← На главную

На практике в государственных учреждениях нередко возникает ситуация, когда работник приобретает необходимые для нужд организации товары, оплачивает почтовые или прочие служебные услуги за счет собственных средств без предварительного получения денег из кассы или на карту. Разберем детально, возникают ли в таком случае налоговые риски, как правильно оформить первичные документы и как отразить операции возмещения расходов в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0».

Правовая и налоговая квалификация расходов работника

Проанализируем опасения бухгалтеров относительно налогообложения таких выплат. Существует ошибочное мнение, что покупка сотрудником товаров или услуг на личные деньги с последующей компенсацией может трактоваться контролирующими органами как закупка у физического лица, что влечет начисление НДФЛ и страховых взносов. Однако современная правоприменительная практика и разъяснения Минфина России полностью исключают такой подход при соблюдении следующих условий:

1. НДФЛ и страховые взносы: Работник, оплачивая служебные расходы (например, отправку заказных писем на почте или покупку канцелярских принадлежностей), действует в интересах работодателя, а не для личных нужд. На основании статьи 183 Гражданского кодекса РФ работодатель последующим утверждением отчета одобряет сделку. Согласно статье 41 Налогового кодекса РФ и статье 164 Трудового кодекса РФ, возмещение документально подтвержденных затрат является компенсацией, не образует у физического лица экономической выгоды (дохода) и не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.
2. НДС к вычету: Если сотрудник приобретал материалы или услуги в рознице без доверенности, кассовые чеки пробиваются на физическое лицо без указания наименования и ИНН учреждения. В бюджетном учете принять к вычету входящий НДС по чеку без счета-фактуры нельзя. В этом случае сумма налога списывается на фактические расходы учреждения и включается в первоначальную стоимость материальных запасов или услуг.

Выбор счета расчетов: 208 00 или 302 00

Выясним причину споров между бухгалтерами относительно используемого счета бухгалтерского учета. В инструкциях по бюджетному учету (№ 157н, 162н, 174н, 183н) ситуация с тратой личных средств напрямую не детализирована, в связи с чем применяются два подхода:

1. Счет 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами»: Это наиболее распространенный и рекомендуемый Минфином РФ подход. Сумма, потраченная работником без аванса, при принятии отчета формирует утвержденный кредитовый перерасход по счету 208.00. То есть учреждение признает задолженность перед подотчетным лицом.
2. Счет 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам»: Некоторые ревизоры придерживаются строгой позиции, что статус подотчетного лица возникает только в момент передачи денег. При таком подходе задолженность перед сотрудником отражают на счете 302.00 как расчеты с физическим лицом по приобретенным обязательствам.

Важно: Порядок расчетов с сотрудниками при расходовании личных средств и выбранный счет (счет 208.00 или счет 302.00) обязательно должны быть закреплены в Учетной политике учреждения.

Документальное оформление операции

Рассмотрим регламент оформления документов до момента ввода проводок в информационную базу:

1. Сотрудник оформляет служебную записку или заявление на имя руководителя с просьбой возместить понесенные в интересах учреждения расходы, прикладывая оригиналы подтверждающих документов (кассовые чеки с QR-кодами, квитанции, накладные).
2. Руководитель накладывает резолюцию об одобрении произведенных затрат и их компенсации.
3. Составляется документ отчета: на бумажном носителе — «Авансовый отчет» (ф. 0504505), а при электронном документообороте в соответствии с Приказом Минфина № 61н — электронный «Отчет о расходах подотчетного лица» (ф. 0510468). Таблица ранее выданных авансов остается незаполненной, а вся признанная сумма ложится в графу перерасхода.

Пошаговое отражение в программе «1С:БГУ 2.0» через счет 208 00

Разберем по шагам стандартную методику работы в конфигурации «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0», когда учет ведется с применением счета 208.00.

1. Регистрация отчета о расходах:

   Перейдем в раздел Денежные средства и откроем журнал Авансовые отчеты (или Отчеты о расходах подотчетного лица). Создадим новый документ.

   В шапке документа выберем сотрудника из справочника Сотрудники. Табличную часть на закладке Авансы оставляем полностью пустой, поскольку предварительная выдача денег не производилась.

   Перейдем на закладку, соответствующую характеру затрат. Например, для компенсации отправки служебной корреспонденции откроем закладку Прочие расходы. Добавим строку, укажем реквизиты квитанции и чека почты, сумму, КФО, КПС и выберем бухгалтерские счета: по дебету — счет затрат 401.20.221 (или 109.хх.221), по кредиту — счет 208.21.667.

   Проведем документ. При проведении сформируется проводка:

   Дт 0 401 20 221 (0 109 хх 221) — Кт 0 208 21 667 — отражено признание расходов учреждения и возникновение задолженности перед сотрудником на сумму перерасхода.

2. Выплата возмещения в безналичном порядке:

   Для перечисления денег на банковскую карту сотрудника перейдем в раздел Денежные средства и создадим документ Заявка на кассовый расход (или Платежное поручение).

   В документе выберем типовую операцию Оплата через подотчетное лицо (208 00). В качестве контрагента укажем сотрудника, зададим его банковские реквизиты, укажем соответствующий КВР и код КОСГУ 221. На закладке расшифровки платежа выберем счет 208.21.

   После проведения выписки казначейства или банка сформируются записи:

   Дт 0 208 21 567 — Кт 0 201 11 610 — погашена задолженность учреждения перед сотрудником.

   Одновременно формируется запись по забалансовому счету 18 с соответствующим кодом КВР/КОСГУ для отражения выбытия денежных средств.

3. Выплата возмещения наличными из кассы:

   Если возмещение выдается наличными деньгами, перейдем в журнал кассовых документов и создадим документ Расходный кассовый ордер с типовой операцией Выдача наличных д/с подотчетным лицам. В проводках получим:

   Дт 0 208 21 567 — Кт 0 201 34 610 — выданы средства подотчетному лицу из кассы в счет погашения перерасхода.

Альтернативное отражение в «1С:БГУ 2.0» через счет 302 00

Если учетной политикой учреждения строго предписано не использовать счет 208.00 без предварительного аванса, отразим операцию через расчеты с поставщиками и подрядчиками:

1. Создадим документ Поступление услуг, работ (или документ Операция (бухгалтерская)). В качестве контрагента выберем сотрудника как физическое лицо. Сформируем проводку:

   Дт 0 401 20 221 — Кт 0 302 21 737 — начислена задолженность учреждения перед гражданином за оказанные услуги.

2. Погашение обязательства оформим документом Заявка на кассовый расход с типовой операцией Оплата поставщикам и другие расчеты с третьими лицами (302 00):

   Дт 0 302 21 837 — Кт 0 201 11 610 (с отражением забалансового счета 18).

Важные практические ограничения

Обратим внимание на контрольные процедуры, с которыми сталкивается бухгалтер при проведении таких платежей:

1. Контроль органов Федерального казначейства: При направлении заявки на кассовый расход для перечисления средств на карту физлица органы казначейства требуют прикрепить документ-основание. Если платеж идет по кодам подотчетных лиц, основанием выступает утвержденный руководителем авансовый отчет с чеками и ссылка на соответствующий пункт учетной политики учреждения.
2. Законодательство о закупках (44-ФЗ и 223-ФЗ): Регулярные расчеты с работниками за приобретенные ими ТМЦ не должны использоваться для обхода процедур контрактной системы. Любые закупки через сотрудников должны укладываться в утвержденные лимиты закупок у единственного поставщика.