При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией, когда необходимо сторнировать начисления сотруднику за прошлые периоды. Типичный пример: в текущем квартале обнаруживается, что плановое начисление должно было быть прекращено еще в прошлом году. После проведения перерасчета программа автоматически уменьшает базу взносов текущего месяца. Если сумма сторно превышает текущий доход сотрудника, в отчетности Расчет по страховым взносам (РСВ) в Разделе 3 появляются отрицательные значения. Давайте разберем, почему это происходит и как правильно отразить такие операции, чтобы налоговая инспекция приняла отчет.
Первое, что нам необходимо усвоить: согласно контрольным соотношениям ФНС, показатели в строках 210–230 (сумма выплат) и 240 (база для исчисления взносов) Раздела 3 не могут быть отрицательными. Программные комплексы налоговой службы (такие как АСК НДС-2) настроены на автоматическую блокировку расчетов с отрицательными значениями. Если вы отправите такой отчет, система выдаст ошибку и расчет будет считаться непредставленным.
Проанализируем ситуацию: если мы просто уменьшаем базу текущего периода на сумму сторно прошлого года, мы фактически искажаем сведения персонифицированного учета. Суммы за прошлый год остаются завышенными, а за текущий — заниженными. Это недопустимо с точки зрения методологии учета.
Рассмотрим подробнее, как сама программа 1С:ЗУП 3.1 обрабатывает сторно-записи. Логика системы заложена следующим образом:
В нашем случае, когда сторнируются начисления за октябрь–декабрь 2018 года в марте 2019 года, программа видит отсутствие базы в 2019 году для перекрытия сторно и относит эти суммы к прошлым периодам. Это и является сигналом к тому, что необходимо подавать уточняющий (корректирующий) расчет за прошлый год.
Этот способ является наиболее правильным с точки зрения законодательства и методологии 1С. Разберем по шагам, как это реализовать:
Шаг 1. Оформление перерасчета. Перейдем в раздел Налоги и взносы и создадим документ Перерасчет страховых взносов. Важно: документ создается в текущем месяце (например, март 2019), но на вкладке «Сведения о доходах» мы указываем месяцы 2018 года, за которые производится сторно. При этом суммы указываются со знаком минус.
Шаг 2. Формирование корректировки. Создадим новый отчет РСВ за 2018 год. На титульном листе в поле «Номер корректировки» укажем значение «1--». Программа автоматически заполнит Раздел 3 по сотруднику, у которого произошли изменения. Обратите внимание: в корректирующем отчете в Разделе 3 по этому сотруднику должны стоять итоговые положительные суммы (первоначальный доход минус сторно). Никаких минусов в самом отчете быть не должно!
Шаг 3. Проверка Раздела 1. После изменения Раздела 3 необходимо убедиться, что итоговые суммы к уплате в Разделе 1 также уменьшились. Таким образом, у организации возникнет переплата по взносам, которую можно будет зачесть или вернуть.
Если автоматические механизмы программы не дают нужного результата или требуется ручная корректировка регистров, воспользуемся документом Операция учета взносов. Этот инструмент позволяет напрямую вносить записи в регистры накопления, на основании которых строится отчетность.
Проанализируем порядок действий:
После проведения этого документа в текущем периоде (2019 год) «минусы» исчезнут, так как мы явно указали программе, что эти суммы относятся к 2018 году. Теперь при формировании корректировочного РСВ за прошлый год данные подтянутся корректно.
Выясним причину, по которой нельзя просто «списать» эти суммы в текущем периоде частями (как предлагалось в некоторых сообщениях на форуме). Рассмотрим риски:
1. Искажение персонифицированного учета. Сведения о заработке и взносах передаются в Социальный фонд (ранее ПФР). Если вы не подадите корректировку за прошлый год, у сотрудника останутся завышенные данные для расчета пенсии, что приведет к расхождениям при проверках.
2. Несоответствие с 6-НДФЛ и 2-НДФЛ. Сторнирование дохода в 2019 году, относящегося к 2018 году, создаст разрыв между налоговой базой по НДФЛ и базой по страховым взносам. Налоговая инспекция обязательно пришлет требование о представлении пояснений, так как эти базы должны быть сопоставимы. Придется подавать корректировки и по НДФЛ за прошлый год.
3. Бухгалтерская отчетность. В случае значительных сумм корректировок за прошлый год может потребоваться внесение исправлений в бухгалтерский баланс (если отчетность уже сдана), согласно ПБУ 22/2010.
Подводя итог, можно сказать: единственный законный и технически верный способ убрать отрицательные суммы из РСВ в 1С:ЗУП 3.1 — это отнести сторно к периоду совершения ошибки и подать корректирующую форму за этот период. Использование документа Перерасчет страховых взносов или Операция учета взносов позволяет правильно распределить суммы по периодам, обеспечив формирование «чистой» отчетности без отрицательных значений, которую примет налоговый орган.