← На главную

При приеме нового сотрудника, который уже находится в отпуске по уходу за ребенком и трудоустраивается на режим неполного рабочего времени для продолжения получения государственного пособия, пользователи 1С:ЗУП 2.5 часто сталкиваются с системной ошибкой: «Запись с такими полями (ключевыми полями) существует» при попытке проведения кадровых документов. Разберем правовые основы данной ситуации, технические причины возникновения ошибки и правильный алгоритм оформления документов в программе.

Правомерность приема на работу сотрудницы в отпуске по уходу за ребенком

Проанализируем правовую сторону вопроса. Сотрудница имеет полное право уволиться с предыдущего места работы во время отпуска по уходу за ребенком, устроиться к новому работодателю и продолжить получать пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет при условии работы на условиях неполного рабочего времени (или на дому). При этом новый работодатель обязан начислять и выплачивать пособие исходя из заработка за два предшествующих календарных года, подтвержденного справкой с предыдущего места работы (по форме 182н).

Причина ошибки «Запись с такими полями существует»

Выясним причину конфликта в информационной базе. Ошибка формируется из-за архитектуры периодических регистров сведений в конфигурации 1С:ЗУП 2.5, в частности регистра Плановые начисления работников организаций и регистра Состояние сотрудников организаций:

1. Периодичность данных регистров установлена в пределах дня. Ключевыми полями являются сотрудник, организация, дата и вид расчета.
2. Документ Прием на работу в организацию от даты D регистрирует плановое начисление оклада и переводит сотрудника в состояние «Работает».
3. Документ Отпуск по уходу за ребенком, оформляемый от той же даты D, по умолчанию пытается зарегистрировать прекращение основного начисления (оклада) и назначить вид расчета Отпуск по уходу за ребенком без оплаты.
4. Система фиксирует попытку одновременно назначить и прекратить плановое начисление одной датой, что приводит к блокировке записи в регистр.

Пошаговый порядок корректного оформления в 1С:ЗУП 2.5

Разберем по шагам, как правильно ввести документы в программу, чтобы исключить конфликт регистров и корректно рассчитывать заработную плату вместе с пособием.

1. Ввод данных о заработке с предыдущего места работы:

   Так как сотрудница принимается в текущем периоде, для расчета пособия необходимо внести сведения о доходах за два предшествующих года. Перейдем в меню расчета зарплаты и создадим документ Справка другого страхователя о заработке. Заполним суммы доходов, облагаемых страховыми взносами в ФСС, на основании справки от предыдущего работодателя.

2. Настройка графика неполного рабочего времени:

   В справочнике Графики работы создадим или проверим график неполного рабочего дня (например, 4 часа в день при 5-дневной рабочей неделе):

   — В параметрах графика установим флаг «Неполное рабочее время» и укажем тип «Неполный рабочий день»;

   — Обязательно установим признак «Учитывать норму другого графика» и выберем график полного рабочего времени (основную пятидневку). Это позволит программе корректно вычислять оклад пропорционально отработанным часам относительно полной нормы.

3. Оформление приема на работу:

   Создадим документ Прием на работу в организацию. В шапке укажем дату приема, на вкладке «Трудовой договор» назначим настроенный график неполного времени и ставку (например, 0.5). На вкладке «Начисления» зададим полный плановый оклад — при расчете зарплаты он автоматически пересчитается с учетом неполной занятости.

4. Регистрация отпуска по уходу за ребенком без конфликта начислений:

   Создадим документ Отпуск по уходу за ребенком с датой приема на работу:

   — В реквизитах «Период с ... по ...» укажем фактический период: дата приема и дата достижения ребенком 1.5 или 3 лет;

   — На вкладке «Пособия» выставим флаги для выплаты пособия до 1.5 лет и компенсации до 3 лет, отметим признак «Учитывать заработок предыдущих страхователей» и выполним расчет среднедневного заработка;

   — Важный шаг: перейдем на вкладку «Плановые начисления» и полностью удалим все строки. Необходимо очистить как строку прекращения основного оклада, так и строку назначения отпуска без оплаты. После очистки проведем документ.

В результате очистки плановых начислений документ выполнит движения только по назначению пособия и не создаст конфликтующих записей в регистре плановых начислений. За сотрудником останется активен оклад по неполному графику, введенный документом приема.

Альтернативный вариант: прямое назначение плановых начислений

Рассмотрим альтернативный способ, когда кадровое состояние отпуска не отражается отдельным документом, а назначаются только выплаты пособия:

1. Оформляем документ Прием на работу в организацию в обычном порядке на неполный график.
2. Создаем документ Ввод сведений о плановых начислениях работников организаций от даты приема.
3. В табличную часть добавляем виды расчета: пособие по уходу за ребенком до 1.5 лет и компенсационную выплату до 3 лет.
4. Размер среднедневного заработка или итоговую сумму пособия рассчитываем на основании справки о заработке и фиксируем в документе начисления.

При таком подходе документ Отпуск по уходу за ребенком не проводится, что полностью исключает системные коллизии между кадровыми регистрами и табелем учета рабочего времени.