В практике бухгалтерского учета нередко возникает ситуация, когда организация берет денежные средства в займ не у банка, а у физического лица (например, у учредителя или стороннего человека). В отличие от типовой операции выдачи займа сотруднику, процедура получения займа организацией от физлица в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5» (ЗУП 2.5) не автоматизирована отдельным документом. Основная сложность заключается в том, что программе необходимо не только рассчитать сумму процентов, но и корректно удержать НДФЛ, при этом не включая заимодавца в отчеты по численности штатных сотрудников.
В данной статье мы разберем по шагам, как настроить учет таких займов, какие инструменты использовать для начисления процентов и как избежать искажения кадровой отчетности.
Проанализируем наиболее эффективный способ, который позволяет использовать типовые механизмы расчета зарплаты, но обходит ограничения кадрового учета. В ЗУП 2.5 справочники Физические лица и Сотрудники разделены. Для того чтобы физическое лицо попало в расчетные документы, для него должна быть создана запись в справочнике Сотрудники. Однако, если не создавать документ Прием на работу в организацию, такой человек не будет считаться штатной единицей.
Рассмотрим пошаговый алгоритм действий:
Физические лица, заполнив все персональные данные, необходимые для отчетности по НДФЛ (ИНН, СНИЛС, паспортные данные).Сотрудники создадим новый элемент, выбрав ранее созданное физлицо. Важно: документ приема на работу создавать НЕ нужно. Это ключевой момент, который позволит избежать попадания заимодавца в среднесписочную численность.Этот метод позволяет подбирать человека в документ Регистрация разовых начислений работников организаций, что значительно упрощает ежемесячное начисление процентов.
Перед тем как приступить к начислениям, выясним, как правильно настроить вид расчета. Это критически важно для корректного налогообложения.
Настроим начисление со следующими параметрами:
Начисление процентов по займу.Если бухгалтерия категорически возражает против добавления лишних записей в справочник Сотрудники, рассмотрим альтернативный вариант. Этот способ более трудозатратный, но он позволяет работать только с справочником Физические лица.
Проанализируем ситуацию: нам нужно отразить доход для целей НДФЛ, но не нужно делать расчеты в ведомостях ЗУП. В этом случае используется документ Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН.
Порядок заполнения:
Физические лица.1011, сумму дохода и сумму исчисленного налога.Ограничение метода: Данный документ не формирует проводок по выплате и начислению в бухгалтерском учете внутри ЗУП. Все финансовые расчеты (само начисление и выплату) придется проводить в программе «1С:Бухгалтерия» вручную операциями.
При использовании первого метода (через разовые начисления) важно помнить о некоторых технических нюансах, которые могут повлиять на итоговые отчеты.
Расчетная ведомость и Свод: Помним, что данные суммы будут отражаться в расчетных ведомостях и сводах по зарплате. Несмотря на то, что это не зарплата, программа воспринимает это как выплату контрагенту-физлицу. Чтобы эти суммы не путались с фондом оплаты труда (ФОТ), при формировании отчетов можно использовать фильтры по группам сотрудников или по конкретным видам расчетов.
Дата получения дохода: Согласно налоговому кодексу, для процентов по займу дата дохода — это день выплаты. Если вы начисляете проценты 30-м числом, а платите 5-го числа следующего месяца, в документе Регистрация разовых начислений или при выплате через банк/кассу нужно следить, чтобы дата фиксации НДФЛ соответствовала дате реального движения денежных средств.
Переход на новые версии: Стоит отметить, что в современных редакциях программы (например, ЗУП 3.1) реализован отдельный функционал Выплаты бывшим сотрудникам и прочим лицам. Если такие операции носят массовый характер, возможно, это станет веским аргументом для обсуждения перехода на актуальную версию платформы, где работа с внештатными заимодавцами реализована более элегантно и не требует «обходных путей» со справочником сотрудников.
Для реализации задачи в рамках 1С:ЗУП 2.5 мы рекомендуем придерживаться первого метода:
Это обеспечит автоматизацию процесса, правильное заполнение отчетности по подоходному налогу и прозрачность расчетов для бухгалтерии без нарушения кадровой статистики организации.