Разберем ситуацию, когда мать ребенка после отпуска по беременности и родам оформляет отпуск по уходу за ребенком без назначения ежемесячного пособия, а пособие по уходу до достижения ребенком возраста полутора лет получает отец.
Особенность ситуации состоит в том, что у матери уже есть двое старших детей от предыдущих браков, а у отца новорожденный ребенок является первым. При заполнении сведений в 1С:Зарплата и управление персоналом возникает вопрос: какую очередность ребенка необходимо указывать для назначения пособия — очередность по детям отца как получателя пособия или очередность по детям матери?
Для заполнения сведений о ребенке в 1С:ЗУП следует указывать очередность рождения ребенка по матери. В рассматриваемой ситуации новорожденный ребенок будет третьим ребенком матери, поэтому в программе необходимо указать, что ребенок является третьим, несмотря на то что пособие получает отец и для него это первый ребенок.
Рассмотрим подробнее, почему такой порядок применяется, как правильно оформить документы и какие сведения необходимо проверить перед отправкой данных в Социальный фонд России.
Очередность ребенка в сведениях для назначения пособия исторически определяется исходя из количества детей, рожденных или усыновленных матерью ребенка. Такой подход использовался для разграничения пособия на первого ребенка и пособия на второго либо последующего ребенка.
Ранее размер минимального ежемесячного пособия по уходу за ребенком зависел от очередности рождения: для первого ребенка устанавливался один минимальный размер, а для второго и последующих детей — другой. Поэтому сведения о предыдущих детях были необходимы для определения минимального размера пособия.
Даже если пособие получал не сам родитель ребенка, а другой родственник, например отец, бабушка, дедушка, опекун или иной фактически ухаживающий родственник, очередность ребенка не связывали с количеством детей получателя пособия. Иначе при оформлении пособия, например, бабушке пришлось бы учитывать ее собственных детей, что не отражало бы очередность рождения ребенка в семье матери.
Поэтому при заполнении сведений ориентируемся не на личный статус получателя пособия, а на статус ребенка, за которым осуществляется уход.
В рассматриваемом случае последовательность будет следующей:
То обстоятельство, что у отца нет других детей, не меняет очередность ребенка для целей заполнения сведений.
Рассмотрим актуальный порядок расчета пособия по уходу за ребенком до полутора лет.
Для работающих граждан ежемесячное пособие по уходу за ребенком рассчитывается исходя из среднего заработка лица, которое фактически осуществляет уход и которому предоставлен отпуск по уходу за ребенком. В рассматриваемой ситуации расчет производится по заработку отца, поскольку именно отец является получателем пособия.
Размер пособия в общем случае составляет 40 процентов среднего заработка получателя пособия за расчетный период. При этом действуют минимальный и максимальный размеры пособия.
В настоящее время для работающих граждан размер пособия не зависит от того, является ребенок первым, вторым, третьим или последующим. Поэтому очередность ребенка обычно не влияет на итоговую сумму пособия, которую СФР назначит отцу.
Однако это не означает, что поле очередности в программе можно заполнять произвольно. Сведения должны соответствовать документам о рождении детей и фактическим обстоятельствам семьи. Некорректное указание очередности может привести к необходимости уточнения сведений, запросу дополнительных документов или отказу в автоматической обработке информации.
Разделим два вопроса, которые часто смешивают.
Таким образом, для расчета среднего заработка используем данные отца, а для определения очередности ребенка указываем сведения о детях матери.
Ошибочный подход состоит в том, чтобы считать ребенка первым только потому, что у получателя пособия, то есть у отца, нет других детей.
Такой вариант может показаться логичным, если рассматривать пособие исключительно как выплату конкретному работнику. Но пособие назначается не просто работнику, а в связи с уходом за конкретным ребенком. Поэтому сведения о ребенке должны отражать реальную очередность его рождения у матери.
Рассмотрим пример.
У матери есть двое детей 2014 и 2018 годов рождения. В 2026 году рождается третий ребенок. Отец ребенка не имеет других детей. Отец оформляет отпуск по уходу за ребенком и подает заявление на назначение пособия.
В такой ситуации необходимо указать:
Указание «первый ребенок» только по той причине, что у отца отсутствуют другие дети, будет некорректным.
Рассмотрим, какие сведения необходимо учитывать при определении очередности ребенка.
Как правило, учитываются дети, рожденные или усыновленные матерью. При заполнении сведений необходимо использовать официальные документы: свидетельства о рождении, сведения органов ЗАГС, решения об усыновлении, документы о смерти ребенка при наличии таких обстоятельств.
При определении очередности могут иметь значение следующие ситуации:
Для определения очередности не имеет значения, проживают ли старшие дети совместно с матерью и получает ли мать на них какие-либо выплаты. Важен факт рождения или усыновления детей матерью.
Не следует исключать старших детей только потому, что они проживают с другим родителем, находятся в другом регионе, достигли возраста 18 лет либо родились в предыдущем браке.
Дети от предыдущих браков матери учитываются при определении очередности новорожденного ребенка.
