← На главную

При ведении учета в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются со следующей ситуацией: сотрудник приносит больничный лист за прошлый месяц, когда зарплата или отпускные уже были начислены и выплачены. В результате проведения больничного листа программа автоматически сторнирует излишне начисленные суммы. Если у сотрудника в текущем месяце нет других доходов (или их сумма меньше суммы сторно), в учете возникает отрицательный доход.

Этот «минус» переносится в регламентированный отчет Расчет по страховым взносам (РСВ), из-за чего налоговые органы отклоняют отчет при автоматической проверке. Выясним причину этой проблемы, разберем законодательную базу и рассмотрим по шагам, как правильно отразить такие перерасчеты в программе без ручной корректировки отчета.

Законодательное обоснование: почему ФНС не принимает минусы

Федеральная налоговая служба жестко контролирует отсутствие отрицательных значений в расчете по страховым взносам. Согласно контрольным соотношениям ФНС (в частности, письмам от 07.02.2020 № БС-4-11/2002@ и от 19.02.2021 № БС-4-11/2124@), база для начисления страховых взносов по каждому застрахованному лицу в Разделе 3 не может принимать отрицательные значения. При наличии знака «минус» отчетность не пройдет форматно-логический контроль.

Если в результате перерасчетов за прошлый период база уменьшилась, плательщик обязан представить уточненный (корректирующий) расчет за тот период, в котором были излишне начислены взносы (письмо ФНС от 24.08.2017 № БС-4-11/16793@). Уменьшать базу текущего периода на сумму сторно прошлых месяцев до отрицательных величин недопустимо.

Как устроен алгоритм распределения сторно в 1С:ЗУП 3.1

Для автоматизации этого процесса разработчики 1С заложили специальный механизм распределения сторно-доходов в регистре накопления Учет доходов для исчисления страховых взносов. Проанализируем два сценария поведения программы:

1. Доходов текущего периода достаточно для перекрытия сторно. Если в месяце регистрации сторно у сотрудника есть другие облагаемые доходы (оклад, премия) и их сумма превышает величину сторно, программа «схлопывает» начисления. В Раздел 3 текущего РСВ попадает положительная разница. Корректировать прошлые периоды в этом случае не требуется.
2. Доходов текущего периода НЕ хватает (возникает отрицательный баланс). Если сотрудник весь месяц болел и его текущий доход равен нулю, перекрыть сторно нечем. Чтобы не допустить появления минусов в текущем РСВ, программа автоматически переносит оставшуюся отрицательную сумму сторно в тот прошлый месяц, за который это сторно было сделано. При этом уменьшается база прошлого периода, что влечет за собой необходимость подачи «уточненки» за тот квартал.

Пошаговое решение проблемы: методика корректировки

Разберем наиболее эффективный алгоритм действий, который позволяет автоматически сформировать корректную отчетность без ручного редактирования показателей в ячейках отчета.

Шаг 1. Проверка распределения доходов в регистрах

Перед формированием отчетности необходимо убедиться, что программа правильно распределила сторно-доходы. Для этого перейдем в меню Налоги и взносы — Отчеты по налогам и взносам и откроем отчет Проверка расчета взносов или Анализ взносов в фонды. Если мы видим, что по сотруднику зафиксирован перенос базы в прошлый период, значит, программа отработала штатно и база за прошлый квартал уменьшилась.

Шаг 2. Использование лайфхака с «Датой подписи»

На расчет и заполнение РСВ ключевое влияние оказывает реквизит Дата подписи на титульном листе отчета. Проанализируем, как это работает:

• Если перерасчет (например, проведение больничного листа) зарегистрирован в программе в октябре (следующий квартал), но сама отчетность за 9 месяцев еще не сдана, то при установке даты подписи отчета (например, 15 октября) программа увидит это сторно и автоматически перенесет его в отчетный период (9 месяцев), уменьшив базу.
• Если же вам необходимо сдать первичный расчет за 9 месяцев без учета октябрьских сторнирований, установите дату подписи на титульном листе как 30 сентября. В таком случае октябрьский документ перерасчета программа проигнорирует при заполнении первичного отчета за 9 месяцев. Корректировку вы сможете подать позже.

Шаг 3. Автоматическое формирование корректирующего РСВ

Если программа перенесла отрицательный доход в прошлый квартал, по которому отчетность уже сдана, выполним следующие действия:

1. Создадим новый отчет Расчет по страховым взносам за прошлый отчетный период.
2. На титульном листе в поле Номер корректировки укажем порядковый номер уточнения (например, 1--).
3. Нажмем кнопку Заполнить.
4. Программа автоматически заполнит Раздел 3 по сотруднику, у которого произошло сторнирование: в нем будут отражены уменьшенная база и пересчитанные в меньшую сторону страховые взносы. Все остальные сотрудники, по которым изменений не было, в корректирующий Раздел 3 не попадут (что соответствует требованиям порядка заполнения РСВ).

Технические нюансы: льготные тарифы МСП

Если организация применяет пониженные тарифы для малого и среднего предпринимательства (код тарифа 20), сторнирование может распределиться некорректно между основным тарифом (в пределах МРОТ) и пониженным (свыше МРОТ). Сторно-доход может увести в минус одну из баз.

В случае возникновения таких ошибок рекомендуется использовать документ Перерасчет страховых взносов (находится в разделе Налоги и взносы). Данный документ позволяет зарегистрировать перерасчет доходов и взносов вручную на уровне регистров, что обеспечит корректное заполнение отчетности РСВ в автоматическом режиме.

Использование описанной методики позволяет полностью отказаться от ручной правки отчетов РСВ на стороне бухгалтера, гарантирует успешное прохождение проверочных программ ФНС и сохраняет прозрачность учета в программе 1С:ЗУП 3.1.