← На главную

В процессе деятельности организации нередко возникают ситуации, когда необходимо уволить сотрудника и на следующий же день принять его снова — например, при реорганизации предприятия, смене юридического лица или переводе с совместительства на основное место работы. У пользователей программы 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 часто возникают вопросы: почему в списке появляется второй «Иванов», как сохранить историю работы и как правильно оформить документы, чтобы не выполнять лишнюю ручную работу. В этой статье мы подробно разберем механизмы системы, которые помогут нам эффективно справиться с этими задачами.

Разграничение понятий «Физическое лицо» и «Сотрудник»

Для начала проанализируем ситуацию, которую многие пользователи ошибочно называют «задвоением». В архитектуре 1С:ЗУП 3.1 существует четкое разделение между двумя справочниками:

1. Физические лица — это справочник, содержащий персональные данные человека (ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, паспортные данные). Человек в этом справочнике всегда должен быть в единственном экземпляре.
2. Сотрудники — это справочник, который описывает конкретный трудовой договор. Если человек увольняется и принимается заново, у него появляется новый трудовой договор, новый табельный номер и, соответственно, новый элемент в справочнике Сотрудники.

Рассмотрим, как это работает на практике. Когда мы принимаем Иванова повторно, мы создаем нового Сотрудника, но при заполнении поля «Физ. лицо» выбираем уже существующего Иванова из справочника Физические лица. Таким образом, система понимает, что это один и тот же человек. Все данные о стаже, доходах для расчета НДФЛ и справки для пособий будут консолидироваться в карточке физического лица. Это не ошибка, а требование программы для корректного формирования отчетности в контролирующие органы (ЕФС-1, РСВ), так как периоды работы по разным договорам должны разделяться.

Как скрыть уволенных сотрудников из списка

Если наличие «старых» карточек сотрудников в общем списке мешает работе, мы можем легко настроить интерфейс. Разберем по шагам, как это сделать:

1. Откроем справочник Сотрудники.
2. В нижней части формы или в меню настроек найдем флаг «Скрывать уволенных сотрудников».
3. Установим эту галочку. После этого в списке останутся только те, кто работает в данный момент.

Проанализируем ситуацию, если нам все же нужно посмотреть историю «прошлых жизней» человека. Для этого достаточно зайти в карточку Физического лица и перейти по ссылке «Работа». Там будут отображены все трудовые договоры, когда-либо заключенные с этим человеком в рамках нашей базы, включая уволенных сотрудников.

Автоматизация перевода между организациями

Если реорганизация предполагает перевод сотрудников из одного юридического лица в другое, мы можем избежать ручного создания приказов об увольнении и приеме. В программе 1С:ЗУП 3.1 предусмотрен специализированный документ ПереводКДругомуРаботодателю.

Рассмотрим преимущества этого метода:

• Программа автоматически создает пакет документов: Увольнение из первой организации и Прием на работу во вторую.
• В документе приема автоматически подтягиваются данные о среднем заработке для расчета больничных листов.
• Сохраняется преемственность данных для кадрового учета.

Выясним причину, по которой кадровики часто не используют этот механизм: иногда в базе ведется учет по нескольким организациям в разных информационных базах. Однако 1С:ЗУП 3.1 позволяет вести учет неограниченного количества юридических лиц в одной базе. Это значительно упрощает жизнь, так как не нужно повторно вводить данные физических лиц, а перевод осуществляется «в один клик».

Смена совместительства на основное место работы без увольнения

Часто реорганизация сопровождается изменением статуса сотрудника: например, он был совместителем в одной фирме и основным в другой, а теперь должен стать наоборот. Традиционный путь «увольнение-прием» не всегда выгоден, так как требует выплаты компенсации за неиспользованный отпуск и прерывает стаж для отпуска на новом месте.

Разберем современный способ решения этой задачи через документ Кадровый перевод:

1. Создаем новый документ Кадровый перевод.
2. На вкладке «Главное» находим поле «Вид занятия».
3. Меняем значение с «Внешнее совместительство» на «Основное место работы».
4. Проводим документ.

В этом случае система продолжит вести учет по тому же элементу справочника Сотрудники, сохранив все накопленные права на отпуск.

Настройка печати личной карточки Т-2 на формате А3

Особую сложность для кадровиков представляет печать формы Т-2 «книжкой» на листе формата А3, чтобы страницы располагались в порядке 4-1 на одной стороне и 2-3 на другой. В стандартных макетах 1С такая печатная форма в готовом виде отсутствует, но мы можем настроить ее через параметры принтера.

Проанализируем алгоритм настройки печати:

1. Нажмем кнопку печати формы Т-2 в программе.
2. В открывшемся окне предварительного просмотра перейдем в Настройки принтера.
3. Выберем формат бумаги A3.
4. Установим параметр «Страниц на листе» равным 2.
5. Включим Двустороннюю печать с переворотом вдоль короткого края.
6. Если принтер поддерживает режим «Буклет» (Booklet), выберем именно его — драйвер принтера сам распределит страницы 1, 2, 3 и 4 так, чтобы после сгиба получилась правильная карточка.

Если ваш принтер не поддерживает автоматическое распределение страниц для буклета, можно воспользоваться виртуальным PDF-принтером. Сначала сохраним форму Т-2 в формате PDF, а затем в программе для чтения PDF (например, Acrobat Reader) выберем режим печати «Буклет». Это гарантированно решит проблему с порядком страниц 4-1 и 2-3.

Работа нескольких организаций в единой базе

Посмотрим на ситуацию, когда расчетчик и кадровик ведут несколько юридических лиц. Мы настоятельно рекомендуем объединять их в одной базе. Это дает возможность:

• Избежать дублирования справочника Физические лица.
• Строить сводные отчеты по всей группе компаний.
• Контролировать, чтобы один и тот же человек не был принят как основной сотрудник в две разные организации одновременно (что является нарушением законодательства).

Для разграничения прав доступа, чтобы кадровик видел только «своих», можно использовать механизм Ограничения прав на уровне записей (RLS). Настроим его в разделе «Администрирование» — «Настройки пользователей и прав». Это позволит работать в едином информационном пространстве, сохраняя конфиденциальность данных между разными подразделениями или филиалами.

Таким образом, использование правильных инструментов 1С:ЗУП 3.1 — от документа Перевод к другому работодателю до тонких настроек печати и прав доступа — позволяет превратить сложный процесс реорганизации в простую последовательность действий, исключающую ошибки в учете и отчетности.