Как в 1С:ЗКГУ 3.1 и ЗУП 3.1 настроить необложение НДФЛ и страховыми взносами сотрудников, работающих за пределами РФ?

В практике российских организаций и государственных учреждений нередко возникают ситуации, когда в штате числятся иностранные граждане, фактически проживающие и выполняющие свои трудовые обязанности на территории иностранного государства (например, в зарубежных представительствах или филиалах). Рассмотрим, как правильно организовать учет таких сотрудников в программах 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) и 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1 (ЗКГУ), чтобы программа корректно освобождала выплаты от обложения налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами.

Правовые основания: почему налоги и взносы не начисляются

Прежде чем переходить к техническим настройкам программы, проанализируем законодательную базу:

1. НДФЛ: Согласно подпункту 6 пункта 3 статьи 208 НК РФ, вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей за пределами Российской Федерации относится к доходам, полученным от источников за пределами РФ. Физические лица, не являющиеся налоговыми резидентами РФ, признаются плательщиками НДФЛ только в отношении доходов от источников в РФ (п. 1 ст. 207 НК РФ). Следовательно, зарплата иностранного гражданина-нерезидента за работу за рубежом не признается объектом обложения НДФЛ в РФ, и российская организация не выступает налоговым агентом.
2. Страховые взносы: В соответствии с пунктом 5 статьи 420 НК РФ выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, являющихся иностранными гражданами или лицами без гражданства, по трудовым договорам, заключенным с российской организацией для работы в ее обособленном подразделении, расположенном за пределами территории РФ, не признаются объектом обложения страховыми взносами (ОПС, ОМС, ВНиМ).

Шаг 1. Отключение страховых взносов штатными средствами

Для того чтобы программа не рассчитывала страховые взносы по всем выплатам сотрудника (включая оклад, отпуска, командировки и надбавки), не требуется создавать отдельные виды начислений. Разберем по шагам, как задать статус застрахованного лица:

1. Перейдем в карточку физического лица или сотрудника (раздел Кадры — Сотрудники).
2. Откроем раздел Страхование.
3. В поле Статус застрахованного лица установим значение Не страхуемые лица, кроме ВКС, включая не подлежащих страхованию иностранных граждан, временно пребывающих на территории РФ.
4. Укажем дату, с которой действует данный статус, и сохраним изменения по кнопке Записать и закрыть.

После этой настройки при проведении документов Начисление зарплаты и взносов взносы по единому тарифу на доходы сотрудника начисляться не будут.

Шаг 2. Особенности учета НДФЛ в различных версиях 1С

В зависимости от используемой конфигурации порядок настройки НДФЛ различается:

1. В версии ЗУП 3.1 КОРП: Реализован полноценный типовой механизм. Для обособленного подразделения, находящегося за границей, указывается признак иностранного подразделения (статус ЗАГР). При назначении сотруднику статуса налогоплательщика Нерезидент программа автоматически определяет доходы как полученные за пределами РФ и исключает их из расчета НДФЛ.
2. В версиях ЗУП 3.1 ПРОФ и ЗКГУ 3.1: Версия КОРП для государственных учреждений отсутствует, а в версии ПРОФ функционал заграничных подразделений ограничен. Поэтому исключение доходов из налоговой базы требует настройки расчетных механизмов или точечной программной адаптации.

Вариант 1. Настройка учета без доработки конфигурации

Если конфигурация находится на типовой поддержке и вмешательство в код нежелательно, применим следующий порядок действий:

1. Создание отдельных видов начислений: Создадим дубликаты основных начислений (например, «Оплата по окладу (за пределами РФ)»). На вкладке Налоги, взносы, бухучет в поле НДФЛ выберем переключатель не облагается.
2. Оплата отсутствий с сохранением заработка (командировки и прочие средние): Для оплаты командировок создадим начисление с назначением Оплата времени сохраняемого среднего заработка и снимем обложение НДФЛ. Расчет производим документом Отсутствие с сохранением оплаты, где на вкладке Оплата вручную выбираем созданный вид начисления.
3. Корректировка отпусков и типовых средних заработков: Так как предопределенный документ Отпуск жестко рассчитывает предопределенный вид начисления, начисленный НДФЛ можно корректировать с помощью специализированного документа Операция учета НДФЛ (раздел Налоги и взносы). В документе вносятся записи с отрицательными суммами по исчисленному налогу и доходам, что обнуляет налоговые регистры без деформации кадрового учета остатков отпусков.

Вариант 2. Программная доработка через расширение конфигурации

Если создание множества дублирующих начислений усложняет расчетную работу бухгалтерии, наиболее надежным решением является использование механизма расширений (без изменения типовой конфигурации поставщика).

Проанализируем типовой механизм: в общем модуле УчетНДФЛ логика регистрации доходов и исчисления налога проходит через функцию СтрокаСведенийОДоходах. Добавим регистр сведений или проверку, исключающую сотрудников, работающих за рубежом, из состава плательщиков НДФЛ.

Рассмотрим пример переопределения через расширение конфигурации с директивой &ИзменениеИКонтроль или &После:

&Вместо("СтрокаСведенийОДоходах")
Функция Расш1_СтрокаСведенийОДоходах(СведенияОДоходах, Выборка, ДоходПолученНаТерриторииРФ = Истина)
    
    // Проверяем, относится ли сотрудник к категории работающих за пределами РФ
    // Например, через дополнительный реквизит подразделения или специальный регистр сведений
    Если Не ДоходПолученНаТерриторииРФ Или Расш1_Служебный.СотрудникРаботаетЗаРубежом(Выборка.Сотрудник) Тогда
        // Доход не подлежит учету в качестве объекта налогообложения НДФЛ в РФ
        Возврат Неопределено;
    КонецЕсли;
    
    // Вызов оригинального алгоритма формирования строки доходов
    Возврат ПродолжитьВызов(СведенияОДоходах, Выборка, ДоходПолученНаТерриторииРФ);

КонецФункции

Разберем достоинства такого подхода: при начислении зарплаты типовыми документами (Отпуск, Больничный лист, Командировка, Начисление зарплаты и взносов) система продолжает штатный кадровый учет и расчет среднего заработка, однако записи в регистры накопления по учету НДФЛ не формируются, что полностью решает задачу автоматизации без необходимости ручных корректировок.