В практике работы с программой «1С:Бухгалтерия» бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда расходы по страховым взносам (в частности, по счету 69.01 — взносы по социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством) попадают в Книгу учета доходов и расходов (КУДиР) некорректно. Основная претензия заключается в том, что программа признает расходы в момент начисления зарплаты (документ «Отражение зарплаты в бухучете»), хотя фактически оплаты еще не было. Согласно правилам УСН, расход должен признаваться по наиболее поздней из дат: дате начисления или дате фактической оплаты.
Рассмотрим подробнее механизмы программы, проанализируем причины возникновения ошибок и разберем по шагам, как привести учет в соответствие с законодательством.
Для начала выясним причину, почему стандартная оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) по счету 69.01 может показывать нулевое сальдо, а программа всё равно ведет себя так, будто у организации есть переплата. Важно понимать, что КУДиР в 1С формируется не на основании бухгалтерских проводок по счетам 60, 69 или 70, а на основании данных в специальных **регистрах накопления**.
Для налогового учета при упрощенной системе налогообложения ключевыми являются следующие регистры:
Расходы при УСН — здесь фиксируются все потенциальные расходы и их статусы («Не оплачено», «Оплачено»).Прочие расчеты — в этом регистре отслеживаются взаиморасчеты по налогам и взносам в разрезе документов-оснований.Взаиморасчеты УСН — вспомогательный регистр для контроля остатков оплат.Если в одном из этих регистров «зависла» старая запись о переплате (например, ошибочно введенная несколько лет назад или возникшая при переходе из другой программы), то при очередном начислении взносов программа автоматически «схлопывает» это начисление с имеющимся виртуальным остатком оплаты. В результате расход попадает в КУДиР мгновенно, так как с точки зрения регистров УСН условие «оплачено» уже выполнено ранее.
Проанализируем ситуацию, когда бухгалтерский отчет «Анализ состояния налогового учета по УСН» не показывает проблему, а КУДиР заполняется неверно. В этом случае нам поможет Универсальный отчет. Он позволяет заглянуть «под капот» программы и увидеть те самые движения по регистрам, которые скрыты от обычного пользователя.
Выполним следующие настройки:
Расходы при УСН.69.01) или по конкретной организации.В сформированном отчете мы должны искать записи с видом движения «Приход», которые не закрыты «Расходом». Особое внимание стоит уделить колонке Статус оплаты расходов УСН. Если вы видите, что оплаты (платежные поручения) не делают движений в этом регистре, значит, программа считает, что задолженности нет. Это подтверждает теорию о наличии «фантомной» переплаты в регистрах.
Если в первом регистре причина не очевидна, проанализируем регистр Прочие расчеты. Именно в нем 1С сопоставляет начисления и оплаты. Бывают ситуации, когда по бухгалтерскому счету сальдо ноль, но в регистре возник разрыв в разрезе аналитики:
Если аналитика в платежке и в документе начисления не совпадает до копейки, автоматический зачет не произойдет, и в КУДиР возникнет хаос.
Разберем ситуацию для актуальных версий программы. С введением ЕНС механизм признания взносов в расходах УСН усложнился. Теперь простого факта оплаты (списания с расчетного счета) недостаточно. Взносы признаются в расходах на дату наступления срока уплаты (обычно 28-е число следующего месяца), при условии что:
Если вы видите, что взносы 69.01 признаются в КУДиР датой начисления зарплаты (последнее число месяца), проверьте, не остались ли на ЕНС свободные средства от прошлых периодов. Программа автоматически резервирует их под ближайшие начисления.
Когда причина найдена (например, обнаружен неверный остаток в регистре Расходы при УСН на начало года), проблему необходимо устранить. Поскольку прошлые периоды (например, 2017–2022 годы) трогать нельзя во избежание изменения отчетности, воспользуемся документом «Корректировка регистров».
Действуем по следующему алгоритму:
Операция (раздел «Операции» — «Операции, введенные вручную»).Расходы при УСНПрочие расчетыВзаиморасчеты УСН69.01, организацию, сумму).Важный момент: корректировать нужно именно регистры УСН, а не бухгалтерские проводки. Бухгалтерское сальдо у вас и так верное, проблема именно в оперативных данных налогового учета.
После внесения корректировок обязательно нужно восстановить последовательность проведения документов. Посмотрим, почему это важно: 1С определяет порядок признания расходов в момент проведения документа. Если вы сначала ввели платежку, а потом начисление (или наоборот), и при этом меняли настройки или вносили правки «задним числом», связи в регистрах могут нарушиться.
Выполним процедуру «Групповое перепроведение документов» за текущий год. Это заставит программу заново распределить оплаты по начислениям, учитывая ваши новые корректировки регистров. После этого сформируем КУДиР заново — расходы по счету 69.01 должны встать на даты фактических платежей (при условии отсутствия переплат).
Мы выяснили, что основной причиной неверного отражения взносов по материнству в КУДиР является расхождение между бухгалтерским сальдо и остатками в специализированных регистрах УСН. Для успешного решения проблемы мы:
Такой комплексный подход позволяет не только исправить текущую ошибку, но и понять логику работы программы, что поможет избежать подобных проблем в будущем.