Ситуация, когда сотрудник уходит в отпуск в середине месяца и просит выплатить ему не только отпускные, но и заработанные деньги за текущий месяц, встречается повсеместно. Бухгалтеру в этом случае приходится решать сразу несколько задач: соблюсти трудовое законодательство, правильно рассчитать средний заработок, не ошибиться с датами удержания НДФЛ и корректно отразить всё это в программе 1С. Разберем по шагам, как организовать этот процесс эффективно и без штрафов.
Проанализируем нормы трудового права. Согласно ч. 9 ст. 136 ТК РФ, оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Однако закон не обязывает работодателя одновременно с отпускными выплачивать зарплату за фактически отработанное время в текущем месяце.
Рассмотрим риски, которые возникают при досрочной выплате зарплаты. В ст. 136 ТК РФ четко указано, что зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца в даты, установленные правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Если мы выплатим зарплату за первую половину месяца (аванс) слишком рано (например, вместе с отпускными 10-го числа вместо положенного по ПВТР 25-го), то до следующей выплаты (окончательного расчета за месяц) пройдет более 15 дней. Это формальное нарушение интервала между выплатами, за которое трудовая инспекция может выписать штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.
Поэтому правильнее всего придерживаться установленных в организации дат. Если сотрудник уходит в отпуск 15-го числа, а аванс у вас 20-го, то 12-го числа (за три дня) перечисляются только отпускные, а 20-го — аванс на общих основаниях.
Выясним, как изменился подход к налогообложению таких выплат. До 2023 года дата получения дохода в виде зарплаты определялась последним днем месяца. Теперь правила иные: датой фактического получения дохода в виде оплаты труда считается день фактической выплаты денежных средств.
Если мы всё же решили выплатить зарплату за отработанное время вместе с отпускными в середине месяца, рассмотрим последствия для НДФЛ:
В отчете 6-НДФЛ за 2024 год обе эти суммы (отпускные и зарплата), выплаченные в один день, попадут в один и тот же период уведомления и будут отражены по одной строке в Разделе 1 (в зависимости от периода выплаты).
Посмотрим на ситуацию, когда отпуск начинается в первых числах месяца (например, 2 апреля). Для расчета среднего заработка нам нужны данные за март. Но к 29 марта (срок выплаты отпускных) зарплата за март еще не начислена полностью (не закрыт табель, не распределены премии).
Проанализируем алгоритм действий в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП):
Отпуск и нажать кнопку Исправить. Программа создаст новый документ текущим периодом (апрелем), сторнирует старые начисления и начислит новые с учетом доплаты.Разберем, как на практике в 1С произвести выплату зарплаты вместе с отпускными. Для этого в документе Отпуск выполним следующие настройки:
Посмотрим на пример кода или структуры, которую использует 1С для хранения данных о среднем заработке. Информация фиксируется в регистре накопления ДанныеОбрезованияСреднегоЗаработка. Если вы вносите изменения в прошлые периоды, важно следить, чтобы записи в этом регистре обновились.
// Пример логики программы при расчете среднего:
// 1. Сбор базы начислений за расчетный период (12 месяцев)
// 2. Определение количества отработанных календарных дней
// 3. Расчет: Средний = База / (12 * 29.3 + Дни_в_неполных_месяцах)
Проанализируем, как заполняется Раздел 2 отчета. Суммы выплаченной зарплаты и отпускных включаются в следующие строки:
Важно помнить, что в 2024 году отчет 6-НДФЛ строится строго по датам выплаты дохода. Если вы начислили отпускные в марте, а выплатили 1 апреля, то этот доход и налог с него попадут в отчет за полугодие, а не за первый квартал. Это критически важный момент для сверки данных с налоговой инспекцией.
Рассмотрим несколько рекомендаций, которые помогут избежать ошибок при перерасчетах:
Отпуск или Начисление зарплаты. Именно эта дата определяет, в какой отчетный период 6-НДФЛ и в какое уведомление попадет налог.Увольнение, где на вкладке "Удержания" появится соответствующая строка.Таким образом, выплата зарплаты вместе с отпускными — это технически достижимая задача в 1С:ЗУП, но она требует повышенного внимания к датам удержания НДФЛ и соблюдения периодичности выплат по ТК РФ. Рекомендуем использовать механизм автоматического перерасчета среднего заработка только после окончательного закрытия предыдущего месяца, чтобы избежать многократных корректировок отчетности.