В рассматриваемой ситуации мать после окончания отпуска по беременности и родам оформляет отпуск по уходу за ребенком, но не получает ежемесячное пособие. Это допустимо, если пособие назначается отцу.
Рассмотрим порядок оформления по шагам.
При этом нужно учитывать, что ежемесячное пособие по уходу за одним ребенком может получать только одно лицо. Поэтому важно подтвердить, что мать не получает пособие по уходу за тем же ребенком.
Если мать находится в отпуске по уходу за ребенком без пособия, а отец получает пособие, это не является нарушением. Право на отпуск по уходу за ребенком и право на ежемесячное пособие не всегда реализуются одним и тем же человеком.
Однако необходимо правильно отразить сведения в документах работодателя и в данных, направляемых в СФР.
Отец должен оформить отпуск по уходу за ребенком у своего работодателя. Сам по себе факт проживания с ребенком или фактической помощи семье не заменяет кадровое оформление отпуска.
Для назначения пособия необходимо, чтобы отец был застрахованным лицом и имел право на страховое обеспечение по обязательному социальному страхованию.
Рассмотрим основной комплект документов и сведений.
Работодатель не должен требовать у сотрудника документы, которые фонд может получить самостоятельно в рамках межведомственного взаимодействия. Но на практике кадровой службе и бухгалтерии необходимо заранее проверить наличие всех сведений, чтобы снизить риск возврата документов или запроса уточнений.
В 1С:Зарплата и управление персоналом отпуск по уходу за ребенком оформляется документом Отпуск по уходу за ребенком — для анализа таких кадров есть отчет для контроля декретных отпусков в 1С:ЗУП.
Для создания документа обычно используем раздел Кадры или раздел Зарплата, в зависимости от настроек интерфейса и прав пользователя.
Разберем заполнение документа для отца.
Отпуск по уходу за ребенком.Если в форме документа есть поле Это первый ребенок, не следует устанавливать его для новорожденного ребенка, если у матери уже есть двое старших детей.
Если программа предлагает указать количество детей либо очередность, необходимо отразить, что ребенок является третьим по счету у матери.
В зависимости от версии программы и настроек обмена с СФР могут использоваться разные наименования полей. Например, в форме могут присутствовать поля:
Количество детей;Это первый ребенок;Очередность рождения;Сведения о детях;Прямые выплаты СФР;Данные для расчета пособия.Смысл заполнения остается одинаковым: сведения должны быть достоверными и отражать очередность новорожденного ребенка у матери.
Рассмотрим подробнее, какие данные обычно указываются в карточке ребенка или в разделе сведений для пособия.
Если у матери есть двое старших детей, указываем, что ребенок является третьим. При необходимости вносим сведения о старших детях матери. Не следует вносить сведения о детях отца, если таких детей нет, только для того чтобы заполнить поле очередности.
Если старшие дети матери не являются детьми отца, это не препятствует корректному заполнению сведений. Очередность определяется не по общим детям супругов и не по детям, указанным в карточке сотрудника-отца, а по детям матери новорожденного ребенка.
Часто возникает технический вопрос: нужно ли вносить старших детей матери в личные данные отца, если эти дети не являются его детьми.
Как правило, не следует добавлять старших детей матери в стандартный список детей сотрудника-отца как его собственных детей, если программа использует этот список для кадровых, налоговых или иных целей. Это может привести к ошибкам в учете стандартных налоговых вычетов по НДФЛ, семейного статуса и других данных сотрудника.
Необходимо разделять:
Если программа позволяет заполнить сведения о предыдущих детях в отдельной форме для СФР, используем именно этот раздел. Не следует искусственно создавать старших детей матери как детей сотрудника-отца только ради заполнения пособия.
Если в конкретной версии 1С нет отдельного поля для предыдущих детей матери, необходимо проверить регламентированную форму, настройки обмена с СФР и актуальность релиза программы.
Правила назначения пособий, электронные форматы обмена с СФР и состав передаваемых сведений регулярно меняются. Поэтому перед заполнением документов необходимо проверить, что используется актуальный релиз 1С:Зарплата и управление персоналом.
Обновление важно по нескольким причинам:
Если программа давно не обновлялась, отдельные реквизиты могут отображаться по устаревшей логике. В такой ситуации необходимо установить актуальные обновления и повторно проверить заполнение документа.
После оформления отпуска и назначения пособия работодатель передает в Социальный фонд России сведения, необходимые для назначения выплаты.
В зависимости от используемой версии программы и текущего порядка взаимодействия с фондом данные могут формироваться через механизмы электронного документооборота и социального электронного документооборота.
В 1С для контроля обмена могут использоваться разделы и объекты:
Сведения для назначения пособия;Входящие запросы СФР;Исходящие сообщения СФР;Социальный электронный документооборот;Отпуск по уходу за ребенком;Кадровый перевод, если сотрудник затем выходит на работу;Пособия за счет СФР.Точный набор объектов зависит от редакции программы, версии релиза, способа подключения к СФР и используемой технологии обмена.
