← На главную

При ведении налогового учета на упрощенной системе налогообложения (УСН) с объектом «Доходы минус расходы» бухгалтеры часто сталкиваются со специфическим поведением программы «1С:Бухгалтерия 8.3». Одна из таких проблем связана с возвратом переплаты по налогам и страховым взносам из налоговой инспекции (МИФНС).

Типичный сценарий: у организации числилась переплата по страховым взносам. При начислении заработной платы программа автоматически учитывала эту переплату в расходах в Книге учета доходов и расходов (КУДиР), поскольку взносы считались фактически уплаченными ранее. Однако после того, как налоговая служба вернула эту переплату на расчетный счет организации, программа продолжает на дату начисления зарплаты ставить эту сумму в расходы, несмотря на то, что на бухгалтерских счетах сальдо расчетов по взносам уже равно нулю. При этом отредактировать само начисление зарплаты программа не дает.

В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта ошибка, как устроены регистры налогового учета УСН в 1С и как пошагово восстановить корректный учет и убрать несуществующие расходы из КУДиР.

Почему 1С продолжает принимать в расходы возвращенную переплату?

Чтобы понять причину проблемы, нам необходимо заглянуть «под капот» программы. В отличие от бухгалтерского учета, который строится на двойной записи по счетам (например, 69.01, 69.02, 69.03), налоговый учет при УСН в «1С:Бухгалтерия» ведется в специализированных регистрах накопления.

Когда мы перечисляем аванс по страховым взносам в бюджет, программа делает запись в регистр накопления Прочие расчеты. Этот регистр хранит информацию о том, за кем числится задолженность или у кого возникла предоплата в разрезе конкретных платежных документов (документов-регистраторов).

Когда вы получаете возврат переплаты от налоговой на расчетный счет, вы проводите банковскую выписку — документ Поступление на расчетный счет с видом операции Прочее поступление (проводка Дт 51 — Кт 69). Этот документ формирует правильные проводки в бухгалтерском учете, и сальдо по счету 69 закрывается в ноль. Однако стандартный алгоритм проведения этого документа не делает никаких записей в налоговые регистры УСН. Для программы на уровне налогового учета эта переплата так и остается висеть как «аванс в бюджет» в регистре Прочие расчеты.

При очередном начислении заработной платы и взносов программа анализирует остатки в регистре Прочие расчеты. Видя там незакрытый дебетовый остаток («аванс»), она автоматически производит зачет и мгновенно признает эту сумму расходом в КУДиР, хотя фактически деньги уже вернулись на расчетный счет и никакого права на расходы у организации нет.

Следовательно, чтобы решить проблему, нам нужно вручную скорректировать регистры налогового учета УСН и списать «зависший» остаток переплаты.

Шаг 1. Анализируем «зависшие» остатки через Универсальный отчет

Прежде чем вносить исправления, нам нужно точно узнать, по какому именно документу оплаты и в каком размере в налоговом учете числится переплата. Для этого мы воспользуемся встроенным инструментом диагностики.

Рассмотрим порядок действий:

1. Перейдем в раздел Отчеты, далее выберем пункт Универсальный отчет.
2. В верхней части отчета установим следующие параметры:
   • Тип объекта: Регистр накопления;
   • Имя объекта: Прочие расчеты;
   • Тип данных: Остатки и обороты.
3. Установим период, захватывающий дату возникновения переплаты и дату ее возврата.
4. Нажмем кнопку Настройки и перейдем на вкладку Структура. Здесь нам нужно настроить детальную группировку. Добавим последовательно поля:
   • Счет учета (например, 69.02.7);
   • Налог (взнос) по спец. режимам;
   • Расчетный документ (это крайне важно, так как учет ведется в разрезе платежек).
5. Нажмем кнопку Закрыть и сформировать.

Проанализируем сформированный отчет. Мы увидим строку с конкретным документом Списание с расчетного счета (наша прошлая платежка на переплату), по которому в графе «Конечный остаток» числится сумма с плюсом. Именно эту сумму программа ошибочно считает авансом и отправляет в расходы при начислении зарплаты. Запишем реквизиты этого документа оплаты и точную сумму.

Шаг 2. Создаем документ ручной корректировки регистров

Поскольку отредактировать автоматически создаваемые движения документа начисления зарплаты невозможно (и это привело бы к ошибкам при последующих обновлениях), мы внесем корректировку специальным документом.

Выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел Операции и откроем журнал Операции, введенные вручную.
2. Создадим новый документ с видом Операция.
3. Установим дату документа. Рекомендуется ставить дату возврата переплаты банком (или следующий день, но строго ДО момента проведения очередного начисления заработной платы за этот месяц).
4. Обратите внимание: табличную часть «Бухгалтерский и налоговый учет» заполнять не нужно! Проводки по счетам 51 и 69 у нас уже корректно сформированы банковской выпиской.
5. На панели инструментов документа нажмем кнопку Еще (в крайнем правом углу) и выберем пункт Выбор регистров.
6. В открывшемся окне перейдем на вкладку Регистры накопления, найдем в списке и отметим флажками два регистра:
   • Прочие расчеты;
   • Расходы при УСН.
7. Нажмем кнопку ОК. В документе появятся две новые одноименные вкладки для работы с регистрами.

Шаг 3. Корректируем регистр «Прочие расчеты»

Перейдем на вкладку Прочие расчеты в созданном документе Операция. Наша цель — «обнулить» зависший аванс в налоговом учете.

Заполним строку следующим образом:

1. Нажмем кнопку Добавить.
2. В колонке Вид движения обязательно выберем Расход. Это означает уменьшение (списание) остатка по данному регистру.
3. В поле Счет учета выберем тот субсчет 69 счета, на котором висела переплата (например, 69.02.7 - Обязательное пенсионное страхование).
4. Заполним аналитику (организация, вид платежа в бюджет).
5. В поле Расчетный документ выберем именно тот документ Списание с расчетного счета (платежное поручение), который мы определили на Шаге 1 с помощью Универсального отчета.
6. В поле Сумма укажем точную сумму возвращенной переплаты.

Благодаря этой записи мы принудительно сообщаем программе, что данного «аванса» в налоговом учете больше не существует.

Шаг 4. Корректируем регистр «Расходы при УСН»

Регистр Расходы при УСН контролирует статусы и этапы признания расходов (например, «Не оплачено», «Не списано» и т.д.). Нам нужно убедиться, что по возвращенной сумме не осталось «висеть» незакрытых статусов расходов, готовых к принятию.

Перейдем на вкладку Расходы при УСН:

1. Нажмем Добавить.
2. Установим Вид движения — Расход.
3. Заполним аналитику расходов (укажем элемент затрат, соответствующий налогам и взносам).
4. В поле Статус оплаты расходов УСН укажем то состояние, в котором находились взносы (обычно это статус Не оплачено или Не списано, его также можно подсмотреть в Универсальном отчете по аналогичному регистру).
5. В поле Отражение в НУ выберем значение Не принимаются. Это ключевой момент: мы исключаем эту сумму из состава расходов, принимаемых к налоговому учету.
6. Укажем расчетный документ и сумму корректировки.

После заполнения обеих вкладок запишем и проведем документ Операция.

Шаг 5. Перепроведение документов и финальная проверка

Чтобы внесенные изменения вступили в силу и правильно распределились в цепочке документов, нам необходимо выполнить регламентные операции:

1. Перейдем в раздел Операции — Закрытие месяца.
2. Выполним перепроведение документов за тот месяц, в котором была сделана ручная корректировка и возврат денег (а также за все последующие месяцы, если они уже были закрыты).
3. После этого снова откроем Универсальный отчет по регистру Прочие расчеты. Убедимся, что конечный остаток по спорному платежному документу на дату после нашей корректировки равен нулю.
4. Сформируем отчет Книга доходов и расходов УСН. Проверим раздел I: при очередном начислении заработной платы программа больше не должна автоматически принимать в расходы возвращенную сумму взносов. Расходы теперь будут признаваться строго в момент фактической уплаты новых взносов очередными платежными поручениями.

Важный нюанс: как отразить возврат в доходах УСН?

Рассматривая данную проблему, важно затронуть еще один существенный вопрос: нужно ли отражать сумму возвращенной переплаты в доходах по УСН? Ответ на него зависит от налогового периода, в котором возникла и была списана эта переплата.

Вариант А: Переплата возникла и вернулась внутри одного календарного года.
Если вы ошибочно переплатили взносы, например, во втором квартале текущего года, а в третьем квартале этого же года налоговая вернула вам эти деньги, то отражать возврат в доходах не нужно. С помощью нашей ручной корректировки регистров мы аннулировали непроизведенный расход. В поле Доходы УСН в документе поступления на расчетный счет должна быть указана сумма «0» (доходы не принимаются).

Вариант Б: Переплата возникла в прошлом году (и была принята в расходы), а вернулась в текущем году.
Если расходы по этой переплате уже были учтены вами при расчете налога УСН за прошлый налоговый период (год закрыт, декларация сдана), то возвращенные средства признаются внереализационным доходом текущего периода на дату их поступления на счет. В этом случае в документе Поступление на расчетный счет в поле Доходы УСН обязательно укажите сумму возврата, чтобы она попала в Графу 4 КУДиР.

Применяя данные настройки и контролируя состояние налоговых регистров, вы всегда сможете поддерживать Книгу учета доходов и расходов в идеальном порядке, избегая претензий со стороны налоговых органов.