В практике кадрового учета часто возникает ситуация, когда срок действия срочного трудового договора подходит к концу, но работодатель планирует продолжить сотрудничество с работником на новый определенный срок. Кадровые службы часто настаивают на процедуре «увольнение — прием», чтобы юридически разграничить периоды работы. Однако в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 это вызывает технические сложности, особенно если стоит задача сохранить за сотрудником его прежний табельный номер. Проанализируем ситуацию, разберем методику работы программы и выясним, как решить эту задачу, не нарушив логику учета.
Для начала разберем важный технический аспект. В системе 1С:ЗУП 3.1 разделены понятия Физические лица и Сотрудники. Физическое лицо — это реальный человек со своим СНИЛС и ИНН, который остается в базе навсегда. Сотрудник — это объект, описывающий конкретные трудовые отношения (контракт).
Аксиома программы: на один трудовой договор (один цикл «прием — увольнение») должен заводиться один элемент справочника Сотрудники. Если мы увольняем человека и принимаем его снова по новому договору, с точки зрения системы — это новый трудовой стаж, новые права на отпуск и новый расчет среднего заработка. Следовательно, правильным методом является создание нового элемента в справочнике Сотрудники, привязанного к тому же Физическому лицу.
Если законодательство и специфика организации позволяют не прерывать трудовые отношения, рассмотрим самый простой способ — оформление дополнительного соглашения. Согласно статье 72 ТК РФ, условия договора могут быть изменены соглашением сторон.
Прием на работу, которым изначально оформлялся сотрудник.Продление контракта, договора (если этот функционал включен в настройках кадрового учета) либо документом Изменение условий оплаты труда / Кадровый перевод, где на закладке «Главное» можно изменить сведения о договоре.Кадровый перевод, распечатав дополнительное соглашение к трудовому договору, установив флаг Изменить сведения о договоре.Этот метод сохраняет табельный номер, историю среднего заработка и остатки отпусков. Однако кадровики часто отвергают его, ссылаясь на необходимость именно нового срочного договора.
Если кадровый отдел настаивает на увольнении, проанализируем стандартный алгоритм действий:
Увольнение текущим числом. При этом программа начислит компенсацию отпуска и закроет все взаиморасчеты по данному трудовому договору.Сотрудники. При вводе ФИО программа найдет существующее Физическое лицо и предложит выбрать его. Важно нажать «Да, это тот, кто мне нужен», чтобы не плодить дубли в справочнике физлиц (это критично для НДФЛ и страховых взносов).В этом случае средний заработок для отпусков и командировок начнет рассчитываться «с нуля», что соответствует Постановлению Правительства №922, так как трудовой договор — новый.
Рассмотрим ситуацию, когда кадровики требуют использовать именно старый табельный номер для нового периода работы. По умолчанию система выдаст ошибку: «Табельный номер уже используется». Чтобы обойти это ограничение, выполним следующие шаги:
Физическое лицо.Прием на работу для этого нового объекта.Важный нюанс: Чтобы не путаться в списках, рекомендуем в наименовании старого (уволенного) сотрудника дописать в скобках «(увол.)» или год увольнения. Это поможет бухгалтеру и кадровику выбирать правильный объект в ведомостях и отчетах.
Проанализируем, почему желание кадровиков «сохранить средний заработок» при увольнении и новом приеме является спорным. Согласно законодательству, при увольнении трудовые отношения прекращаются. Все обязательства по расчету среднего заработка, накопленного в рамках прошлого договора, должны быть закрыты выплатой компенсации отпуска.
Если мы создаем нового сотрудника (даже с тем же табельным номером), программа 1С:ЗУП честно считает его «новичком». Если бухгалтерия хочет, чтобы доходы прошлого периода учитывались в новом периоде для расчета отпусков (что методически неверно при полноценном увольнении), придется использовать документ Перенос данных:
Рассмотрим заполнение регистров для «подтягивания» среднего:
// Для расчета среднего заработка (общий) используется регистр накопления:
"Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий)"
// Для расчета среднего заработка (ФСС - больничные) используется регистр:
"Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС)"
Обратите внимание: Для больничных листов доходы суммируются по Физическому лицу автоматически, независимо от количества созданных Сотрудников и смены табельных номеров. Проблема возникает только с отпусками и командировками.
Подведем итог нашему анализу. Попытка «сломать» логику программы и заставить её работать с одним и тем же объектом Сотрудник после увольнения (через правки кода или записи в регистрах) приведет к катастрофическим последствиям в отчетности ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД), 2-НДФЛ и Персонифицированных сведениях.
Рекомендации для совместной работы с кадровой службой:
Кадровый перевод или Продление контракта без процедуры увольнения.Проанализировав все варианты, мы видим, что 1С:ЗУП 3.1 — достаточно гибкая система, но она требует четкого понимания разницы между трудовым договором и физическим лицом. Выбирайте метод, исходя из того, что важнее для вашей организации: чистота юридической процедуры или автоматизация расчетов без ручных правок в регистрах.