если задолженность перед банком возникает сразу при оплате, может использоваться проводка:
Дебет 71.01 Кредит 66 или Кредит 67 — отражена задолженность перед банком по операции с кредитной картой.
Погашение кредита отражают с учетом условий договора:
Дебет 66 или Кредит 67 Кредит 51 — погашена основная сумма задолженности перед банком.
Проценты и банковские комиссии обычно отражают отдельно от основной суммы долга. Не будем смешивать проценты по кредиту с расходами сотрудника по авансовому отчету.
При кредитных картах особенно важно разделять три потока: расходы сотрудника, основной долг перед банком и проценты либо комиссии банка. Для каждого потока должны быть свои подтверждающие документы и свои счета учета.
Если корпоративная карта используется в зарубежной командировке или для оплаты услуг иностранного поставщика, необходимо учитывать особенности валютных операций. В 1С при работе с валютным банковским счетом программа рассчитывает рублевый эквивалент по курсу на дату операции и отражает курсовые разницы в соответствии с настройками учета.
Рассмотрим общий порядок. Сначала при списании по карте отражается задолженность сотрудника в рублевом эквиваленте. Затем по авансовому отчету признаются конкретные расходы. Если банк списывает валюту позднее даты фактической покупки или применяет собственный курс конвертации, могут возникать разницы между суммой по документу сотрудника и суммой банковского списания.
Такие разницы не следует списывать на сотрудника автоматически. Сначала выясним их причину: курс банка, комиссия за конвертацию, предварительная авторизация, разница между датой операции и датой списания, возврат части суммы или корректировка продавца.
Комиссию за конвертацию обычно отражают отдельно как банковский расход. Курсовые разницы отражают на счетах прочих доходов и расходов в порядке, установленном правилами бухгалтерского учета и настройками программы.
При оплате картой дата на кассовом чеке может отличаться от даты списания в банковской выписке. Например, сотрудник оплатил покупку 30 марта, а банк окончательно списал деньги 1 апреля. Такая ситуация особенно важна на границе месяца, квартала или года.
Разберем, почему возникает расхождение. Банк может сначала заблокировать сумму на карте, затем получить подтверждение от платежной системы и только после этого отразить окончательное списание. Также возможны операции с предварительной авторизацией, например в гостиницах, при аренде автомобиля или при оплате топлива.
Не будем механически менять дату банковского списания в 1С на дату кассового чека. Банковская операция должна соответствовать банковской выписке. Одновременно расходы по товарам, работам или услугам необходимо признавать на основании первичных документов и правил учета соответствующего объекта.
Если расхождение дат существенно влияет на отчетность, например операция попадает в разные отчетные годы, проанализируем необходимость использования счета 57.01 «Переводы в пути» или иной схемы, закрепленной в учетной политике. Такой подход позволяет отделить дату фактической операции сотрудника от даты окончательного списания банком.
Не следует использовать счет 57.01 автоматически для каждой карточной операции. Этот счет применяют, когда существует реальная временная разница между движением денег и подтверждением банковской операции, а выбранный порядок учета закреплен в учетной политике и позволяет достоверно отразить расчеты на отчетную дату.
Иногда банк показывает по карте не окончательное списание, а временную блокировку суммы. Например, гостиница может заблокировать депозит, автозаправка — резервировать сумму, интернет-магазин — подтвердить оплату, а сервис аренды — удержать обеспечительный платеж.
На стадии блокировки не будем спешить признавать расход. Сначала проверим банковскую выписку, статус операции и документы поставщика. Если операция отменяется, заблокированная сумма вернется на счет без отражения фактического расхода.
Если блокировка превращается в окончательное списание, отражаем операцию в обычном порядке через счет 71.01. Если часть блокировки возвращается, проверим, чтобы остаток по счету 71.01 соответствовал фактически списанной сумме, а не первоначально зарезервированной сумме.
