Ситуация, когда сотрудница, находясь в отпуске по уходу за первым ребенком, рожает второго и решает не оформлять отпуск по беременности и родам (БиР), а сразу перейти к получению пособия на двоих детей, встречается в кадровой практике нередко. Основная сложность в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 заключается в том, чтобы корректно зарегистрировать изменения, не создавая при этом «накладки» двух отпусков в системе и правильно передав данные в Социальный фонд России (СФР).
Рассмотрим подробно, как реализовать этот процесс в программе, проанализируем законодательные нюансы и разберем по шагам два основных способа регистрации этого события.
Прежде чем переходить к настройкам в программе, проанализируем правовую базу. Согласно Федеральному закону № 255-ФЗ, застрахованное лицо имеет право выбора между пособием по беременности и родам и пособием по уходу за ребенком. Если сотрудница выбирает уход за вторым ребенком со дня его рождения:
В программе ЗУП 3.1 нам нужно отразить именно это суммирование и передать сведения о втором ребенке в фонд.
Это наиболее «мягкий» способ, который позволяет сохранить непрерывность текущего отпуска. Разберем по шагам, как это сделать:
1. Найдите в программе исходный документ Отпуск по уходу за ребенком, который был оформлен на первого ребенка. На его основании создайте документ «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком».
2. В открывшемся документе на вкладке «Пособия» выполните следующие настройки:
3. Посмотрим на работу со справочниками. Данные о втором ребенке должны быть внесены в личную карточку сотрудника. Перейдите в справочник Физические лица, откройте карточку сотрудницы и в разделе «Семья» добавьте запись о втором ребенке. Без этого программа не сможет подтянуть данные в реестры для СФР.
4. Проанализируем вкладку «Начисления». Здесь программа должна автоматически пересчитать суммы. Если заработок сотрудницы высокий, убедитесь, что итоговая сумма на двоих детей не превысила ограничение в 100% среднего заработка. ЗУП 3.1 обычно контролирует это автоматически, основываясь на данных о среднем заработке, рассчитанном в исходном документе.
Некоторые эксперты и кадровики предпочитают этот метод, так как он более прозрачен с точки зрения бумажного документооборота. Ведь де-факто сотрудница пишет новое заявление и издается новый приказ на отпуск по уходу за двумя детьми.
Рассмотрим этот алгоритм:
Возврат из отпуска по уходу. В нем указываем дату, предшествующую дате начала выплат на второго ребенка. Этот документ «закрывает» старый страховой случай в системе.Преимущество этого способа: исключается путаница в реестрах СЭДО. СФР получит сведения о новом страховом случае, который включает обоих детей. Это избавляет от необходимости «досылать» данные по второму ребенку в рамках старого дела.
Выясним, как передать сведения в фонд в современных реалиях (2023–2024 гг.). Даже если вы заполнили Изменение условий, данные о втором ребенке фонд должен «увидеть».
Если из фонда не пришел «Входящий запрос для расчета пособия» на второго ребенка (что часто бывает, когда сотрудница не оформляла БиР), нам необходимо инициировать процесс самостоятельно:
1. Перейдите в раздел «Кадры» — «Пособия» — «Исходящие сообщения о страховых случаях СФР».
2. Создайте новое сообщение с типом 109 (Основание — отпуск по уходу за ребенком). В сообщении укажите данные второго ребенка и дату начала события.
3. После отправки сообщения фонд пришлет «Входящий запрос». В ответе на этот запрос нужно будет указать, что уход осуществляется одновременно за двумя детьми.
При заполнении сведений для реестра обратите внимание на следующие моменты:
Рассмотрим пример настройки реестра в ЗУП 3.1:
// В документе "Сведения для исчисления пособия"
// (вызывается из Ответа на запрос СФР):
Поле "Очередность ребенка" = 2;
Флаг "Одновременный уход за несколькими детьми" = Истина;
Поле "Количество детей, за которыми осуществляется уход" = 2;
Наиболее эффективным решением в текущих версиях 1С:ЗУП 3.1 является использование документа «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком» в связке с исходящим сообщением СФР (тип 109). Это минимизирует количество ручных правок в учете и корректно связывает двух детей в одном страховом случае.
Помните: если сотрудница всё же решит позже предъявить листок нетрудоспособности по беременности и родам, вам придется сторнировать пособие по уходу за вторым ребенком за период больничного, так как двойная выплата (БиР + Уход за тем же ребенком) недопустима. Поэтому всегда берите с сотрудницы четкое письменное заявление о выборе вида пособия.