← На главную

При ведении учета в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3 пользователи нередко сталкиваются с ситуацией, когда бухгалтер пытается сформировать платежное поручение или зафиксировать уплату налога на доходы физических лиц строго по определенному работнику. При попытке отразить такую операцию типовой документ регистрирует общую сумму и распределяет ее между всеми физлицами, по которым числится удержанный налог. Разберем методологические и технические причины такого поведения программы, а также выясним, как правильно контролировать расчеты с бюджетом штатно.

Методология учета НДФЛ: почему расчеты с бюджетом обезличены

Для понимания логики программы важно разграничивать два вида взаиморасчетов:

1. Взаиморасчеты между организацией и физическим лицом — ведутся строго персонифицированно. Программа фиксирует доход каждого сотрудника, исчисляет налог, применяет вычеты и удерживает сумму налога в момент фактической выплаты дохода документами типа Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость на счета.
2. Взаиморасчеты между организацией и государством (ИФНС) — ведутся в целом по налоговому агенту. Согласно Налоговому кодексу РФ, организация перечисляет удержанный налог в бюджет за определенный период общей суммой по регистрационным данным (связка ИФНС, КПП, ОКТМО и КБК). Налоговый орган не ведет лицевые счета физлиц по факту каждой отдельной платежки налогового агента.

В регламентированной отчетности по форме 6-НДФЛ отражаются дата получения дохода, сумма дохода, исчисленный и удержанный налог, а также установленный законодательством срок перечисления. Реальные даты и номера отдельных платежных поручений по каждому человеку в отчет не входят, поэтому разделение платежей по конкретным работникам лишено законодательного и методологического смысла.

Как программа распределяет уплату налога

Если в системе регистрируется частичная уплата налога, алгоритм конфигурации автоматически распределяет внесенную сумму между всеми сотрудниками пропорционально остатку удержанного, но еще не уплаченного налога по соответствующей налоговой инспекции. Указать конкретного сотрудника вручную в типовом документе перечисления нельзя, так как это нарушает целостность регистров налогового учета.

С переходом на единый налоговый платеж (ЕНП) и единый налоговый счет (ЕНС) обязанность фиксировать факт уплаты налога в разрезе сотрудников была полностью упразднена. В актуальных версиях 1С:ЗУП 3 налог считается закрытым перед физлицом в момент его удержания в ведомости, а передача сведений в бухгалтерию выполняется с помощью документа Отражение удержанного НДФЛ в бухучете.

Штатные способы разделения и контроля НДФЛ

Рассмотрим, как решать задачи разделения и проверки налога штатным функционалом программы без доработок конфигурации:

1. Разделение по обособленным подразделениям (налоговым органам):

   Если сотрудники работают в разных филиалах или подразделениях, имеющих отдельную регистрацию в ИФНС, налог распределяется автоматически по соответствующим налоговым органам. В этом случае уплата формируется раздельно по каждому ОКТМО/КПП.

2. Корректировка учета по конкретному сотруднику:

   Если требуется исправить доход, исчисленный или удержанный налог по определенному физическому лицу, не следует пытаться манипулировать перечислениями. Для ручных корректировок предназначен специализированный документ Операция учета НДФЛ, где данные вносятся адресно по каждому физлицу.

3. Анализ и проверка сумм к уплате через типовые отчеты:

   Для контроля сумм, подлежащих уплате в бюджет, используем следующие регламентированные отчеты раздела «Налоги и взносы»:

   — Удержанный НДФЛ — отображает суммы налога, сгруппированные по крайним срокам перечисления в бюджет и датам удержания;

   — Анализ НДФЛ по сотрудникам и Анализ НДФЛ по документам-основаниям — позволяют детально проверить начисленный доход, исчисленный и удержанный налог по каждому человеку за любой период;

   — Регистр налогового учета по НДФЛ — формирует персональную налоговую карточку по выбранному сотруднику.

4. Настройка управленческого отчета:

   Если руководству требуется индивидуальный отчет с детализацией сумм удержанного налога в привязке к выплатам и документам-основаниям, настроим Универсальный отчет по регистру накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ, добавив нужные группировки по физическим лицам и регистраторам.

Таким образом, попытка разбить уплату НДФЛ по отдельным сотрудникам внутри ЗУП 3 противоречит заложенной методологии учета. Правильный подход заключается в удержании налога ведомостями, сводной передаче данных в бухгалтерскую программу и контроле сумм через стандартные аналитические отчеты.