Перед отправкой сведений необходимо проверить:
Рассмотрим ситуацию, когда мать оформляет отпуск по уходу за ребенком до трех лет, но пособие получает отец.
В такой ситуации необходимо убедиться, что в документах матери не установлено начисление ежемесячного пособия по уходу за ребенком. Если в 1С ранее был создан документ Отпуск по уходу за ребенком на мать с признаком назначения пособия, необходимо проверить, не сформировались ли сведения на выплату в СФР.
Если пособие матери не назначается, в ее документе должен быть отражен только отпуск по уходу за ребенком без выплаты пособия.
При этом у отца необходимо оформить отдельный документ на отпуск по уходу и назначение пособия.
Не следует использовать один документ на мать и пытаться указать отца как получателя пособия. Отпуск и пособие должны быть оформлены в кадровых данных того сотрудника, который является получателем выплаты.
Рассмотрим также ситуацию, которая часто возникает после оформления пособия.
Отец может досрочно выйти на работу из отпуска по уходу за ребенком и при этом сохранить право на ежемесячное пособие до достижения ребенком возраста полутора лет при соблюдении действующего порядка.
Для этого необходимо корректно оформить кадровые документы в 1С. Обычно потребуется зарегистрировать выход сотрудника из отпуска по уходу за ребенком, не прекращая право на ранее назначенное пособие.
При оформлении выхода следует внимательно проверить дату кадрового события, поскольку ошибки в датах могут привести к некорректной передаче сведений в СФР.
Если отец продолжает работать, а мать остается в отпуске по уходу без назначения пособия, это само по себе не отменяет право отца на назначенное пособие, если соблюдены условия его назначения.
Рассмотрим практический перечень документов, которые кадровая служба и бухгалтерия могут запросить у отца для подтверждения сведений.
Необходимо учитывать, что часть сведений СФР получает самостоятельно. Поэтому перечень документов зависит от конкретной ситуации, статуса родителей, наличия сведений в государственных информационных системах и требований фонда.
Но для безопасного заполнения очередности ребенка кадровой службе полезно иметь документы, подтверждающие наличие у матери двух старших детей.
Разберем типовые ошибки, которые встречаются при оформлении пособия отцу.
После заполнения документа Отпуск по уходу за ребенком необходимо провести контроль перед отправкой данных.
Разберем рекомендуемый порядок проверки.
Если фонд возвращает сообщение с ошибкой, не следует менять очередность ребенка на «первый» только для прохождения формального контроля. Необходимо выяснить точную причину ошибки: отсутствие сведений о матери, некорректные реквизиты свидетельства о рождении, расхождение фамилий, неверная дата рождения ребенка, отсутствие сведений о старших детях или техническая проблема обмена.
В отдельных версиях программы форма может не содержать понятного поля для внесения сведений о старших детях матери. В такой ситуации не следует самостоятельно изменять конфигурацию или подменять данные сотрудника-отца.
Рассмотрим безопасный порядок действий.
Не следует вносить заведомо недостоверные данные только потому, что в интерфейсе программы отсутствует очевидный способ отразить ситуацию.
Посмотрим на пример.
Сотрудник Иванов Сергей Петрович является отцом новорожденного ребенка. У матери ребенка, Ивановой Анны Викторовны, есть двое старших детей от предыдущих браков. Мать после окончания отпуска по беременности и родам оформляет отпуск по уходу за новорожденным ребенком, но пособие не получает. Отец оформляет отпуск по уходу и пособие у своего работодателя.
В документе Отпуск по уходу за ребенком для отца необходимо отразить:
В личной карточке отца не нужно указывать старших детей матери как его собственных детей, если они не являются его детьми.
Несмотря на общий порядок, в отдельных ситуациях могут возникать нестандартные обстоятельства. Например, если старшие дети матери были усыновлены, умерли, мать лишена родительских прав в отношении одного из детей, имеются судебные споры об отцовстве, изменены персональные данные, сведения о детях отсутствуют в государственных реестрах или ребенок родился за пределами Российской Федерации.
В таких случаях необходимо заранее запросить разъяснения в территориальном отделении СФР и сохранить полученный ответ. Это позволит правильно заполнить сведения и снизить риск отказа в назначении пособия.
Также целесообразно обращаться за разъяснениями, если программа выдает контрольную ошибку, которая противоречит фактической ситуации, либо требует указать сведения, не предусмотренные текущей формой документа.
Подведем итог по рассматриваемой ситуации.
Пособие по уходу за новорожденным ребенком получает отец. Средний заработок для расчета пособия определяется по данным отца. При этом очередность ребенка в сведениях для назначения пособия необходимо определить по детям матери ребенка.
Поскольку у матери уже есть двое старших детей, новорожденный ребенок является третьим. Следовательно, в 1С:Зарплата и управление персоналом необходимо указать третьего ребенка, а не первого.
Правильное заполнение: пособие получает отец, ребенок является третьим по очередности у матери, старшие дети матери от предыдущих браков учитываются при определении очередности, а в личные данные отца их как его собственных детей вносить не нужно.
Информация носит справочный характер