← На главную

Нередко организации выдают процентные или беспроцентные займы физическим лицам, которые не состоят в штате компании (например, учредителям или сторонним контрагентам). При этом у бухгалтера возникает необходимость рассчитать материальную выгоду от экономии на процентах, исчислить НДФЛ по ставке 35% и включить эти данные в единую регламентированную отчетность (форму 6-НДФЛ). Рассмотрим, почему в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 не удается сделать это полностью автоматически типовыми средствами и как правильно отразить такие операции.

Архитектурные ограничения подсистемы займов в 1С:ЗУП 3.1

Выясним причину, по которой программа не позволяет оформить договор займа на стороннее физлицо в типовом механизме. Подсистема учета займов жестко привязана к справочнику Сотрудники:

1. Документы Договор займа сотруднику и Погашение займа сотруднику содержат обязательное поле с выбором конкретного трудового договора или элемента справочника Сотрудники, а не просто физического лица.
2. Алгоритм расчета процентов, материальной выгоды и налога встроен в расчетный механизм документа Начисление зарплаты и взносов (вкладка «Займы»). Поскольку физическое лицо не числится в штате, данный документ на него не заполняется и расчет не запускается.

По этой причине для сторонних физических лиц типовой автоматический расчет графика, остатка долга и матвыгоды не предусмотрен.

Ошибки при использовании документа «Начисление прочих доходов»

Проанализируем распространенную ошибку. Часто пользователи пытаются зарегистрировать материальную выгоду через функционал выплат незарплатных доходов с помощью документа Начисление прочих доходов с кодом дохода 2610.

При таком подходе возникает серьезное искажение налогового учета: документ Начисление прочих доходов регистрирует НДФЛ одновременно как исчисленный и как удержанный. Так как организация не выплачивает стороннему заемщику денежные средства в рамках трудовых отношений, удержать налог фактически невозможно. В результате налог ошибочно попадает в строку 160 раздела 2 формы 6-НДФЛ и в уведомления об исчисленных налогах, что приводит к неправомерному требованию об уплате налога за счет собственных средств компании.

Корректный порядок учета через документ «Операция учета НДФЛ»

Разберем по шагам правильный регламент отражения материальной выгоды и налога для не сотрудников. Доход в виде матвыгоды признается на последний день каждого месяца действия договора займа (согласно пп. 7 п. 1 ст. 223 НК РФ). Расчет базы (с учетом 2/3 ключевой ставки ЦБ РФ) и налога по ставке 35% выполняется вручную либо во вспомогательной таблице, после чего данные вносятся в программу.

1. Перейдем в раздел Налоги и взносы и откроем журнал Операции учета НДФЛ.
2. Создадим новый документ Операция учета НДФЛ, указав дату документа (последнее число расчетного месяца) и выбрав физическое лицо из справочника Физические лица.
3. На вкладке Доходы добавим строку со следующими реквизитами:
   • Дата получения дохода: последний день расчетного месяца;
   • Код дохода: 2610 (Материальная выгода по займам);
   • Сумма дохода: рассчитанная величина материальной выгоды;
   • Код вычета: не заполняется;
   • Вид дохода: Прочие доходы (основная налоговая база).
4. Перейдем на вкладку Исчислено по ставкам 9%, 35% (для резидентов РФ ставка составляет 35%) и внесем строку с рассчитанной суммой налога.
5. Вкладку Удержано по всем ставкам оставляем пустой. Так как реальной выплаты денег нет, налог остается неудержанным.

При таком заполнении доход и исчисленный налог корректно отразятся в разделе 2 формы 6-НДФЛ, а по итогам налогового периода сумма налога будет зафиксирована как неудержанная в Приложении № 1 к расчету 6-НДФЛ для передачи сведений в налоговый орган.

Альтернативные варианты автоматизации

Рассмотрим дополнительные способы упрощения учета при регулярных расчетах:

1. Создание внешней обработки или расширения: если договоров займа сторонним лицам много, оптимальным решением является разработка специализированной внешней обработки. Обработка может хранить параметры займа, обращаться к регистру сведений История ключевой ставки ЦБ РФ, рассчитывать материальную выгоду и автоматически формировать документы Операция учета НДФЛ на каждое физическое лицо в конце месяца.
2. Ведение учета займов в 1С:Бухгалтерии предприятия: если расчет зарплаты ведется в ЗУП, а взаиморасчеты по займам с контрагентами — в 1С:БП, начисление материальной выгоды можно проводить в бухгалтерской базе. Однако это потребует раздельной сдачи отчетности 6-НДФЛ либо ручной консолидации данных.

Важно: категорически не рекомендуется оформлять фиктивный прием заемщика в штат ради использования типового функционала займов. Это повлечет за собой обязанность передачи кадровых сведений по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1), а также исказит персонифицированную отчетность и расчет по страховым взносам (РСВ).