Рассмотрим пример. Сотрудник оплатил гостиницу на 20 000 рублей, а гостиница дополнительно заблокировала 10 000 рублей как депозит. В авансовом отчете не следует отражать 30 000 рублей как расходы на проживание. Сначала нужно дождаться окончательного расчета, получить документы гостиницы и отдельно выяснить судьбу депозита.
Для подтверждения расходов по корпоративной карте сотрудник должен представить не только банковское уведомление или выписку по карте. Банковская выписка подтверждает факт списания денег, но не всегда подтверждает экономическое содержание расходов.
Рассмотрим минимальный набор документов, который может потребоваться в зависимости от операции.
Рассмотрим важный принцип: чем выше риск спорности расхода, тем подробнее должен быть комплект документов. Для покупки обычных канцтоваров может быть достаточно чека и накладной. Для представительских расходов, дорогого оборудования, зарубежной поездки, аренды автомобиля или оплаты услуг иностранного поставщика потребуется более подробное документальное обоснование.
Внутренним положением организации установим срок, в который сотрудник обязан представить документы и авансовый отчет. Для обычных хозяйственных расходов организация может установить свой срок. Для командировочных расходов необходимо учитывать специальные требования, действующие для работников после возвращения из командировки.
После отражения операций необходимо регулярно сверять данные учета с банковскими выписками. Рассмотрим, какие отчеты помогут контролировать расчеты по корпоративным картам.
55.04, если карта привязана к специальному карточному счету.51, если карта привязана непосредственно к расчетному счету.71.01 с детализацией по сотрудникам.71.01 по каждому держателю корпоративной карты.55.04 по каждому карточному банковскому счету.Авансовый отчет за период.Рассмотрим регулярную сверку. Сначала сопоставим остаток по банковской выписке с остатком по счету 55.04 или 51. Затем проверим, чтобы каждая операция списания по карте была отражена на счете 71.01 либо имела понятную иную корреспонденцию, например по банковской комиссии. После этого сверим остатки по счету 71.01 с неотчитанными авансами сотрудников.
Если по сотруднику на счете 71.01 числится крупный остаток, выясним причину. Возможно, сотрудник еще не представил документы. Возможно, банковское списание отражено, но авансовый отчет не проведен. Возможно, расход уже отражен другим документом и возникло дублирование. Возможно, продавец вернул деньги на карту, но возврат не оформлен в 1С.
Не будем закрывать остатки на 71.01 ручными операциями без расшифровки. Сначала найдем конкретную банковскую операцию, сотрудника, чек, накладную, акт, счет, возврат или иной документ, который объясняет остаток.
Рассмотрим ошибки, которые чаще всего возникают при отражении бизнес-карт в 1С.
51 на 55.04 происходит только перемещение денежных средств.26, 44 или 91.02 без документов сотрудника. Правильно: сначала отражаем сумму на 71.01, затем подтверждаем авансовым отчетом.55.04 или иной специальный счет, предусмотренный рабочим планом счетов.60.02.71.01 до возврата или урегулирования.Посмотрим на полный пример. Организация открыла отдельный карточный счет для корпоративной карты менеджера по снабжению. На карту перечислено 30 000 рублей. Затем сотрудник купил расходные материалы для офиса на сумму 12 000 рублей и представил чек, накладную и счет-фактуру, оформленные на организацию.
Сначала организация пополняет специальный карточный счет:
Дебет 55.04 Кредит 51 — 30 000 рублей.
Затем сотрудник оплачивает материалы картой, банк отражает списание:
Дебет 71.01 Кредит 55.04 — 12 000 рублей.
После представления авансового отчета и документов поставщика отражается поступление материалов:
Дебет 10 Кредит 71.01 — отражена стоимость материалов без НДС.
Дебет 19 Кредит 71.01 — отражен входной НДС при наличии надлежащим образом оформленных документов.
