← На главную

В типовой конфигурации программы «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» механизмы работы с займами сотрудников ориентированы в первую очередь на ежемесячные удержания непосредственно при начислении заработной платы. Однако в реальной практике компании нередко договариваются с работниками о более гибких графиках платежей — например, о поквартальном погашении займа. В этой статье мы подробно разберем, как реализовать такую схему в программе, не нарушив требования налогового законодательства и сохранив прозрачность взаиморасчетов.

Важный налоговый нюанс: расчет материальной выгоды и НДФЛ

Прежде чем перейти к технической настройке графиков, давайте проанализируем налоговые обязательства сторон. Согласно Налоговому кодексу РФ, доход физического лица в виде материальной выгоды от экономии на процентах определяется на последний день каждого месяца, в течение которого сотрудник пользовался заемными средствами.

Это означает следующее: даже если сам долг (тело займа) сотрудник возвращает один раз в квартал, рассчитывать материальную выгоду и исчислять с нее НДФЛ (по ставке 35% для резидентов) программа должна каждый месяц. С января 2024 года данное правило действует в стандартном режиме (временное освобождение от налога, действовавшее в 2021–2023 годах, завершилось).

Программа 1С:ЗУП 3.1 полностью соответствует этому требованию закона. При любой выбранной нами периодичности погашения тела займа расчет материальной выгоды будет производиться автоматически в ежемесячном документе Начисление зарплаты и взносов на специализированной вкладке Займы. Поквартальное погашение будет лишь вовремя уменьшать базу (остаток долга) для расчета матвыгоды на последующие месяцы.

Давайте рассмотрим три основных способа настройки поквартального погашения в программе и выберем наиболее удобный для вашего учета.

Способ 1. Ручное «Погашение займа» (если сотрудник платит самостоятельно)

Этот способ оптимален, если сотрудник сам вносит деньги в кассу предприятия или перечисляет их на расчетный счет раз в квартал.

Разберем по шагам, как настроить эту схему:

1. Откроем документ Договор займа сотруднику. В реквизите «Способ погашения» установим значение «По окончании срока». При такой настройке программа не будет пытаться автоматически удержать ежемесячные платежи из заработной платы работника.
2. Каждый месяц при создании документа Начисление зарплаты и взносов программа будет корректно начислять матвыгоду на остаток долга на вкладке Займы.
3. В месяце, когда наступает срок поквартального платежа, мы регистрируем фактическое внесение денег. Для этого необходимо создать документ Погашение займа сотруднику (раздел Выплаты — См. также — Погашения займов сотрудникам).
4. В документе выберем сотрудника и договор. Программа автоматически подтянет актуальный остаток долга на дату документа с учетом всех начисленных процентов. Нам остается лишь указать сумму поквартального платежа.

Ограничение этого способа: Обратите внимание, что документ Погашение займа сотруднику отражает внесение средств непосредственно в счет долга, минуя зарплатный квиток. Данная сумма не отразится в расчетном листке как удержание из зарплаты, так как она не уменьшает сумму к выплате по ведомости. В расчетном листке вы увидите только налог на материальную выгоду.

Способ 2. Использование документа «Изменение условий договора займа»

Если нам критически важно, чтобы удержание поквартального платежа происходило автоматически из начисленной заработной платы и красиво выводилось в расчетный листок, мы можем временно менять параметры договора.

Рассмотрим этот алгоритм детальнее:

1. Первоначально регистрируем Договор займа сотруднику со способом погашения «По окончании срока».
2. В течение двух месяцев квартала расчет происходит в обычном режиме — программа считает только НДФЛ с матвыгоды, удержания основного долга в начислении зарплаты нет.
3. В третьем месяце квартала (когда нужно произвести удержание) вводим документ Изменение условий договора займа сотруднику. Указываем дату начала действия изменений (первое число отчетного месяца).
4. В документе изменения временно переключаем способ погашения на «В течение срока» и прописываем необходимый размер платежа.
5. При заполнении документа Начисление зарплаты и взносов за этот месяц на вкладке Займы автоматически появится строка с плановым удержанием. Сумма уменьшит выплату сотруднику и попадет в расчетный листок.
6. В следующем месяце вводим новый документ Изменение условий договора займа сотруднику, где возвращаем способ погашения обратно на «По окончании срока».

Важное предостережение: Некоторые расчетчики пытаются обойтись без ввода документов изменения условий, просто вручную удаляя строчку удержания основного долга из документа начисления зарплаты в «пропуски» месяцев. Делать так категорически не рекомендуется! Программа 1С:ЗУП 3.1 ведет строгий учет взаиморасчетов и накапливает плановый долг сотрудника перед компанией. Если вы просто очистите строку удержания в первом и втором месяцах, на третий месяц программа автоматически попытается удержать тройной размер платежа, посчитав прошлые периоды просроченной задолженностью.

Способ 3. Связка «Прочее удержание» + «Регистрация погашения»

Этот способ позволяет избежать ежемесячного переоформления документов изменения условий договора и одновременно решает задачу красивого отражения операции в расчетном листке.

Давайте настроим эту схему совместными усилиями:

Шаг 1. Создание нового вида удержания

Перейдем в раздел Настройка — Удержания и создадим новое удержание. Назовем его, например, ПоквартальноеПогашениеЗайма.

На вкладке «Основное» укажем:

• Назначение удержания: Удержание в счет расчетов по прочим операциям.
• Удержание выполняется: По отдельному документу или Ежемесячно (в зависимости от того, как вы планируете его назначать).

Формулу расчета можно настроить как фиксированную сумму:

Результат = ФиксированнаяСумма

Шаг 2. Регистрация удержания раз в квартал

В месяце погашения введем документ Удержание по прочим операциям (или Разовое удержание), выбрав наше созданное удержание ПоквартальноеПогашениеЗайма и указав сумму платежа. Эта операция успешно уменьшит сумму к выплате сотруднику и зафиксирует удержание в его расчетном листке.

Шаг 3. Отражение уменьшения долга по займу в регистрах

Для того чтобы сама подсистема расчетов по займам в программе «узнала», что реальный долг уменьшился, параллельно вводим документ Погашение займа сотруднику на эту же сумму. Взаиморасчеты по заработной плате закроются корректно в бухгалтерской программе после проведения очередной синхронизации данных.

Автоматическое погашение займа при увольнении

Стоит отметить полезное улучшение, появившееся в современных релизах программы (начиная с версии 3.1.27.23). Теперь, независимо от выбранного вами графика (включая поквартальный или единовременный в конце срока), при досрочном прекращении трудового договора программа автоматически попытается удержать весь оставшийся остаток займа в документе Увольнение на вкладке Займы. Если увольняемый сотрудник не может полностью закрыть долг из сумм окончательного расчета, вы можете скорректировать эту строку вручную. Вся недополученная сумма останется числиться за бывшим сотрудником как физлицом, и дальнейшие платежи вы сможете регистрировать документом Погашение займа сотруднику по мере их фактического поступления.

Мы подробно разобрали особенности поквартального погашения займов в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1». Выберите наиболее подходящий вариант ведения учета в вашей организации, соблюдайте требования налогового законодательства по ежемесячному исчислению НДФЛ с материальной выгоды, и ваши расчеты всегда будут точными и корректными!