После проведения авансового отчета задолженность сотрудника по этой операции закрывается. На специальном карточном счете остается 18 000 рублей. Эти деньги продолжают принадлежать организации и могут быть использованы для последующих хозяйственных расходов либо возвращены на основной расчетный счет.
Если организация возвращает остаток с карточного счета на основной расчетный счет, отражают обратное перемещение:
Дебет 51 Кредит 55.04 — возвращены деньги со специального карточного счета на расчетный счет организации.
Рассмотрим второй пример. Сотрудник оплачивает корпоративной картой счет поставщика за будущую поставку товара на сумму 80 000 рублей. Товар будет поставлен через несколько дней.
В день списания денег банком отражаем:
Дебет 71.01 Кредит 55.04 — 80 000 рублей.
Затем сотрудник представляет документы об оплате. В авансовом отчете на вкладке «Оплата» отражаем:
Дебет 60.02 Кредит 71.01 — 80 000 рублей.
После поступления товара оформляем документ Поступление товаров и услуг:
Дебет 41 Кредит 60.01 — поступили товары от поставщика.
Если поставщик выделил НДС и передал счет-фактуру или УПД, отдельно отражаем входной НДС:
Дебет 19 Кредит 60.01 — отражен входной НДС по приобретенным товарам.
Затем программа производит зачет ранее перечисленного аванса по расчетам с поставщиком. Такой порядок позволяет не путать оплату, поступление товара и расчеты с сотрудником.
Рассмотрим третий пример. Сотрудник оплатил корпоративной картой услуги доставки документов на сумму 2 500 рублей. Банк списал деньги с карточного счета, сотрудник представил кассовый чек и документ, подтверждающий служебную необходимость доставки.
При списании денег с карты отражаем:
Дебет 71.01 Кредит 55.04 — 2 500 рублей.
После оформления авансового отчета отражаем расходы:
Дебет 26 Кредит 71.01 — 2 500 рублей.
Если услуги доставки относятся непосредственно к продаже товаров покупателям, вместо счета 26 может использоваться счет 44. Выберем счет учета исходя из назначения расходов и учетной политики организации.
Рассмотрим отдельно ситуацию индивидуального предпринимателя. Если предприниматель использует бизнес-карту, привязанную к своему расчетному счету, нельзя механически применять схему расчетов с подотчетным лицом так же, как в организации с наемными сотрудниками.
Индивидуальный предприниматель не является собственным работником и не выдает деньги самому себе под отчет в обычном трудовом смысле. Поэтому при учете операций предпринимателя необходимо ориентироваться на применяемую систему налогообложения, характер расходов, документы поставщиков и выбранный порядок ведения учета.
Если бизнес-картой пользуется наемный сотрудник индивидуального предпринимателя, схема с подотчетным лицом и счетом 71.01 может применяться аналогично организации. Если картой пользуется сам предприниматель, главное — обеспечить документальное подтверждение связи расходов с предпринимательской деятельностью.
Не следует смешивать личные и предпринимательские расходы на одной карте без четкого документального разграничения. Даже если банк технически позволяет использовать карту для любых операций, в учете должны быть подтверждены только расходы, связанные с деятельностью бизнеса.
Подведем итог и соберем действия в единый порядок. Сначала выясним, к какому счету выпущена карта. Затем отразим списание по карте как выдачу средств сотруднику под отчет. После получения документов оформим авансовый отчет и отнесем сумму на материалы, товары, услуги, расчеты с поставщиком, основные средства или другой счет, соответствующий содержанию операции.
51 или к отдельному специальному счету 55.04.Авансовый отчет в 1С.91.02.51, 55.04 и 71.01.Таким образом, наиболее распространенная схема учета оплаты корпоративной картой выглядит так: сначала отражаем списание денег с карты через счет 71.01, затем закрываем задолженность сотрудника документом Авансовый отчет. Если карта привязана к специальному карточному счету, используем счет 55.04. Если карта привязана к обычному расчетному счету, используем счет 51.
Информация носит справочный характер